DEVONthink ist für viele das Herzstück ihres digitalen Wissensmanagements. Doch gerade weil es so tief ins System und in den alltäglichen individuellen Workflow integriert ist, tauchen in den Foren immer wieder ähnliche Fragen und Problemfelder auf. Wer die typischen Stolpersteine kennt, kann sie leichter vermeiden – oder schneller beheben.

Ich habe mir mal die häufigsten Themen bzw. Problemstellungen aus dem Devontechnologies-Forum angeschaut und versucht zusammenzufassen, wo Anwender immer wieder stolpern – und warum.


Synchronisation zwischen Geräten

Eines der am häufigsten diskutierten Themen betrifft die Synchronisation zwischen Mac, iPhone und iPad. Viele Nutzer berichten, dass sich Datenbanken nicht korrekt abgleichen, dass iCloud- oder WebDAV-Verbindungen hängen bleiben oder dass auf unterschiedlichen Geräten abweichende Remote-Datenbanken angezeigt werden.

Das ist besonders kritisch, weil DEVONthink für viele ein zentrales Arbeitswerkzeug ist – wer unterwegs etwas notiert und es zuhause dann nicht findet, verliert Vertrauen in das System.

Typische Probleme sind:

  • Eine oder mehrere Datenbanken synchronisieren nicht.
  • Geräte zeigen unterschiedliche Stände.
  • iCloud / WebDAV-Sync hängt oder ist fehlerhaft.

Lösungen & Tipps:

  • Nutze idealerweise nur einen Sync-Anbieter pro Datenbank; z. B. ausschließlich iCloud oder ausschließlich WebDAV, für viele dürfte eine Synchronisation via Bonjour im lokalen Netzwerk durchaus ausreichend sein.
  • Lege einen klaren Sync Store-Namen an – vermeide dabei Sonderzeichen und Leerzeichen.
  • Bei anhaltenden Problemen: Sync-Store auf allen Geräten löschen und neu verbinden bzw. einrichten (die lokalen Datenbanken bleiben dabei erhalten).
  • CloudKit und WebDAV synchronisieren oft zuverlässiger als beispielsweise die iCloud; am sichersten ist ohnehin die Synchronisation per Bonjour im lokalen Netzwerk


Fehlende oder "verschwundene" Dateien

"Missing Files" gehören zu den Themen, die Nutzer am meisten verunsichern. Oft tauchen Einträge ohne zugehörige Dateien auf, File-Proxies machen im Finder Probleme, oder versehentlich gelöschte Dokumente verschwinden bei bestimmten Aktionen (z. B. bei der Umwandlung von Duplikaten in Replikanten).

In diesen Fällen geht es um nichts Geringeres als Datensicherheit. Ein gutes Backup (entweder der Datenbanken oder in Form eines TimeMachine-Backups) ist ohnehin Pflicht – aber auch das Verständnis, wie DEVONthink intern mit Dateien umgeht, hilft, solche Fehler zu vermeiden.

Typische Symptome sind:

  • Einträge mit grauem Platzhalter-Icon ("leere Datei").
  • Fehlermeldungen beim Export oder Ziehen in den Finder.
  • Dateien verschwinden nach Aktionen mit Duplikaten oder Replikanten.

Lösungen & Tipps:

  • Überprüfe regelmäßig mit Ablage > Überprüfen & Reparieren (⌘⇧⌥V), gerade dann wenn DEVONthink durchläuft (ansonsten werden die Datenbanken beim Öffnen automatisch überprüft)
  • Wenn fehlende Dateien im Protokoll erscheinen: in der Datenbankstruktur prüfen, ob sie noch im Ordner Files.noindex (im Datenbank-Package) liegen; lass aber bitte die Finger weg von diesen Strukturen ("nur gucken...!")
  • Replikanten und Duplikate bewusst einsetzen: Duplikate sind separate Dateien, Replikanten nur (doppelseitige) Verweise auf dasselbe Objekt - das wird häufig nicht verstanden.
  • Nutze In der Datenbank anzeigen (⌘ - R) bzw. "Im Finder anzeigen", um sicherzustellen, dass die in der Datenbankoberfläche angezeigten Daten auch als physische Dateien vorhanden sind.
  • Nie Daten direkt im Finder löschen, sondern nur innerhalb von DEVONthink.


Inkon­sistenzen und Datenbank-Reparaturen

Immer wieder berichten Anwender von Fehlermeldungen wie "Verwaiste Dateien gefunden". Die integrierte Funktion "Datenbank überprüfen und reparieren" behebt zwar vieles, doch nicht immer alles. Manche Nutzer wissen nicht, wann ein vollständiger Neuaufbau der Datenbank sinnvoll ist oder welche Schritte nötig sind, um eine beschädigte Datenbank wirklich zu bereinigen.

Besonders ältere Datenbanken mit viel historischem Material neigen dazu, über die Jahre "unschöne Stellen" zu entwickeln. Und mit "historisch" meine ich nicht die Dokumente, die ein Geschichtsprofessor gesammelt hat...

Tipp: Regelmäßige Überprüfung der Datenbank-Integrität spart im Zweifel stundenlange Fehlersuche.

Typische Meldungen sind:

  • "Verwaiste Dateien gefunden" oder "Datenbank überprüfen fehlgeschlagen"

Lösungen & Tipps:

  • "Überprüfen & Reparieren" ausführen > Protokoll prüfen.
  • Wenn Fehler bestehen bleiben: Große Datenbanken (> 10 GB) regelmäßig komprimieren und reorganisieren.


Probleme mit DEVONthink To Go

Die mobile Version ist praktisch – aber nicht fehlerfrei. In Foren liest man von nicht gespeicherten Eingaben, fehlerhaft angezeigten PDFs oder Sync-Unterschieden zwischen Desktop und Mobilgerät.

Viele dieser Probleme sind auf die eingeschränkten Ressourcen von iPhones oder iPads zurückzuführen – weniger Speicher, schwächere Netzverbindungen und spezifische Probleme und Unklarheiten in der Nutzeroberfläche.

Typische Probleme sind:

  • Änderungen erscheinen nicht auf dem Mac.
  • PDFs laden nicht oder zeigen leere Seiten.
  • App reagiert langsam oder stürzt ab.

Lösungen & Tipps:

  • DEVONthink To Go regelmäßig komplett beenden und neu starten (iOS: nach oben wischen).
  • Synchronisation manuell anstoßen: DTTG-Fenster nach unten ziehen
  • Bei iCloud-Sync etc.: WLAN-Verbindung sicherstellen, da Mobilfunk oft blockiert.


Suche funktioniert nicht wie erwartet

Kaum etwas frustriert mehr, als wenn die Volltextsuche plötzlich keine Ergebnisse mehr liefert. Mal betrifft es nur OCR-Dokumente, mal nach einem Update alle Suchen in den Datenbanken. Unterschiede zwischen lokaler und globaler Suche, falsch gesetzte Indizes oder beschädigte Spotlight-Integrationen sind typische Ursachen.

Wer DEVONthink als persönliches Archiv nutzt, merkt schnell: Ohne funktionierende Suche ist alles andere wertlos.

Typische Symptome sind:

  • Dokumente erscheinen nicht in der Suche.
  • OCR-Texte werden nicht erkannt.
  • Unterschiedliche Treffer zwischen lokalem und globalem Index

Lösungen & Tipps:

  • Für PDFs: Prüfen, ob sie durchsuchbar sind: Kontextmenü > Texterkennung starten.
  • Spotlight-Index des Macs neu aufbauen (sudo mdutil -E /).
  • In DEVONthink: Menü Ablage > Objekte aktualisieren.
  • Bei großen Datenbanken lohnt sich die Anlage thematisch kleinerer Teil-Datenbanken – die Suche wird dadurch präziser und schneller.


Backups und langfristige Datensicherung

Und schließlich das Thema, das viele zu spät angehen: Backups. Im Forum tauchen immer wieder Fragen auf wie: "Wie sichere ich meine Datenbanken richtig?“ oder "Wie verhindere ich Redundanzen?“

Gerade bei großen Datenmengen ist eine durchdachte Strategie entscheidend. Einfache Time-Machine-Backups reichen nicht immer – sinnvoll sind regelmäßige Datenbank-Kopien auf externe Laufwerke oder zusätzliche Cloud-Backups mit Versionshistorie.

Warum das wichtig ist: DEVONthink speichert Daten in Datenbankpaketen (.dtBase2), die sich nicht mit jedem Backup-System vertragen. Fehlerhafte Sicherungen führen zu defekten Datenbanken.

Empfohlene Strategien:

  • Verwende Time Machine + ein zusätzliches Cloud-Backup (z. B. Backblaze, Arq oder Synology Drive).
  • Schließe DEVONthink vor großen Backups, um schreibende Prozesse zu vermeiden.
  • Bewahre mindestens zwei physisch getrennte Kopien auf (z. B. externe SSD + NAS).
  • Teste regelmäßig, ob sich eine gesicherte Datenbank tatsächlich öffnen lässt.
  • Archivierte Datenbanken können komprimiert (.zip) werden, um versehentliche Änderungen zu verhindern.


Zusammengefasst

Das DEVONthink-Forum ist ein Schatz an kollektiver Erfahrung – und ein Hinweis darauf, wo Anwender regelmäßig an Grenzen stoßen. Das DEVONthink-Forum zeigt eindrucksvoll, wie lebendig die Community ist – und dass viele Probleme lösbar sind, wenn man die Struktur des Programms versteht. Wer regelmäßig verifiziert, synchronisiert und sichert, hat langfristig kaum Schwierigkeiten.

Wer DEVONthink langfristig nutzt, sollte sich deshalb regelmäßig Zeit für Pflege, Verifikation und Backups nehmen – so bleibt das System stabil und das Vertrauen in die eigene Wissensbasis erhalten. DEVONthink ist kein „Set and Forget“-Tool – es ist ein leistungsstarkes, lernendes System. Und wie bei jedem komplexen Werkzeug gilt: Wer es pflegt, bekommt ein verlässliches Fundament für sein digitales Wissen.