Das Blog im Apfelpürée

Dahinter verbirgt sich allerdings weit mehr als eine Sammlung vorgefertigter Prompts. Die Bibliothek könnte sich für dich zu einem der interessantesten Werkzeuge entwickeln, wenn du regelmäßig mit dem KI-Assistenten von DEVONthink arbeitest. Denn statt der KI immer wieder aufs Neue erklären zu müssen, was sie tun und wie sie dabei vorgehen soll, lassen sich solche Anweisungen nun dauerhaft hinterlegen und jederzeit wiederverwenden.

DEVONtechnologies unterteilt diese Bibliothek in drei Bereiche: Rollen, Prompts und Skills. Diese drei Begriffe klingen zunächst ähnlich, stehen aber für unterschiedliche Konzepte.

Die Bibliothek kannst du außerdem über iCloud zwischen Macs synchronisieren. Eigene Einträge kannst du exportieren und damit auch an andere Nutzer weitergeben.

Ein wenig erinnert die neue Bibliothek an „Work“ in ChatGPT. Auch dort geht es darum, aus einem allgemeinen KI-Assistenten eine stärker auf die eigene Arbeit zugeschnittene Arbeitsumgebung zu machen. DEVONthink verfolgt allerdings einen anderen und engeren Ansatz: In der Bibliothek hinterlege ich Rollen, wiederkehrende Prompts und Skills, die dem Assistenten dauerhaft zur Verfügung stehen. Sie ist damit weniger ein eigener Arbeitsbereich als vielmehr der persönliche Werkzeugkasten des KI-Assistenten.

ChatGPT Work ist deutlich umfassender. Work ist eine persistente Arbeitsumgebung, in der sich Arbeitskontext und Artefakte über längere Zeit zusammenhalten und weiterbearbeiten lassen.

Die Bibliothek in DEVONthink 4.4 entspricht eher einem Teilaspekt davon: Sie hält wiederverwendbare Rollen, Prompts und Skills bereit und definiert damit, wie der KI-Assistent arbeiten soll und welche Fähigkeiten ihm zur Verfügung stehen.

Drei Bausteine für die Arbeit mit KI

Wenn du regelmäßig ChatGPT oder einen anderen KI-Assistenten verwendest, kennst du das Problem: Viele Anweisungen wiederholen sich. Du möchtest beispielsweise nicht bei jeder Überarbeitung eines Artikels erneut erklären müssen, dass dein persönlicher Schreibstil erhalten bleiben soll, dass du keine unnötigen Zwischenüberschriften möchtest und dass der Assistent typische KI-Floskeln vermeiden soll.

Genau hier setzt die Bibliothek von DEVONthink an: Sie macht solche Vorgaben zu wiederverwendbaren Bestandteilen der Arbeit mit dem KI-Assistenten. Dabei unterscheidet DEVONthink zwischen Rollen, Prompts und Skills.

Gehen wir diese Begriffe einmal durch:

Rollen: Wer soll die KI sein?

Eine Rolle beschreibt weniger eine konkrete Aufgabe als vielmehr die Art und Weise, wie der KI-Assistent arbeiten soll. DEVONthink liefert beispielsweise bereits die Rollen Editor und Research Assistant mit. Es ist vergleichbar mit den Projektvorgaben, die du in ChatGPT festlegen kannst.

Eine eigene Rolle für die Überarbeitung deiner Texte könnte beispielsweise so aussehen:

Du bist mein Lektor. Überarbeite Texte zurückhaltend, erhalte meinen persönlichen Schreibstil, vermeide typische KI-Floskeln und weise mich auf logische Brüche hin.

Du sagst der KI damit noch nicht unbedingt, was sie mit einem bestimmten Dokument tun soll. Du legst zunächst fest, welche Rolle sie bei der Zusammenarbeit einnimmt und nach welchen Grundsätzen sie arbeiten soll.

Einer solchen Rolle kannst du ein Schlüsselwort zuweisen, beispielsweise /editor. Damit steht sie anschließend im Chat schnell zur Verfügung.¹

Das erinnert durchaus an die Möglichkeiten, die inzwischen auch andere KI-Systeme bieten. Der wesentliche Unterschied besteht allerdings darin, dass diese Rollen unmittelbar in DEVONthink zur Verfügung stehen – dort also, wo sich auch meine Dokumente und Informationen befinden.

Prompts: Was soll die KI tun?

Prompts sind wesentlich konkreter. Sie beschreiben eine bestimmte Aufgabenstellung an die KI. Es sind in ChatGPT jene Fragestellungen, die du der KI in der ChatGPt-Oberfläche unter „Nachricht an ChatGPT“ stellst.

DEVONthink bringt bereits eine Reihe solcher Prompts mit. Dazu gehören beispielsweise Compare, Explain, Extract Actions, Suggest Tags, Summarize und Translate. Eigene kannst du selbst hinzufügen.

Ein eigener Prompt könnte bei mir (ich arbeite viel mit Blogtexten) beispielsweise /blogcheck heißen und folgende Anweisung enthalten:

Prüfe den ausgewählten Blogartikel auf sprachliche Schwächen, Wiederholungen, unnötige Überschriften und typische KI-Formulierungen. Verändere meinen persönlichen Schreibstil möglichst wenig.

Der Unterschied zwischen Rolle und Prompt lässt sich damit recht einfach zusammenfassen: Eine Rolle bestimmt, wie der Assistent arbeitet. Ein Prompt bestimmt, was er tun soll.

Skills: Wenn die KI tatsächlich etwas tun darf

Noch interessanter werden die Skills: Ein Skill ist nicht lediglich ein umfangreicherer Prompt. Er kann Anweisungen mit Werkzeugen und Funktionen von DEVONthink verbinden. Damit bewegt sich die Bibliothek von der reinen Texterzeugung in Richtung Automatisierung.

DEVONthink bringt bereits mehrere solcher Skills mit. Dazu gehören unter anderem Automation, Digest, Extract Metadata, File & Tidy, Find Related Items und Wiki Builder. Auch hier kannst du eigene hinzufügen.

An den Namen wird bereits deutlich, wohin die Reise geht. Die KI soll nicht nur Fragen zu Dokumenten beantworten oder Texte erzeugen. Mithilfe von Skills kann sie auch Aufgaben innerhalb von DEVONthink übernehmen. DEVONthink bezeichnet die KI-Funktion, mit der du im Chat arbeitest, als „Chat-Assistenten“. Mit der neuen Bibliothek bekommt dieser Assistent nun eine Art eigenen „Werkzeugkasten“.

Ein denkbares Beispiel wäre ein Skill zum Aufräumen des Eingangs. Der Chat-Assistent könnte neue Dokumente analysieren, ihren Inhalt erkennen, vorhandene ähnliche Dokumente suchen und anschließend entscheiden, in welche Gruppe sie gehören. Statt lediglich einen Ablageort vorzuschlagen, könnte der Skill das Dokument mithilfe der DEVONthink-Werkzeuge tatsächlich verschieben und mit passenden Metadaten versehen.

Ein anderer Skill könnte mich bei der Recherche zu einem neuen Blogartikel unterstützen. Ausgehend von einem ausgewählten Dokument oder Thema könnte der Chat-Assistent meine Datenbanken nach relevanten Informationen durchsuchen, zusammengehörende Dokumente ermitteln und daraus beispielsweise ein Recherche-Dossier in einer neuen Gruppe zusammenstellen. Der Skill würde also nicht nur Informationen liefern, sondern selbst mit den vorhandenen Dokumenten und der Struktur meiner Datenbank arbeiten.

Damit verschwimmt sukzessive die Grenze zwischen KI-Assistent und Automatisierung. Und genau das macht die Skills wesentlich interessanter als eine bloße Sammlung gespeicherter Prompts.

Der Sinn des Ganzen und Zwischenfazit

Wenn man sich die einzelnen Einstellungen der Bibliothek angesehen hat, wird deutlicher, was DEVONtechnologies mit dieser Neuerung eigentlich bezweckt. Die Bibliothek ist eben nicht nur ein Ort, an dem einige häufig verwendete Prompts gespeichert werden.

Mit Rollen kannst du festlegen, wie der Chat-Assistent an eine Aufgabe herangehen soll. Prompts stellen ihm wiederkehrende Arbeitsaufträge zur Verfügung. Skills können darüber hinaus mit Werkzeugen verbunden werden und damit Funktionen von DEVONthink nutzen.

Besonders interessant wird das im Zusammenspiel mit der bereits beschriebenen Option „Dem Assistenten die selbständige Verwendung erlauben“. Ein Bibliothekseintrag muss dann nicht mehr zwingend von mir bzw. dir über sein Schlüsselwort aufgerufen werden. Der Chat-Assistent kann selbst erkennen, dass eine bestimmte Rolle, ein Prompt oder ein Skill für die aktuelle Aufgabe geeignet ist, und diesen verwenden.

Aus einer Sammlung gespeicherter Anweisungen entsteht damit allmählich ein Werkzeugkasten für den Chat-Assistenten.

Du musst nicht mehr für jede Aufgabe aufs Neue beschreiben, wie der Chat-Assistent vorgehen soll. Stattdessen kannst du ihm Rollen, wiederkehrende Aufgaben und Fähigkeiten zur Verfügung stellen und festlegen, unter welchen Bedingungen er darauf zurückgreifen darf.

Und dann ist da noch MCP

An dieser Stelle kommt eine weitere Neuerung von DEVONthink 4.4 ins Spiel: Der Chat-Assistent kann nun auch die MCP-Werkzeuge von DEVONthink verwenden.

MCP steht für Model Context Protocol. Ich hatte mich damit bereits in einem anderen Blogeintrag ausführlicher beschäftigt. Vereinfacht gesagt stellt DEVONthink über MCP definierte Funktionen bereit, mit denen ein KI-System kontrolliert auf DEVONthink und seine Daten zugreifen kann.

Bislang war MCP in DEVONthink vor allem deshalb interessant, weil sich damit externe KI-Systeme anbinden ließen. Ein entsprechend eingerichteter KI-Client konnte über MCP beispielsweise in DEVONthink suchen, Informationen aus Dokumenten abrufen oder – abhängig von den eingeräumten Berechtigungen – Aktionen innerhalb von DEVONthink ausführen.

Mit DEVONthink 4.4 kann nun auch der Chat-Assistent von DEVONthink auf diese MCP-Werkzeuge zugreifen.

Und damit bekommen die zuvor beschriebenen Skills eine ganz andere Bedeutung. Ein Skill kann dem Chat-Assistenten nicht nur sagen, was er tun soll, sondern ihm auch die Werkzeuge zur Verfügung stellen, die er zur Erledigung dieser Aufgabe benötigt.

Der Unterschied ist erheblich. Ein Chat-Assistent, der lediglich einen ausgewählten Text erhält und darauf eine Antwort erzeugt, bleibt im Wesentlichen ein Chatbot innerhalb von DEVONthink. Ein Chat-Assistent, der Rollen übernehmen, gespeicherte Aufgaben verwenden und bei Bedarf auf DEVONthink-Werkzeuge zugreifen kann, lässt sich dagegen zunehmend in konkrete Arbeitsabläufe einbinden.

Von der KI-Funktion zum persönlichen Chat-Assistenten

Betrachtet man die Entwicklung von DEVONthink 4 unter diesem Gesichtspunkt, lässt sich durchaus eine Linie erkennen:

Mit den ersten KI-Funktionen konntest du mit einem Sprachmodell an und mit deinen Dokumenten arbeiten. Mit MCP wurde es möglich, externen KI-Systemen einen kontrollierten Zugriff auf DEVONthink und seine Daten zu ermöglichen. Und mit der Bibliothek kannst du nun innerhalb von DEVONthink festlegen, welche Rollen, wiederkehrenden Aufgaben und Fähigkeiten dem programmeigenen Chat-Assistenten zur Verfügung stehen sollen.

Die Bibliothek ist deshalb für dich weit mehr als eine komfortablere Prompt-Sammlung. Sie ermöglicht es, aus den allgemeinen KI-Funktionen von DEVONthink nach und nach einen auf die eigene Arbeitsweise zugeschnittenen Chat-Assistenten zu machen.

Dabei halte ich es allerdings für wenig sinnvoll, sofort Dutzende Rollen, Prompts und Skills anzulegen. Dann entsteht schnell eine umfangreiche Sammlung, bei der man irgendwann selbst nicht mehr weiß, was man eigentlich eingerichtet hat.

Sinnvoller erscheint mir, mit wenigen Einträgen zu beginnen und die Bibliothek mit der eigenen Arbeit wachsen zu lassen. Wenn du feststellst, dass du dem Chat-Assistenten immer wieder dieselben Vorgaben machst oder regelmäßig dieselben Arbeitsschritte benötigst, ist das ein guter Kandidat für einen eigenen Bibliothekseintrag.

Was bringt dir das in der Praxis?

Für die eigene Arbeit sehe ich bereits einige interessante Einsatzmöglichkeiten.

Beim Schreiben könntest du eine feste Editor-Rolle definieren, die deine Texte nach deinen Vorstellungen bearbeitet. Für mein DEVONthink-Arbeitsbuch beispielsweise könnten eigene Prompts zur Überarbeitung technischer Texte entstehen. Andere Einträge könnten Zusammenfassungen erstellen, Metadaten ermitteln oder Dokumente analysieren. Und mit Skills ließen sich daraus schließlich umfangreichere Arbeitsabläufe entwickeln.

Das Entscheidende daran ist aber nicht, dass DEVONthink jetzt einfach noch mehr KI-Funktionen besitzt.

Interessanter ist, dass du deine Art der Arbeit mit KI zunehmend in DEVONthink hinterlegen kannst. Du musst dem Chat-Assistenten nicht bei jeder neuen Sitzung wieder von vorne erklären, was du von ihm erwartest. Rollen, Prompts und Skills machen solche Vorgaben wiederverwendbar und – wo es sinnvoll ist – miteinander kombinierbar.

Damit dreht sich das Verhältnis ein Stück weit um: Nicht ich muss mich jedes Mal aufs Neue auf die KI einstellen. Ich kann den Chat-Assistenten zunehmend an meine eigene Arbeitsweise anpassen.

Und genau darin liegt für mich der eigentliche Reiz der neuen Bibliothek.

Im Folgeartikel befassen wir und mit den Programmeinstellungen: DEVONthink in der Praxis: Die KI-Bibliothek einrichten