In den vorherigen Teilen haben wir die Möglichkeiten der KI in DEVONthink, die Kontrolle über den Suchbereich und den sinnvollen Einsatz verschiedener Modelle untersucht. Abschließend möchte ich dir einige bewährte Tipps geben. Oft sind es nur kleine Anpassungen, die einen überraschend großen Einfluss auf die Qualität der Ergebnisse haben.


Metadaten sind wertvoller, als man denkt

Wer mit DEVONthink arbeitet, weiß: Gute Metadaten sind Gold wert. Das gilt für die klassische Suche ebenso wie für die KI.

Tags, Finder-Kommentare, Bewertungen oder andere Dokumenteigenschaften liefern der KI zusätzliche Informationen, die sie bei der Suche berücksichtigen kann. Dadurch steigt oft die Wahrscheinlichkeit, dass ein passendes Dokument gefunden wird – selbst dann, wenn bestimmte Begriffe im eigentlichen Text gar nicht vorkommen.

Nehmen wir als Beispiel ein PDF über Kanus. Enthält das Dokument nirgends das Wort Hobby, hast Du aber den Tag Hobby vergeben, kann die KI diesen Zusammenhang trotzdem herstellen und das Dokument bei einer entsprechenden Anfrage berücksichtigen. Dasselbe gilt für Finder-Kommentare. Oft lohnt es sich, dort ein paar zusätzliche Stichworte oder Synonyme zu hinterlegen. Gerade bei größeren Datenbanken macht sich dieser kleine Mehraufwand später schnell bezahlt.


Je präziser die Anweisung, desto besser das Ergebnis

Moderne KI-Modelle verstehen erstaunlich viel. Trotzdem gilt eine einfache Regel: Je genauer Du beschreibst, was Du erreichen möchtest, desto besser fällt das Ergebnis in der Regel aus. Ein kleines Beispiel verdeutlicht den Unterschied.

Die Anweisung

„Übersetze dieses Dokument ins Spanische.“

kann dazu führen, dass die KI das ausgewählte Dokument direkt verändert oder ersetzt.

Formulierst du stattdessen

„Wie lautet die spanische Übersetzung dieses Dokuments?“

erhältst du die Übersetzung als Antwort im Chat, während das Originaldokument unverändert bleibt.

Noch besser ist es, dein gewünschtes Ergebnis möglichst vollständig zu beschreiben. Zum Beispiel:

„Übersetze den Text des ausgewählten Dokuments ins Spanische. Erstelle daraus ein neues Markdown-Dokument. Füge den Originaltext am Ende kursiv an und übernimm den ursprünglichen Dateinamen als Finder-Kommentar.“

Je mehr Informationen du der KI gibst, desto genauer kann sie Deine Vorstellungen umsetzen.


Formuliere Suchanfragen unterschiedlich

Wenn eine Suche einmal nicht das gewünschte Ergebnis liefert, lohnt sich oft schon eine leicht veränderte Fragestellung.

Statt

„Finde Dokumente über Wandern.“

könntest du beispielsweise fragen:

„Welche Dokumente erwähnen Wandern?“

oder

„Welche Dokumente beschäftigen sich mit Wanderungen in Norwegen?“

Obwohl diese Fragen sehr ähnlich klingen, können sie die KI zu unterschiedlichen Suchstrategien veranlassen. Deshalb gilt: Wenn das erste Ergebnis nicht überzeugt, probiere einfach eine andere Formulierung. Oft führt schon eine kleine Änderung deutlich schneller ans Ziel.


Nutze den Gesprächskontext

Ein großer Vorteil moderner Sprachmodelle besteht darin, dass sie den bisherigen Gesprächsverlauf berücksichtigen. Du musst deshalb nicht jede Anfrage vollständig neu formulieren.

Wenn du dich mit der KI-Anwendung bereits über ein bestimmtes Dokument, ein Projekt oder eine Recherche unterhältst, genügt häufig eine kurze Anschlussfrage. Das macht die Zusammenarbeit wesentlich natürlicher und spart eine Menge Schreibarbeit. Gerade bei längeren Recherchen entwickelt sich daraus fast ein Gespräch mit einem kompetenten Assistenten.


Experimentieren lohnt sich

Viele Anwender nutzen zunächst immer dieselben Prompts. Dabei steckt gerade im Ausprobieren enormes Potenzial. Bitte die KI doch einmal, ein Dokument aus einer anderen Perspektive zusammenzufassen. Lass dir Vor- und Nachteile gegenüberstellen, Gegenargumente formulieren oder alternative Dateinamen, Tags oder Organisationsstrukturen vorschlagen. Oft entstehen dabei Ideen, auf die man selbst gar nicht gekommen wäre.

Mit jeder neuen Modellgeneration kommen weitere Möglichkeiten hinzu. Es lohnt sich daher, bekannte Arbeitsabläufe von Zeit zu Zeit erneut auszuprobieren.


KI als Werkzeug

Vielleicht ist das die wichtigste Erkenntnis dieser ganzen Artikelserie:

Die KI ersetzt DEVONthink nicht – sie erweitert es.

DEVONthink bleibt deine Dokumentenverwaltung, dein Archiv und deine persönliche Wissensdatenbank. Die KI sorgt lediglich dafür, dass du Informationen schneller findest, Dokumente effizienter bearbeitest und viele Routineaufgaben automatisieren kannst. Gerade diese enge Integration macht den Unterschied zu vielen anderen KI-Anwendungen aus. Du wechselst nicht ständig zwischen verschiedenen Programmen, sondern arbeitest dort weiter, wo sich Deine Informationen ohnehin bereits befinden.

Je besser Du Deine Datenbank organisiert hast, desto wirkungsvoller kann Dich die KI unterstützen.


KI in DEVONthink: Die kleinen Helfer machen den Unterschied

Mit Version 4 hat DEVONthink den Schritt von einer intelligenten Dokumentenverwaltung hin zu einer echten Arbeitsumgebung mit integrierter künstlicher Intelligenz vollzogen.

Viele Funktionen wirken auf den ersten Blick unscheinbar. Ihr eigentlicher Nutzen zeigt sich jedoch erst im täglichen Einsatz, wenn automatische Zusammenfassungen, intelligente Suchen, sinnvolle Tags oder KI-gestützte Automatisierungen Schritt für Schritt Zeit sparen.

Mein Rat lautet deshalb: Nutze die KI nicht nur zum Chatten. Probiere sie beim Umbenennen von Dokumenten, beim Taggen, bei Recherchen oder beim Erstellen neuer Inhalte aus. Oft sind es gerade diese kleinen Helfer im Hintergrund, die den größten Unterschied machen.

Und das Beste daran: Die Entwicklung steht noch ganz am Anfang. Mit neuen Modellen und zukünftigen Versionen von DEVONthink werden die Möglichkeiten weiter wachsen. Es lohnt sich also, neugierig zu bleiben und immer wieder neue Ideen auszuprobieren.

Damit endet unsere kleine Artikelserie über die KI in DEVONthink. Ich hoffe, sie hat dir viele Anregungen gegeben und Lust gemacht, die neuen Funktionen selbst auszuprobieren. Denn am meisten lernt man, wenn man die KI einfach in den eigenen Arbeitsalltag integriert und mit ihr experimentiert.

Aktuell schreibe ich an einem Einführungskurs über den Dialog mit deinem KI-Werkzeug. Es wird allerdings noch ein wenig dauern, bis das Ganze fertig ist...