Innerhalb von DEVONthink kannst Du zwar ganz klassisch mit einer KI chatten – doch das ist nur ein kleiner Teil dessen, was möglich ist. Die künstliche Intelligenz wurde mit Version 4 an vielen Stellen direkt in die Programmfunktionen integriert und erweitert so zahlreiche Funktionen, die du von DEVONthink schon länger kennst. Anstatt lediglich Antworten zu liefern, unterstützt dich die KI aktiv bei der täglichen Arbeit mit Deinen Dokumenten. DEVONthink ist nicht mehr nur eine intelligente Dokumentenverwaltung, sondern ist zu einem kreativen Werkzeug geworden.

Für alle interaktiven KI-Funktionen stehen Dir mehrere spezialisierte Assistenten sowie ein eigener MCP-Server zur Verfügung - mit Letzterem befassen wir uns noch genauer.


Chat Assistent

Die meiste Zeit wirst Du vermutlich mit dem Chat Assistenten verbringen. Er steht sowohl in der Inspektorpalette als auch in einem Popover zur Verfügung Hier kannst Du spontane Fragen stellen, über ein ausgewähltes Dokument diskutieren oder Dir Inhalte erklären lassen. Alles läuft in einer vertrauten Chat-Oberfläche ab – ähnlich wie bei ChatGPT oder anderen KI-Diensten. Besonders praktisch: Möchtest Du eine Unterhaltung später noch einmal nachlesen, kannst Du sie einfach als Referenz in Deiner Datenbank speichern. Allerdings (und das sehe ich als Nachteil gegenüber dem Arbeiten direkt z.B. in ChatGPT): Auf alte, teilweise vor Monaten begonnene Gesprächsverläufe lässt sich in DEVONthink nicht so einfach zurückgreifen. Wir kommen in einem späteren Blogartikel noch einmal darauf zurück.

Obwohl der Chat-Bereich in der Inspektorpalette und das Chat-Popover denselben Funktionsumfang bieten, arbeiten sie unabhängig voneinander. Beide starten zunächst mit Deinem Standard-KI-Modell, anschließend kannst Du jedoch für jedes Fenster ein anderes Modell auswählen. Auch jede Unterhaltung besitzt ihren eigenen Verlauf.

So kannst Du beispielsweise im Chat-Abschnitt der Inspektorpalette ausführlich über ein Dokument diskutieren, während Du im Chat-Popover zwischendurch kurze Fragen stellst oder einzelne Aufgaben erledigen lässt – ohne dass sich die beiden Gesprächsfäden gegenseitig beeinflussen.

Es gibt allerdings einen kleinen Unterschied:

Der Chat-Bereich der Inspektor-Palette gehört immer zu dem Fenster, in dem Du gerade arbeitest. Öffnest Du zusätzlich ein eigenes Dokumentfenster, beginnt dort automatisch ein neuer Gesprächsfaden (= Chat). Was im Chat-Bereich der Inspektorpalette daher nicht möglich ist: Du kannst Gesprächsfäden zwar speichern aber nicht mehr zu einem späteren Zeitpunkt neu aufnehmen.

Chat-Reiter in der Informationspalette

Das Chat-Popover dagegen ist persistent. Sein Inhalt bleibt sogar erhalten, wenn Du DEVONthink beendest und später erneut startest. Es eignet sich deshalb hervorragend als dauerhafter Gesprächspartner für längere Projekte.

Chat-Popover, erreichbar über Menü > Werkzeuge > Chat


Suchassistent

Auch die Suche profitiert von der KI.

Klickst Du bei einer Suche in der Symbolleiste auf den KI-Button, öffnet sich der Suchassistent. Anstatt die oft komplexe Suchsyntax von DEVONthink selbst zu formulieren, kannst Du Deine Anfrage einfach in normalem Deutsch eingeben. DEVONthink schreibt dann deine in natürlicher Sprache formulierte Suchanfrage „maschinengerecht“ um.

Ein Beispiel:

Du formulierst: „Zeige mir PDF-Dokumente mit mehr als zehn Anmerkungen“.

Die KI übersetzt Deine Anfrage automatisch in die passende DEVONthink-Suchsyntax und zeigt sie Dir gleichzeitig an, etwa:

„kind:pdf md_annotationcount>10“

Mit der Zeit lernst Du auf diese Weise sogar ganz nebenbei die spezifische Suchsprache von DEVONthink kennen.


Hilfeassistent

Du musst nicht mehr mühsam im Handbuch nach einer bestimmten Funktion suchen. Stelle Deine Frage einfach dem Hilfeassistent. Er erhält Zugriff auf die komplette Dokumentation von DEVONthink und formuliert daraus eine verständliche Antwort. Oft weist er Dich zusätzlich auf verwandte Themen oder weitere hilfreiche Abschnitte im Handbuch hin.

Gerade bei komplexeren Funktionen spart das oft eine Menge Zeit.


Scriptassistent

AppleScript oder JavaScript für DEVONthink zu schreiben, wirkt auf viele Anwender zunächst etwas abschreckend. Genau hier kommt der Scriptassistent ins Spiel. Ich selbst hatte mich einmal versucht in AppleScript einzuarbeiten – ich habe aufgegeben und damit sind mir durchaus bestimmte Workflows verborgen geblieben.

So kannst du vorgehen:

  • öffne über Daten → Neu → Script den Script Editor
  • wähle ein KI-Modell aus und
  • beschreibe einfach in eigenen Worten, was das Skript erledigen soll.

Die KI erstellt daraufhin einen ersten Skriptentwurf, den Du anschließend übernehmen oder nach Deinen Wünschen anpassen kannst (da wird es dann für Leute wie mich heikel...).

Auch wenn Du noch nie ein Skript geschrieben hast, kannst Du auf diese Weise erstaunlich schnell eigene Automatisierungen erstellen.


Fazit

Die verschiedenen Assistenten zeigen, dass KI in DEVONthink weit mehr ist als ein nettes Zusatzfeature. Sie hilft Dir beim Suchen, Erklären, Automatisieren und natürlich beim Arbeiten mit Deinen Dokumenten. Richtig spannend wird es allerdings erst mit dem MCP-Server. Er eröffnet der KI Zugriff auf zahlreiche Programmfunktionen und macht aus ihr einen echten Assistenten innerhalb von DEVONthink. Genau darum geht es im nächsten Teil dieser Artikelserie.

Im nächsten Teil:

Im nächsten Teil geht es um die Funktionen der KI in DEVONthink, praktische Einsatzmöglichkeiten sowie um Beispiele aus dem Arbeitsalltag.