Mit dem neuen Versionsupdate bekommt DEVONthink auch einen neuen Namen – wie gehabt aus der Astronomie: „Tycho“. Nach Copernicus, Europa, Cassini und Herschel bleibt DEVONthink damit seiner himmlischen Namensgebung treu. Hinter Tycho steckt dieses Mal allerdings nicht einfach nur ein Astronom. Tycho ist einer der auffälligsten Krater auf dem Mond, der wiederum nach dem dänischen Astronomen Tycho Brahe benannt wurde.
Und wie schon bei Cassini und seinen Vorgängern passt auch dieser Name gut zu dem, was das Konzept von DEVONthink ausmacht:
Tycho Brahe lebte im 16. Jahrhundert, also in einer Zeit, in der es noch keine astronomischen Teleskope gab. Trotzdem gelang es ihm, die Positionen und Bewegungen der Himmelskörper genauer zu erfassen als irgendjemand vor ihm. Über viele Jahre hinweg beobachtete, maß und dokumentierte er den Himmel mit erheblicher Genauigkeit.
Die entscheidenden Gesetze, die sich in den erhobenen Daten steckten, formulierte Tycho Brahe jedoch nicht selbst. Erst Johannes Kepler, der zeitweise sein Assistent war, nutzte die Daten, um daraus die Gesetze der Planetenbewegung abzuleiten. Es war allerdings Tycho Brahe, der die Datengrundlage geschaffen hatte, aus der Kepler später neue Erkenntnisse gewinnen konnte.
Und damit sind wir bei DEVONthink angekommen:
Der Wert einer Datensammlung zeigt sich oft erst im Nachhinein
Wer seit Jahren mit DEVONthink arbeitet, weiß: Man sammelt Fachartikel, Webseiten, E-Mails, PDFs, eigene Notizen, Projektdokumente und vielleicht auch manches, bei dem zunächst überhaupt nicht klar ist, wofür es jemals nützlich werden könnte.
Der unmittelbare Nutzen von DEVONthink ist erst einmal der, dass die Dokumente sicher gespeichert und halbwegs „ordentlich“ (d.h. mit mehr oder weniger Struktur) abgelegt werden können (und v.a. auch wiedergefunden werden können). Eine gute Dokumenten- und Wissenssammlung besitzt aber noch einen zweiten Wert: Zwischen den einzelnen Dokumenten bestehen inhaltliche Beziehungen, die man beim Sammeln oft noch gar nicht erkennt.
Vielleicht ergeben mehrere Notizen aus verschiedenen Jahren plötzlich ein Argument für einen neuen Artikel. Vielleicht beantwortet eine alte Projektdokumentation eine aktuelle Frage. Oder verschiedene Fundstücke zeigen gemeinsam eine Entwicklung, die in keinem einzelnen Dokument erkennbar ist.
Zurück zu Tycho Brahe: Er konnte nicht wissen, was Kepler später aus seinen Messungen ableiten würde. Er wusste aber, dass genaue Beobachtungen und verlässliche Datensammlung eine Voraussetzung für spätere Erkenntnisse sind.
Dasselbe gilt für eine DEVONthink-Datenbank: Ihr Wert besteht nicht nur in den Dokumenten, die sie enthält. Er besteht auch in dem, was sich eines Tages aus diesen Dokumenten entwickeln lässt.
Was bringt DEVONthink 4.4 „Tycho“?
Die auffälligste Neuerung ist die sogenannte KI-Bibliothek. Darin lassen sich Rollen 1, Prompts2 und Skills3 direkt innerhalb von DEVONthink verwalten.
Das klingt zunächst nach drei weiteren KI-Begriffen, die man sich merken muss. Praktisch geht es aber um etwas recht Einfaches: Wiederkehrende Aufgaben lassen sich so vorbereiten, dass man der KI nicht jedes Mal aufs Neue erklären muss, was sie tun soll und wie sie dabei vorgehen soll.
DEVONthink liefert zehn veränderbare Funktionen als Ausgangspunkt mit4. Eigene Rollen, Prompts und Skills können manuell oder mit Unterstützung einer KI erstellt werden, die vorangelegten kannst du anpassen. Über Schlüsselwörter lassen sie sich anschließend schnell im Chat-Assistenten aufrufen.
Die Bibliothek wird über iCloud zwischen den eigenen Macs synchronisiert. Außerdem lassen sich ihre Einträge exportieren und beispielsweise an andere DEVONthink-Nutzer weitergeben. Damit wird aus einer spontanen Unterhaltung mit einer KI ein wiederverwendbarer Arbeitsablauf – ein „Mitarbeiter“.
Vom Gesprächspartner zum Mitarbeiter
In meinem Artikel über DEVONthink 4.3 „Herschel“ hatte ich geschrieben, dass die Wissensdatenbank sprechen lernt. Der damals eingeführte MCP-Server öffnete externen KI-Systemen wie Claude oder Codex eine kontrollierte Tür zur eigenen Datenbank.
Der Chat-Assistent kann die MCP-Werkzeuge jetzt selbst verwenden. Wenn diese freigegeben sind, muss sich ein Gespräch nicht mehr nur auf die gerade ausgewählten Dokumente beschränken. Der Assistent kann auf die zugelassenen DEVONthink-Datenbanken zugreifen, darin suchen und verschiedene Arbeitsschritte miteinander verbinden.
Statt der KI zunächst fünf Dokumente herauszusuchen und anschließend zu sagen: „Fasse diese Texte zusammen“, könnte eine Aufgabe künftig beispielsweise lauten:
„Suche in meinen Datenbanken nach Unterlagen zu lokalen KI-Modellen, fasse die wichtigsten Argumente zusammen und lege das Ergebnis als neue Markdown-Notiz in der Gruppe Recherche ab.“
Dabei geht es nicht mehr nur um die einzelne Antwort. Der Assistent sucht, wertet aus und führt anschließend eine Aktion in DEVONthink aus.
Mit den neuen Skills kann daraus ein noch umfassenderer Ablauf werden. Ein Skill könnte eingehende Dokumente untersuchen, bestimmte Inhalte erkennen, eine intelligente Regel starten und die Ergebnisse anschließend in einer vorbereiteten Struktur ablegen.
DEVONtechnologies beschreibt den KI-Assistenten deshalb als eine Art „Mitarbeiter“. Das ist durchaus treffend – solange man den Begriff nicht mit Selbstständigkeit verwechselt. Denn auch ein digitaler Mitarbeiter benötigt einen klaren Auftrag, passende Zugriffsrechte und eine Kontrolle der Ergebnisse.
Zu diesem Thema möchte ich ein Interview empfehlen, das Ben Berndt für seinen Podcast ungeskriptet mit Dominic von Proeck geführt hat: Was er mir über KI erzählte, hat mich schockiert
Dominic von Proeck hat mit Leaders of AI ein Unternehmen aufgebaut, in dem eine ganze Reihe spezialisierter KI-Mitarbeiter unterschiedliche Aufgaben übernimmt. In gewisser Weise kannst du DEVONthink mit der neuen KI-Bibliothek zu deiner eigenen kleinen Werkstatt oder Firma ausbauen, die nach ähnlichen Prinzipien funktioniert: Du definierst Zuständigkeiten, entwickelst wiederverwendbare Arbeitsabläufe und lässt spezialisierte Assistenten mit deinem eigenen Wissensbestand arbeiten.
Mehr Möglichkeiten bedeuten auch mehr Verantwortung
Ein Assistent, der nur den markierten Absatz zusammenfasst, kann nicht allzu viel anrichten. Ein Assistent, der Datenbanken durchsuchen, Skripte starten und Dokumente verarbeiten darf, besitzt erheblich mehr Möglichkeiten.
Deshalb ist die Frage wichtig, welche Datenbanken für MCP freigegeben werden und welche nicht. Sensible Bereiche können weiterhin vom Zugriff ausgeschlossen werden. Diese Kontrolle sollte man auch nutzen.
Ähnliches gilt für Skills und Skripte. Nur weil eine KI einen Ablauf erstellen kann, bedeutet das nicht, dass man ihn ungeprüft auf einige tausend Dokumente loslassen sollte. Neue Automatisierungen probiert man besser zunächst mit wenigen, notfalls entbehrlichen Dokumenten aus.
DEVONthink Tycho macht DEVONthinks KI also tatsächlich leistungsfähiger. Die Verantwortung für den Arbeitsauftrag und das Ergebnis bleibt jedoch bei dir als Anwender. Das ist kein Mangel der Technik, sondern eine vernünftige Arbeitsteilung.
Auch Markdown wird erwachsen
KI ist zwar die auffälligste Neuerung, aber längst nicht die einzige. DEVONthink 4.4 verbessert auch die Arbeit mit Markdown:
DEVONthink konnte Webseiten schon bisher direkt in Markdown umwandeln und dabei den üblichen „unnützen Beiwerk“ entfernen. verwendet dafür eine neue Konvertierungstechnik, die den eigentlichen Artikel erkennt und von Navigation, Werbung und anderem „Müll“ befreit. Sie soll schneller arbeiten, den eigentlichen Artikel zuverlässiger von Navigation, Werbung und anderem Beiwerk trennen und auch Metadaten, eingebettete Medien, Forumsbeiträge, Fußnoten und mathematische Formeln besser verarbeiten.
Tabellen lassen sich nun direkt im Editor bearbeiten. Mathematische Formeln werden mithilfe von MathJax dargestellt. Für Quelltext und Vorschau stehen eine neue Syntaxhervorhebung und eigene Farbschemata zur Verfügung.
Interessant ist außerdem der Export nach LaTeX. Markdown-Dokumente können entweder als native LaTeX-Dateien ausgegeben oder über pdflatex unmittelbar als PDF gesetzt werden. Dabei berücksichtigt DEVONthink auch WikiLinks, eingebundene Inhalte sowie Metadaten wie Titel, Autor und Datum.
Für die alltägliche Notiz mag das überdimensioniert wirken. Wer mit wissenschaftlichen Texten, technischen Dokumentationen oder umfangreicheren Manuskripten arbeitet, erhält damit jedoch eine Brücke zwischen einer vergleichsweise einfachen Schreibumgebung und einem professionellen Satzsystem.
Markdown bleibt also unkompliziert, endet aber nicht mehr dort, wo die Anforderungen anspruchsvoller werden.
Modernere Datenbanken und ein KI-Hilfe-Assistent
Wer unter macOS 26 Tahoe eine verschlüsselte oder revisionssichere Datenbank anlegt, verwendet dafür nun automatisch das modernere APFS-Dateisystem von Apple.5
Wenn du dich beim Arbeiten mit DEVONthink fragst, wo eine Einstellung zu finden ist oder wie eine bestimmte Funktion arbeitet, kann seine Frage direkt an die Chat-Hilfe richten. Gerade bei einem Programm mit dem Funktionsumfang von DEVONthink ist das sinnvoll.
Ein Handbuch enthält zwar viele Antworten und Hinführungen, doch du musst zunächst wissen, wonach du suchen willst. Ein Chat-Assistent kann die passende Stelle zugänglicher machen, ohne die Dokumentation durch eine bloße, möglicherweise ungenaue Kurzantwort zu ersetzen.
Vom Sammeln zum Auswerten
Die Verbindung zwischen Tycho Brahe und DEVONthink ist eine nette Metapher, sollte aber nicht überstrapaziert werden. Brahe schuf mit seinen präzisen Beobachtungen eine Datengrundlage, aus der Kepler später neue Erkenntnisse gewann. Eine DEVONthink-Datenbank kann eine ähnliche Funktion erfüllen: Sie bewahrt Material auf, das sich später neu auswerten und miteinander in Beziehung setzen lässt.
Mit der KI-Bibliothek, den MCP-Werkzeugen und dem erweiterten Chat-Assistenten wird diese Auswertung flexibler. Wiederkehrende Anweisungen lassen sich speichern, verschiedene Arbeitsschritte verbinden und Ergebnisse direkt in DEVONthink weiterverarbeiten.
Wie nützlich das tatsächlich ist, hängt allerdings weniger vom Namen der Version oder von der eingesetzten KI ab als von der Qualität der eigenen Sammlung. Unvollständige Unterlagen, unklare Arbeitsaufträge und schlecht geprüfte Quellen werden auch durch einen KI-Assistenten nicht besser. Hinzu kommt, dass automatisierte Abläufe kontrolliert werden müssen – besonders dann, wenn sie Dokumente verändern, Skripte ausführen oder intelligente Regeln anstoßen.
Die Version Tycho erweitert DEVONthink um leistungsfähige Werkzeuge für die Arbeit mit dem eigenen Wissensbestand. Ob daraus ein hilfreicher „Mitarbeiter“ wird, entscheidet sich jedoch erst im praktischen Einsatz.
Eine Rolle beschreibt, in welcher Funktion die KI arbeiten soll. Sie kann sich beispielsweise wie ein Lektor, Rechercheassistent oder Dokumentenprüfer verhalten. ↩︎
Ein Prompt enthält eine vorbereitete Anweisung, etwa um ein Dokument zusammenzufassen, Argumente herauszuarbeiten oder einen Text auf Widersprüche zu untersuchen. ↩︎
Ein Skill geht noch einen Schritt weiter. Er kann nicht nur Texte verarbeiten, sondern auch Skripte aufrufen sowie intelligente Regeln und Stapelverarbeitungen in DEVONthink anstoßen. ↩︎
Diese findest du in den Programmeinstellungen unter KI > Bibliothek. Mit diesem Einstellungsfenster werden wir uns in einem späteren Blogartikel befassen ↩︎
Zu beachten ist allerdings, dass sich eine solche Datenbank auf Macs mit älteren macOS-Versionen nicht mehr öffnen lässt. ↩︎
