Das Blog im Apfelpürée

Backups mit DEVONthink richtig gemacht

Wenn du DEVONthink nutzt, sammelst du darin Wissen, Notizen, Dokumente und Ideen – oft über viele Jahre hinweg. Der Verlust einer Datenbank kann daher nicht nur ärgerlich, sondern existenziell sein. Eine gute Backup-Strategie schützt dich zuverlässig davor.

Was genau muss in DEVONthink gesichert werden?

Oder anders gefragt: Was braucht DEVONthink wirklich, um vollständig wiederherstellbar zu sein

Die zentrale Einheit in DEVONthink ist die Datenbank – also eine Datei (bzw. ein Paket) mit der Endung ".dtBase2." Diese enthält:

• alle internen Metadaten (Tags, Gruppen, Verknüpfungen, Annotationen, KI-Training)
• Verweise auf importierte Dateien
• eingebettete Dokumente (bei Import)
• und die interne Datenstruktur.

Wenn du also eine komplette .dtBase2-Datei sicherst, kannst du DEVONthink im Ernstfall vollständig wiederherstellen – vorausgesetzt, du weißt, wo diese Datei liegt.

Speicherort deiner Datenbanken

Standardmäßig liegen die Datenbanken hier:

~/Datenbanken/  

Das "~" steht für dein Benutzerverzeichnis (z. B. /Users/deinName/). Falls du eigene Speicherorte gewählt hast, findest du sie in DEVONthink über:

Menü > Datenbank > Eigenschaften > Pfad anzeigen  

Empfehlung: Sichere den gesamten DEVONthink-Ordner, falls du mehrere Datenbanken hast oder den Überblick behalten willst. Das ist der wichtigste Teil deines Backups.

Nur Datenbanken sichern – oder mehr?

Nur die .dtBase2-Dateien sichern reicht in 90 % der Fälle, um DEVONthink samt Inhalten wiederherzustellen.

ABER: Wenn du in DEVONthink verlinkte (= indizierte) Dateien nutzt (z. B. im Finder gespeicherte PDFs oder Bilder), musst du auch deren Speicherort sichern, sonst fehlen sie nach der Wiederherstellung.

Tipp: Gehe in DEVONthink zu

Menü > Daten > Verknüpfte Dateien anzeigen  

dort siehst du, ob externe Dateien existieren, die außerhalb der Datenbank liegen.

Was zusätzlich nützlich ist, aber nicht zwingend gesichert werden muss

Wenn du DEVONthink sehr individuell eingerichtet hast, lohnt sich zusätzlich ein Backup dieser Elemente:

Diese Daten sind nicht zwingend nötig, um deine Inhalte wiederherzustellen – aber sie sparen dir viel Zeit, wenn du DEVONthink exakt so rekonstruieren willst, wie es vorher war.

Export oder Archiv aus DEVONthink heraus?

DEVONthink bietet unter

Menu > Datenbank → Datenbank archivieren/exportieren 

eine Funktion, um komplette Datenbanken zu exportieren. Das kann sinnvoll sein, wenn du eine Kopie auf einem Fremdsystem (z. B. in der Cloud oder auf einem NAS) ablegen willst – etwa als Langzeitarchiv.

Wichtig: Das ersetzt kein automatisches Backup. Es ist eine Momentaufnahme, kein laufend aktualisiertes Backup.

Wann der komplette Rechner gesichert werden sollte

Ein vollständiges System-Backup (z. B. über Time Machine) ist ideal, wenn du dein gesamtes macOS-System inklusive DEVONthink, Einstellungen, Programme und Pfade wiederherstellen willst. Das ist vor allem praktisch bei Hardware-Tausch oder Totalausfall.

Empfehlung: Kombiniere beides:

1. Laufendes System-Backup (Time Machine)
2. Zusätzlich regelmäßige Kopie des DEVONthink-Ordners
3. Optional: verschlüsseltes Cloud-Archiv einzelner Datenbanken

Zwischenfazit: Was du sichern solltest

Wenn du also deine DEVONthink-Datenbanken plus eventuell verlinkte Dateien und den Library-Ordner sicherst, hast du alles, was du brauchst, um im Notfall komplett weiterarbeiten zu können – inklusive Struktur, Tags und Intelligenz-Training.

Lokale Backups – die solide Grundlage

Die einfachste und zugleich wichtigste Maßnahme ist das lokale Backup. Mit Time Machine kannst du regelmäßig und automatisch Sicherungen deiner DEVONthink-Datenbanken anlegen. Alternativ bieten sich externe Festplatten oder ein NAS-System an, auf dem du komplette Kopien deiner Datenbanken speicherst.

Wichtig: Achte darauf, dass deine Backups auch wirklich lesbar sind. Ein regelmäßiger Integritätscheck hilft, beschädigte Sicherungen rechtzeitig zu erkennen.

Ein praktischer Tipp: Nutze mindestens zwei Wechselplatten und rotiere sie. So ist immer eine Kopie sicher aufbewahrt – selbst wenn eine Platte ausfällt oder gestohlen wird.

Versteckte lokale Backups – dein unsichtbares Sicherheitsnetz

Selbst wenn keine externe Festplatte angeschlossen ist, legt macOS automatisch lokale, versteckte Sicherungen an – sogenannte Mobile Backups. Diese sind besonders nützlich, wenn du unterwegs bist und gerade kein Backup-Laufwerk zur Hand hast.

Diese Backups liegen im unsichtbaren Ordner

/volumes/MobileBackups

und können im Notfall wahre Lebensretter sein.

Ein wichtiger Hinweis: Lösche diesen Ordner niemals manuell! macOS verwaltet ihn selbstständig und nutzt ihn, um deine Daten zwischenzuspeichern, bis das nächste vollständige Time-Machine-Backup läuft.

Online-Backups – Ergänzung statt Ersatz

Cloud-Dienste können deine Backup-Strategie perfekt ergänzen – aber sie ersetzen sie nicht.
DEVONthink bietet zwar Synchronisierung über iCloud, Dropbox oder WebDAV, doch das ist kein echtes Backup, sondern nur ein Datenabgleich. Wird eine Datei versehentlich gelöscht, verschwindet sie meist auch auf den anderen Geräten.

Sichere deine Daten daher zusätzlich über snapshot-basierte Cloud-Backups, zum Beispiel mit Arq, Backblaze oder einem verschlüsselten Online-Dienst. Diese Programme erstellen vollständige Momentaufnahmen deines Systems, die du jederzeit wiederherstellen kannst.

So kombinierst du das Beste aus beiden Welten: lokale Geschwindigkeit und Online-Sicherheit.

Abwägung: Cloud vs. lokal

Wer mit DEVONthink arbeitet, steht früher oder später vor einer entscheidenden Frage: Soll ich meine Daten lieber lokal sichern – oder ist ein Cloud-Backup die bequemere Lösung? Beides hat klare Vorteile, aber auch Risiken. Die Kunst liegt darin, den richtigen Mittelweg zu finden.

Die Cloud: bequem, flexibel – aber nicht ohne Risiko

Cloud-Backups punkten mit unschlagbarem Komfort. Du musst dich um nichts kümmern – deine Daten werden automatisch gesichert, egal wo du gerade bist. Dienste wie Arq, Backblaze oder iDrive erstellen regelmäßig Snapshot-Backups, die du im Notfall mit wenigen Klicks wiederherstellen kannst.

Besonders praktisch: Wenn du mit mehreren Macs arbeitest oder unterwegs bist, hast du über die Cloud immer Zugriff auf deine DEVONthink-Datenbanken. Das ist nicht nur bequem, sondern spart auch Zeit und Hardwarekosten.

Doch genau hier liegt das Risiko: Cloud-Dienste bedeuten Abhängigkeit von Internet, Servern und Anbietern . Wenn der Dienst ausfällt, dein Zugang gesperrt wird oder Daten kompromittiert werden, hast du wenig Kontrolle. Und obwohl viele Anbieter Verschlüsselung anbieten, weißt du nie ganz genau, was auf den Servern tatsächlich passiert.

Lokale Backups: sicher, robust – aber mit Aufwand verbunden

Lokale Backups sind altmodisch? Vielleicht. Aber sie sind nach wie vor die verlässlichste Basis.
Wenn du deine DEVONthink-Datenbanken mit Time Machine oder auf einem NAS sicherst, liegen deine Daten physisch bei dir – und nur du hast Zugriff darauf. Das schützt dich vor Internet-Ausfällen, Hackerangriffen oder Serverproblemen. Außerdem kannst du jederzeit kontrollieren, ob deine Sicherungen vollständig und intakt sind.

Der Nachteil: Du musst selbst daran denken, deine Backups regelmäßig zu aktualisieren. Eine unverbundene Festplatte hilft dir im Ernstfall nicht. Auch Hardware kann ausfallen – daher gehört zu einer guten Strategie immer mehr als eine Kopie (Stichwort: 3-2-1-Backup-Regel - siehe unten).

Das Beste aus beiden Welten

In der Praxis musst du dich gar nicht zwischen Cloud und lokalem Backup entscheiden – die Kombination aus beiden ist ideal.

• Lokal sicherst du regelmäßig mit Time Machine oder einem NAS.
• Online legst du zusätzlich verschlüsselte Snapshot-Backups an.

So hast du die Geschwindigkeit und Kontrolle lokaler Backups und zugleich die Ausfallsicherheit der Cloud, falls etwas Unvorhergesehenes passiert.

Wichtig ist nur, dass du sensible Daten – etwa vertrauliche Notizen oder Kundendokumente – vor dem Upload verschlüsselst. DEVONthink bietet dafür eine integrierte Passwortsicherung, oder du nutzt Tools wie VeraCrypt oder Encrypted Sparsebundle-Images.

Zwischenfazit

Cloud-Backups sind bequem, lokale Backups sind sicher – und das eine schließt das andere nicht aus. Wenn du beide Welten klug kombinierst, schützt du dein digitales Wissen in DEVONthink zuverlässig vor Datenverlust – ohne auf Komfort verzichten zu müssen.

Am Ende gilt: Komfort ist schön, Kontrolle ist besser – und die Kombination ist unschlagbar.

Synchronisierung ist kein Backup

Das ist ein häufiger Irrtum: Eine Synchronisierung gleicht lediglich Datenstände zwischen Geräten ab. Wenn du also versehentlich eine Datei löschst, ist sie nach der Synchronisation auch auf allen anderen Geräten verschwunden. Ein Backup hingegen bewahrt alte Versionen – und genau das ist im Ernstfall entscheidend.

Die 3-2-1-Backup-Strategie für DEVONthink

Du solltest immer drei Kopien deiner DEVONthink-Daten haben:

• Original auf deinem Mac (also deine aktive Datenbank im Ordner ~/Datenbanken//)
• Zweite Kopie auf einem lokalen Speichermedium (z. B. externe Festplatte oder NAS)
• Dritte Kopie an einem anderen Ort (z. B. Cloud-Backup oder physisch ausgelagerte Platte)

So bist du selbst dann geschützt, wenn dein Mac und deine Backup-Festplatte gleichzeitig betroffen sind (z. B. durch Diebstahl, Brand oder Überspannung).

Praktische Umsetzung für DEVONthink-Nutzer

Hier ein Beispiel, wie du 3-2-1 konkret umsetzen kannst:

Ergänzend kannst du DEVONthink-Sync verwenden (siehe oben), um deine Daten zwischen Geräten aktuell zu halten – das ist jedoch kein Backup, sondern nur eine bequeme Synchronisierung.

Wichtig: Wiederherstellung regelmäßig testen

Viele Nutzer sichern brav, aber testen nie, ob die Wiederherstellung funktioniert. Mach ab und zu eine Probe-Wiederherstellung einer DEVONthink-Datenbank – nur so weißt du, dass deine Sicherung wirklich im Ernstfall hilft.

Zwischenfazit

Die 3-2-1-Regel ist die einfachste und effektivste Strategie, um dein digitales Gedächtnis in DEVONthink zu schützen:

• 3 Kopien der Daten
• 2 unterschiedliche Medien
• 1 Kopie außer Haus

Wenn du das beherzigst, brauchst du dich nie wieder zu fragen, was passiert, wenn dein Mac plötzlich streikt – du hast immer eine funktionierende Rettungsleine.

Fazit: Sicherheit ist planbar

Wenn du DEVONthink nutzt, ist eine durchdachte Backup-Strategie unverzichtbar. Die bewährte Dreifach-Strategie lautet:

1. Lokale Backups – schnell und zuverlässig
2. Versteckte Backups – automatisch im Hintergrund
3. Online-Backups – als zusätzliche Absicherung

So schützt du dein digitales Wissen vor Hardwareausfällen, Diebstahl oder versehentlichem Löschen. Denn am Ende gilt: Das wertvollste Archiv ist nur so sicher wie seine letzte Sicherung.

Interessant zu lesen ist dieser Artikel von Joe Kissell:
11 Stupid Backup Strategies