Wenn du  schon einmal einen wichtigen Beleg gesucht hast, weißt du: Nichts ist ärgerlicher, als Unterlagen nicht mehr zu finden, wenn du sie brauchst. Ob für Steuerfragen, Garantiefälle oder Versicherungsnachweise – viele Dokumente müssen über Jahre oder sogar Jahrzehnte hinweg aufbewahrt werden. Das ist gesetzlich vorgeschrieben, aber auch praktisch: Ordnung spart Zeit und schützt vor Ärger.

Die gute Nachricht: Dank digitaler Tools wie DEVONthink lässt sich diese Pflicht heute elegant und papierlos erfüllen – strukturiert, sicher und GoBD-konform.


Für Privatpersonen: Was bleiben muss

Privatpersonen sind in Deutschland nicht direkt gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet – dennoch gelten sinnvolle Fristen, die sich aus Verjährungs- und Gewährleistungsregeln ergeben:

  • Handwerkerrechnungen: 2 Jahre – zur Wahrung von Gewährleistungsansprüchen.
  • Steuerunterlagen: 10 Jahre – insbesondere bei Vermietung, Kapitalerträgen oder Nebeneinkünften.
  • Kontoauszüge, Verträge, Quittungen: 3–10 Jahre – je nach rechtlicher Bedeutung.
  • Lebenslange Aufbewahrung: Geburts- und Heiratsurkunden, Zeugnisse, Rentenunterlagen, Testamente, Eigentumsnachweise.

Wenn du beispielsweise 2017 eine neue Heizung hast einbauen lassen, sollte die Rechnung bis mindestens Ende 2019 aufbewahren. Tritt ein Mangel auf, dient sie als Nachweis für Zahlung und Auftrag.

In DEVONthink kannst du  solche Dokumente einfach verschlagworten (z. B. „Rechnung“, „Heizung“, „2017“) und in intelligenten Gruppen automatisch zusammenführen. So findest du jeden Beleg in Sekunden – auch Jahre später.


Für Selbstständige und Freiberufler: Ordnung ist Pflicht

Für Selbstständige gelten verbindliche Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO und HGB:

  • 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, Angebote und Auftragsbestätigungen.
  • 10 Jahre für Buchungsbelege, Rechnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Steuerunterlagen.

Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Wird also eine Rechnung im Juni 2020 geschrieben, darf sie frühestens Ende 2030 gelöscht werden. Wenn du Unterlagen zu früh vernichtest, riskierst du Steuerschätzungen oder Bußgelder.

Mit DEVONthink lassen sich gescannte Belege automatisch klassifizieren, Texterkennung (OCR) sorgt für durchsuchbare PDFs, und über intelligente Regeln können Dokumente nach Datum oder Schlagwort automatisch verschoben oder markiert werden. Selbst große Datenmengen bleiben übersichtlich – und mit dem integrierten KI-Assistant kannst du  Zusammenhänge oder Querverweise erkennen, die dir manuell kaum auffallen würden.


Für Unternehmen: GoBD und digitale Nachvollziehbarkeit

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen) verpflichten Unternehmen dazu, steuerlich relevante Daten zehn Jahre lang manipulationssicher aufzubewahren. Das gilt auch für digitale Belege.

  • Nach der Festschreibung darf ein Dokument nicht mehr verändert werden.
  • Die Daten müssen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar archiviert sein.
  • Bei einer Steuerprüfung muss der Zugriff jederzeit möglich sein.

DEVONthink bietet dir genau dafür die richtige Infrastruktur:

  • Alle Dokumente bleiben unverändert im Originalformat erhalten.
  • Änderungen oder Versionen sind nachvollziehbar dokumentiert.
  • Die Suche erfolgt blitzschnell über Volltext und Metadaten.
  • Und dank lokaler Speicherung oder synchronisierbarer Datenbanken (z. B. über Bonjour, WebDAV oder iCloud) behält man jederzeit die volle Datenhoheit – ohne Cloud-Zwang.


Digitalisierung: Weniger Papier, mehr Überblick

Papierordner waren gestern. Wenn du Belege digitalisierst, sparst du Platz – aber auch hier gelten Anforderungen: Digitale Kopien müssen vollständig, unverändert und lesbar bleiben. Wichtig ist auch die sichere Speicherung, etwa in verschlüsselten DEVONthink-Datenbanken mit regelmäßigen Backups.

Originale wie Urkunden, notarielle Dokumente oder Grundbuchauszüge solltest du zusätzlich physisch aufbewahren. Nach Ablauf der Fristen können Unterlagen datenschutzgerecht vernichtet werden – also bitte nicht einfach in den Papierkorb.


Ordnung ist Vorsorge – und mit DEVONthink sogar angenehm

Ein gut organisiertes Dokumentenarchiv ist keine Schikane, sondern eine Investition in Ruhe und Übersicht. Wer Belege digital und strukturiert verwaltet, spart Zeit und behält die Kontrolle – egal ob für Steuer, Garantie oder Nachlass.

Mit DEVONthink wird die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung zur Chance für Klarheit:

  • Alle Dokumente an einem Ort
  • Automatische Sortierung und Verschlagwortung
  • Schnelle Volltextsuche
  • Sichere, lokale Speicherung

So wird aus der Pflicht zur Aufbewahrung eine Tugend – und aus Papierstapeln eine smarte Datenbank, die Ordnung schafft, bevor man sie braucht.