KI hilft beim Schreiben, Zusammenfassen und Übersetzen von Texten, vergibt Tags, analysiert Bilder, durchsucht deine Datenbanken oder übernimmt sogar wiederkehrende Aufgaben automatisch. Je häufiger du sie nutzt, desto öfter wirst du bei anstehenden Workflows oder Aufgabenstellungen vermutlich denken: „Das könnte die KI doch eigentlich auch erledigen.“ Und erstaunlich oft lautet die Antwort: Ja.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Funktionen und zeigen anhand praktischer Beispiele, wie sich die KI im DEVONthink-Alltag sinnvoll einsetzen lässt.


Dokumente bearbeiten

Wahrscheinlich wirst du diese Funktion am häufigsten nutzen. Die KI kann Dokumente zusammenfassen, Texte sprachlich verbessern, umformulieren oder einzelne Abschnitte überarbeiten. Die passenden Befehle findest du an verschiedenen Stellen in DEVONthink – insbesondere im Chat-Assistenten sowie in den Menüs und Kontextmenüs. Beispielsweise hier:

  • im Menü Bearbeiten findest du Befehle wie „Bearbeiten > Zusammenfassen per Chat“ bzw. ähnliche KI-Funktionen für das aktuell geöffnete Dokument.
  • im Chat-Assistenten (Inspektorpalette oder Chat-Popover) kannst du das ausgewählte Dokument ebenfalls zusammenfassen, umformulieren oder bearbeiten.
  • Textbearbeitungsmöglichkeiten erscheint im Kontextmenü, wenn du Text markierst und dann auf „Schreibtools anzeigen, Kprrekturlesen oder Umformulieren gehst. Damit kannst du markierte Passagen umschreiben, verbessern, kürzen usw.

Doch damit endet die Unterstützung nicht. Auch Metadaten lassen sich mit Hilfe der KI bearbeiten. Sie kann beispielsweise Bewertungen oder Etiketten ändern, passende Tags vorschlagen oder einem Dokument einen aussagekräftigeren Dateinamen geben. Gerade bei umfangreichen Datenbanken spart das eine Menge Zeit.


Medien und Bilder analysieren

Nicht nur Texte profitieren von der KI. Auch Audio-, Video- und Bilddateien lassen sich direkt in DEVONthink auswerten. So kannst Du Sprachaufnahmen oder Videos automatisch transkribieren und den erzeugten Text anschließend wie jedes andere Dokument durchsuchen oder weiterverarbeiten.

Bei Bildern erkennt die KI dagegen den eigentlichen Inhalt. Sie kann beispielsweise Texte auf Schildern, Speisekarten oder Formularen auslesen oder beschreiben, was auf einem Foto zu sehen ist.

Je nach Funktion übernimmt DEVONthink die gewonnenen Informationen als Dokumentinhalt oder Metadaten beziehungsweise stellt sie als Ergebnis einer KI-Anfrage zur Verfügung.

Hier eine beispielhafte Übersicht möglicher KI-gestützter Funktionen:

  • Audio- und Videodateien automatisch transkribieren
  • Text in Bildern (OCR) erkennen und durchsuchbar machen
  • Bildinhalte beschreiben oder zusammenfassen
  • Bildunterschriften oder Alternativtexte erzeugen
  • Tags und Schlagwörter automatisch vorschlagen
  • Dateien anhand ihres Inhalts sinnvoll umbenennen
  • Bewertungen, Etiketten oder andere Metadaten ergänzen
  • Bilder und Dokumente thematisch klassifizieren


Texte und Bilder erzeugen

Die KI kann nicht nur vorhandene Dokumente analysieren oder überarbeiten, sondern auch völlig neue Inhalte erstellen. Im Chat-Assistenten lassen sich beispielsweise Entwürfe für E-Mails, Notizen, Gliederungen oder Zusammenfassungen erzeugen.

Auch Bilder können direkt in DEVONthink erstellt werden. Über Daten > Neu > Bild generieren öffnest Du den Bildgenerator und beschreibst einfach, was Du sehen möchtest. Die KI erzeugt daraus eine passende Illustration oder Grafik und speichert sie als neues Dokument in Deiner Datenbank.

Darüber hinaus lassen sich die Ergebnisse vieler Chat-Anfragen mit wenigen Klicks als neues Dokument in deiner Datenbank speichern. So kannst du KI-generierte Texte, Analysen oder ganze Unterhaltungen dauerhaft archivieren und später jederzeit weiterverwenden. Wie das funktioniert und welche Möglichkeiten sich daraus ergeben, schauen wir uns später noch genauer an.


Die eigene Datenbank befragen

Eine der spannendsten Funktionen besteht darin, dass die KI nicht nur auf ihr eigenes Wissen zurückgreifen kann, sondern auch Deine DEVONthink-Datenbanken einbezieht. Das funktioniert auf unterschiedliche Weise:

Im Chat-Assistenten kannst du der KI ganz normale Fragen stellen. Sie durchsucht – sofern du ihr Zugriff auf die entsprechenden Datenbanken gibst – die enthaltenen Dokumente und formuliert daraus eine Antwort. Statt mühsam nach einer Datei zu suchen, fragst du beispielsweise einfach:

„Welche Dokumente habe ich zum Thema Datenschutz gespeichert?“

oder

„Fasse alle Notizen zu meinem letzten Projekt zusammen.“

Neben dem Chat-Assistenten gibt es auch einen Such-Assistenten. Dieser kann Suchanfragen in natürlicher Sprache in die DEVONthink-Suchsyntax übersetzen. Der Search Assistant ist nicht Teil der normalen Volltextsuche - da hätte ich ihn zuerst gesucht. Er wird über die Schnellsuche in der Symbolleiste geöffnet und übersetzt natürlich formulierte Suchanfragen in die DEVONthink-Suchsyntax.

Eine dritte Möglichkeit bietet der MCP-Server, über den externe KI-Systeme auf deine Datenbanken zugreifen können. Wie das funktioniert und welche Möglichkeiten sich daraus ergeben, sehen wir uns später noch genauer an.


Automatisieren mit KI

Auch bei der Automatisierung eröffnet KI völlig neue Möglichkeiten.

Die KI lässt sich auch in Intelligente Regeln (= Smart-Actions) und Stapelverarbeitungen integrieren. Die Aktion Chat-Anfrage innerhalb der lässt sich auch in Intelligenten Regeln oder Stapelverarbeitungen einsetzen. Das Ergebnis der KI steht anschließend als Platzhalter Antwort auf Anfrage zur Verfügung und kann beispielsweise zum Umbenennen von Dokumenten, zum Füllen von Metadaten oder in Skripten weiterverarbeitet werden.

Zusätzlich stehen neue KI-Befehle sowohl für AppleScript als auch für JavaScript zur Verfügung. Dadurch lassen sich eigene Automatisierungen entwickeln, die weit über klassische Skripte hinausgehen.

Gerade wer regelmäßig mit größeren Dokumentenmengen arbeitet, kann damit viele wiederkehrende Aufgaben vollständig automatisieren.


Beispiele aus der Praxis

Die bisherigen Abschnitte haben vor allem gezeigt, was die KI kann. Noch interessanter ist allerdings die Frage, wie sich diese Funktionen im Alltag einsetzen lassen.

Im Folgenden findest du einige typische Beispiele.

Dateien sinnvoll umbenennen

Jeder kennt Dateien mit Namen wie Scan001.pdf, IMG_4837.jpg oder Dokument(12).pdf. Solche Dateinamen sagen meist wenig über den eigentlichen Inhalt aus. Hier kann die KI helfen.

  • markiere einfach ein Dokument und gib dem Chat Assistenten beispielsweise folgende Anweisung: „Füge den bisherigen Dateinamen als Finder-Kommentar hinzu und benenne das Dokument anschließend sinnvoll um.“
  • so bleibt der ursprüngliche Dateiname erhalten, während das Dokument künftig einen verständlichen Namen trägt.

Alternativ kannst Du den bisherigen Dateinamen auch lediglich als Alias speichern. Besonders praktisch wird diese Funktion bei mehreren Dokumenten gleichzeitig.

  • markiere einfach eine ganze Auswahl und wähle: Werkzeuge → Stapelverarbeitung > Chat-Vorschlag umbennen
  • die KI analysiert anschließend jedes Dokument und schlägt passende Dateinamen vor. Falls Du möchtest, kannst Du dafür selbstverständlich auch ein anderes KI-Modell auswählen.


Unterstützung beim Taggen

Tags gehören zu den wichtigsten Organisationshilfen in DEVONthink. Zwar können sie bereits beim Import automatisch vergeben werden, dennoch möchtest Du viele Dokumente vermutlich lieber individuell verschlagworten. Auch dabei hilft dir die KI.

  • markiere einfach ein Dokument und frage beispielsweise: „Welche Tags würdest Du für dieses Dokument vergeben?“
  • falls dir die Vorschläge nicht gefallen, kannst du die Auswahl weiter eingrenzen: „Übernimm drei allgemeine und zwei spezifische Tags aus dieser Liste.“
  • oder Du gibst der KI gleich genauere Vorgaben. In einer Rezeptdatenbank könntest Du beispielsweise schreiben: „Verwende die Zutaten als Tags.“

Neben dem Chat stehen dafür außerdem die Befehle Daten > Tags > Chat-Vorschläge zu Dokumenten hinzufügen und Daten > Tags > Vision-Vorschläge zu Bildern hinzufügen zur Verfügung. Vergleichbare Funktionen lassen sich auch in Intelligenten Regeln integrieren.


Aus Webseiten neue Dokumente erzeugen

Ein weiteres Einsatzgebiet für KP-Unterstützung sind Webseiten. Wenn du eine Internetseite als Lesezeichen in DEVONthink gespeichert hast, kann die KI gezielt Informationen daraus extrahieren und als neues Dokument ablegen. Angenommen, Du findest im Internet eine ausführliche Bauanleitung für ein Vogelhaus.

  • dann genügt beispielsweise folgende Anweisung: „Übernimm die Bauanleitung aus der ausgewählten Webseite in ein neues Dokument.“ oder etwas allgemeiner: „Erfasse die Anleitung der ausgewählten Seite.“
  • standardmäßig erzeugt DEVONthink dabei ein Markdown-Dokument. Du kannst aber ebenso ausdrücklich Plain Text oder HTML anfordern.

Ein weiteres Beispiel:

  • du suchst nach einem gebrauchten Fahrzeug und hast eine entsprechende Angebotsseite gespeichert.
  • dann könntest Du schreiben: „Übernimm die beiden günstigsten Fahrzeuge ab Baujahr 2014 mit weniger als 100.000 Meilen aus dieser Seite.“
  • je nach verwendetem KI-Modell erhältst Du nicht nur ein neues Dokument mit den gefundenen Fahrzeugen, sondern häufig zusätzlich eine kurze Bewertung oder Zusammenfassung.

Gerade bei umfangreichen Webseiten spart das eine Menge Zeit.


Semantische Suche

Eine klassische Suche findet nur Begriffe, die tatsächlich im Dokument vorkommen. Moderne KI-Modelle gehen einen Schritt weiter, denn sie versuchen zu verstehen, wonach Du eigentlich suchst. Fragst Du beispielsweise:

  • „Suche Dokumente über Fahrzeuge“, dann berücksichtigt die KI nicht nur das Wort Fahrzeug, sondern unter Umständen auch Begriffe wie Auto, Motorrad, Boot oder Flugzeug.

Noch spannender wird das bei spezielleren Anfragen. Befinden sich beispielsweise zahlreiche Handbücher verschiedener Automobilhersteller in Deiner Datenbank, genügt oft bereits die Frage: „Zeige mir Dokumente über italienische Fahrzeuge.“ Die KI findet dann häufig auch passende Dokumente, ohne dass darin eine bestimmte Marke ausdrücklich erwähnt wird.

Ein weiterer Vorteil moderner Sprachmodelle ist ihr Gesprächsgedächtnis.

  • angenommen, du verwaltest Unterlagen für ein Tierheim. Du fragst zunächst: „Welche Dokumente handeln von Manx-Katzen?“
  • danach genügt bereits: „Und Collies?“ oder später sogar nur noch: „Frettchen?“

Die KI versteht den Zusammenhang und sucht weiterhin nach Dokumenten zu Tierarten, ohne dass Du Deine Frage jedes Mal vollständig neu formulieren musst. Gerade bei längeren Recherchen ist diese Form der Unterhaltung erstaunlich hilfreich.


Fazit

Die KI in DEVONthink ist weit mehr als ein integrierter Chatbot. Sie unterstützt dich beim Schreiben, Analysieren und Organisieren von Dokumenten, hilft bei der Recherche in Deinen eigenen Datenbeständen und kann viele wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Dabei arbeitet sie nicht losgelöst vom Programm, sondern ist direkt in zahlreiche Funktionen von DEVONthink eingebunden.

Welche Möglichkeiten du letztlich nutzt, hängt ganz von deiner Arbeitsweise ab. Manche Nutzer werden vor allem Texte zusammenfassen oder übersetzen lassen, andere setzen auf automatische Verschlagwortung, semantische Suche oder KI-gestützte Workflows. Gerade darin liegt die Stärke der Integration: Die KI passt sich deinem persönlichen Arbeitsstil an und wird mit der Zeit zu einem selbstverständlichen Werkzeug im täglichen Umgang mit Deinen Dokumenten.

Im nächsten Teil dieser Artikelserie werfen wir einen genaueren Blick auf die verschiedenen KI-Assistenten in DEVONthink. Du lernst den Chat-Assistenten, den Search Assistant, den Scripting Assistant sowie den MCP-Server kennen und erfährst, welche Aufgaben die einzelnen Assistenten übernehmen und wann welcher von ihnen die beste Wahl ist.