Warum ich E-Mails archiviere:
Ein Mailprogramm ist nicht dafür gebaut, langfristig Wissen zu verwalten. Es kann Mails anzeigen und sortieren, aber nicht mit Verträgen, PDFs oder Notizen verbinden. Kreatives arbeiten mit Emails ist nicht möglich, solange die E-Mails im Mailprogramm verbleiben. Daher hole ich alles Relevante aus dem Maillprogramm nach DEVONthink – dort wird es Teil meines persönliches Wissensarchiv.
Beispiel: Meine gesamte Kundenkommunikation per E-Mail wird nach DEVONthink verschoben und dort einer von DEVONthink verwalteten Kundendatenbank zugeordnet. So finde ich jederzeit bestimmte Mails zu einem bestimmten Kundfen wieder. Im Grunde genommen ist das nichts anderes als ein mit den Mitteln von DEVONthink erstelltes CRM.
Dieser Workflow ist völlig unabhängig davon, ob ich mit Mail.app oder irgendeinem anderem Mailprogramm arbeite.
Import von Mails nach DEVONthink
Ich nutze dafür verschiedene Wege:
- Drag & Drop: Ganz einfach aus Apple Mail eine Nachricht rüberziehen. DEVONthink speichert sie im .eml-Format, inklusive Anhängen (das alte Mail-Plugin funktioniert leider nicht mehr). Drag & Drop funktioniert auch innerhalb der Arbeitsoberfläche von DEVONthink.
- Automatisierung: Ich habe Regeln, die bestimmte Absender (z. B. Rechnungen) direkt in DEVONthink verschieben.
Manchmal konvertiere ich Mails auch zu PDF, wenn ich sie nur als Dokument lesen möchte. Für alles andere bleibt .eml meine erste Wahl. Dieses Format kann ich auch direkt aus DEVONthink heraus im jewiligen Mail-Programm öffnen (und ggfs. beantworten)
Umgang mit Anhängen
Anhänge sind oft wertvoller als die Mail selbst. Deshalb extrahiere ich sie fast immer:
- Rechnungen wandern in meinen Finanzordner,
- Präsentationen in den jeweiligen Projektordner,
- Verträge in meine rechtlichen Unterlagen.
Die eigentliche Mail bleibt trotzdem im DEVONthink-Archiv – aber der Anhang taucht zusätzlich als eigenes Dokument auf und wird so viel besser durchsuchbar.
Verschlagwortung und Metadaten
Damit ich mich später nicht verzettele, vergebe ich konsequent Tags: Kunde, Projekt, Thema etc. (im Einzelfsall lassen sich die Tags auch automatisiert vergeben). Ich nutze außerdem Kommentare für Zusatzinfos. Beispiele:
- "Antwort bis 15.10." (lässt sich als Erinnerung anlegen) oder
- "passt zu Projekt X. "
- "kann weiterverarbeitet werden"
- etc.
Besonders hilfreich sind intelligente Gruppen, die automatisch alle Mails mit bestimmten Kriterien bündeln – etwa in einer Gruppe "Rechnung", dort in einer Untergruppe "2025" etc.
Wiederfinden leicht gemacht
Das eigentliche Aha-Erlebnis kommt mit der Suche und den KI-Funktionen von DEVONthink. Ich brauche selten noch Taglisten o.ä. durchzusehen, weil DEVONthink von selbst thematisch ähnliche Dokumente oder Gruppen vorschlägt (Informationspalette an der rechten Seite > KI), in welche Mails oder Anhänge verschoben werden können. Die Kombination aus Tags, Smart Rules und Suchoperatoren macht das Wiederfinden solcher Inhalte unglaublich einfach und effizient.
Mein Workflow im Alltag
So läuft es bei mir:
- Relevante Mails gehen direkt nach DEVONthink.
- Anhänge werden extrahiert und in die passenden Gruppen verschoben.
- Schlagworte (Tags) werden vergeben.
- Smart Rules kümmern sich um Routinearbeit.
Der Posteingang iin Mail.app bleibt auf diese Weise schlank. Eigentlich sind der Posteingang (und der -ausgang am Ende des Arbeitstages leer. Das DEVONthink-Archiv dagegen wächst – und bleibt durchsuch- und v.a. auch verknüpfbar.
Fazit
Seit ich meine Mails in DEVONthink archiviere, habe ich das Gefühl, sie nicht mehr nur abzulegen, sondern aktiv in mein Wissens- und Informationsarchiv einzubinden. Ich finde alte Rechnungen, Absprachen oder Verträge in Sekunden – und mein Posteingang ist kein chaotisches Archiv mehr, sondern nur noch das, was er eigentlich sein soll: ein Eingangskorb.
Übrigens ohne Spam, denn der wird erst gar nicht nach DEVONthink übergeben...
