DEVONthink ist ein Sammel- und Organisationstool für digitale Dokumente (fast) jeder Art. Alles, was du speichern möchtest, alles, was du für die Weiterverarbeitung brauchst, kannst du in DEVONthink ablegen. 

DEVONthink bietet die Möglichkeit, mehrere Datenbanken parallel zu nutzen. Du musst dich also nicht nur entscheiden, wie die Binnenstruktur einer Datenbank gestaltet werden soll, sondern auch, ob du eine oder mehrere Datenbanken nutzen möchtest. Es gibt Anwender, die sich die Entscheidung mehr als einfach machen und alles in einer Datenbank verwalten lassen (für den Anfang mag das sicher auch ein guter Weg sein), es gibt aber auch Anwender, die ihre Datenbanken sehr detailliert aufsplitten (ich kenne einen Versicherungsmakler, der für jeden Kunden eine eigene Datenbank angelegt hat.

Jeder muss hier seinen eigenen Weg finden.

Datenbanken werden auch nur selten wirklich zu groß. Die Performance hängt auch nicht von der Gesamtgröße der in einer Datenbank gesammelten Objekte ab, sondern von der Dokumentenzahl und der Zahl der darin gespeicherten Worte. Eine gangbare Begrenzung mögen 100.000 Dateien oder 500 Millionen Wörtern pro Datenbank sein, oberhalb dieser Grenzen muss mit Performanceeinbussen gerechnet werden.


Gründe für mehrere Datenbanken

  • Datenbanken können unabhängig voneinander geöffnet werden - dies spart Arbeitsspeicher
  • die künstliche Intelligenz von DEVONthink arbeitet zuverlässiger bei kleineren und auf ein Thema fokussierten Datenbanken
  • einzelne Datenbanken können leichter über Rechnergrenzen hinweg (z.B. per Mail oder Cloudsharing) ausgetauscht werden
  • kleinere Datenbanken lassen sich zuverlässiger reparieren


Gründe gegen mehrere Datenbanken

  • die künstliche Intelligenz von DEVONthink lernt umfassender durch die umfangreicheren Dokumentenbestände einer größeren Datenbank
  • Replizieren über Datenbankgrenzen hinweg ist nicht möglich, Dokumente müssen dupliziert oder verschoben werden - dann sind sie entweder doppelt vorhanden oder fehlen in jeweils einer der Datenbanken

Es gibt kein Patentrezpt. Jeder muss hier seinen eigenen Workflow finden.

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