Der trügerische erste Eindruck

Viele Programme wirken beim ersten Start beeindruckend: Die Oberfläche ist modern, die Animationen sind flüssig, alles wirkt aufgeräumt und intuitiv. Man findet sich sofort zurecht und hat das Gefühl, die perfekte Software gefunden zu haben. Doch nach einigen Monaten beginnt der Glanz zu verblassen. Gerade anspruchsvollere Funktionen sind schwerer erreichbar als gedacht, Arbeitsabläufe erfordern immer mehr Klicks und die anfängliche Eleganz weicht der Erkenntnis, dass die Software vor allem für den ersten Eindruck optimiert wurde – nicht für den täglichen, intensiven Einsatz.

DEVONthink geht den umgekehrten Weg: Beim ersten Start wirkt die Oberfläche auf viele Anwender überladen, altmodisch und wenig einladend. Man hat eher das Gefühl, vor einem Werkzeugkasten zu stehen als vor einer modernen Mac-Anwendung. Das hat einen großen Nachteil: Nicht wenige öffnen das Programm, klicken ein wenig herum und geben auf. Wer sich dann aber die Zeit nimmt, die Denkweise hinter DEVONthink zu verstehen und das Programm in den eigenen Arbeitsalltag integriert, erlebt oft das Gegenteil: Aus der anfänglichen Skepsis wird Vertrauen – ich hatte das Programm (ich bin mit DEVONthink 2 eingestiegen) nach dem ersten Schock rund drei Jahre ungenutzt in den Tiefen des Rechners vergessen bis ich es dann wieder hervorholte.

Mit jedem Tag erschlossen sich mir dann neue Möglichkeiten, meine Arbeitsabläufe wurden effizienter und die Oberfläche trat zunehmend in den Hintergrund. Irgendwann stellte ich fest, dass ich nicht mehr über das Aussehen des Programms nachdenke bzw. nachgedacht habe – ich habe einfach angefangen, damit zu arbeiten.

Die Oberfläche von DEVONthink ist dabei gar nicht das eigentliche Problem. Sie erfüllt ihren Zweck und erlaubt einen schnellen Zugriff auf nahezu alle Funktionen. Das eigentliche Problem ist vielmehr, dass sie die enorme Leistungsfähigkeit von DEVONthink kaum erkennen lässt – es ist zuviel, was man als unbedarfter Anwender zu sehen bekommt. Wer das Programm zum ersten Mal startet, sieht zunächst eine Fülle von Fenstern, Symbolen und Menüs – aber kaum einen Hinweis darauf, welche Möglichkeiten sich dahinter verbergen.

Die Stärke von DEVONthink erschließt sich einfach nicht auf den ersten Blick, sondern erst im täglichen Einsatz – man muss sich DEVONthink erarbeiten. Genau darin liegt das Dilemma: Die Oberfläche hingegen vermittelt den Eindruck eines etwas angestaubten Werkzeugs (wer noch mit OS 9 arbeitete, fühlt sich ein wenig daran erinnert), obwohl sich dahinter eines der leistungsfähigsten Wissensmanagement-Systeme für den Mac verbirgt.


Das Dilemma der Benutzeroberfläche

Ich wünschte mir für DEVONthink eine "zeitgemäßere" Oberfläche. Aber ich wüsste auch nicht, wie man das umsetzen soll. Die eher dröge und überladene Oberfläche schreckt viele Nutzer zu unrecht ab. Aber wirklich gute Ideen, wie man es anders machen könnte, habe ich aber auch nicht.

Es gibt Programme, bei denen sich eine moderne Oberfläche relativ leicht umsetzen lässt: ein Texteditor, eine Notiz-App oder ein Bildbetrachter. DEVONthink gehört nicht dazu.

Schauen wir uns in DEVONthink einmal an, was gleichzeitig sichtbar sein soll:

  • Datenbanken
  • Gruppen
  • Tags
  • intelligente Gruppen
  • Favoriten
  • verschiedene Ansichten
  • Metadaten
  • Inspektoren
  • Suchoptionen
  • KI-Funktionen
  • Regeln
  • Skripte
  • OCR-Status
  • Synchronisation
  • mehrere Fenster

Irgendwo muss das alles hin.

Apple hat vergleichbare Probleme mit der Nutzeroberfläche in den letzten Jahren oft dadurch gelöst, Funktionen hinter Menüs oder Popovers zu verstecken. Das sieht auf den ersten Blick aufgeräumt aus. Für Gelegenheitsnutzer ist das angenehm. Power-User klicken sich dann aber ständig durch mehr oder minder verschachtelte Ebenen.

DEVONthink verfolgt fast den entgegengesetzten Ansatz: Alles ist erreichbar, dafür wirkt alles etwas nach “macOS 2015”. Ich glaube sogar, dass ein kompletter Redesign riskant wäre. Es gibt genügend Beispiele:

  • Beispielsweise Final Cut Pro X: Als Apple 2011 Final Cut Pro X veröffentlichte, war die Reaktion vieler professioneller Anwender vernichtend. Das lag nicht daran, dass das Programm grundsätzlich schlecht war – sondern daran, dass Apple die Arbeitsweise komplett umgekrempelt hatte.
  • Beispielsweise Apples Systemeinstellungen ab Ventura: Mit macOS Ventura hat Apple die Systemeinstellungen komplett neu gestaltet und sich dabei stark an iOS und iPadOS orientiert. Das Ergebnis war optisch moderner, wurde aber von vielen langjährigen Mac-Nutzern kritisch aufgenommen. Ich hasse das noch heute.
  • Beispielsweise Microsoft Office mit Ribbon: Als Microsoft 2007 in Office Ribbon einführte, war die Kritik enorm. Viele Nutzer empfanden es als unnötig, unübersichtlich und bevormundend. Nach Jahren der klassischen Menüs mussten gewohnte Arbeitsabläufe neu gelernt werden.

DEVONthink zeigt das andere Extrem: Statt alles neu zu erfinden, wurde die Oberfläche über Jahre behutsam erweitert, aber nie grundlegend umgestaltet. Das wirkt heute zwar etwas aus der Zeit gefallen, bewahrt aber die Arbeitsweise tausender langjähriger Nutzer. Vielleicht ist genau das einer der Gründe, warum DEVONthink trotz seines Alters so produktiv geblieben ist.

Eine Oberfläche ist eben nicht nur Design, sondern auch ein Arbeitswerkzeug. Wer täglich acht Stunden damit arbeitet, bewertet sie oft ganz anders als jemand, der sie fünf Minuten lang anschaut.


Vielleicht wäre deshalb gar kein kompletter Neuentwurf die beste Lösung, sondern eine behutsame Modernisierung. Zum Beispiel:

  • mehr Weißraum und bessere Typografie,
  • eine modernere Symbolik,
  • konsistentere Abstände,
  • weniger visuelle Schwere,
  • eine optionale vereinfachte Standardansicht für Einsteiger.

Das wären Änderungen, die die Bedienlogik kaum verändern würden. Ein vollständiges Redesign könnte dagegen sogar schaden. DEVONthink lebt davon, dass langjährige Nutzer ihre Arbeitsabläufe blind beherrschen.

Interessant finde ich übrigens, dass du sagst: „Ich habe den Entwicklern gesagt, dass die Oberfläche viele Nutzer abschreckt – aber ich habe selbst keine gute Lösung.“ Das ist eine sehr konstruktive Haltung. Man muss nicht immer die fertige Antwort liefern, um ein Problem benennen zu dürfen. Es ist durchaus legitim zu sagen: „Hier verliert ihr potenzielle Nutzer. Wie ihr das löst, weiß ich allerdings auch nicht.“ Genau solche Rückmeldungen helfen Entwicklern oft mehr als vermeintlich fertige Designvorschläge, die an der Praxis vorbeigehen.

Ich habe den Eindruck, dass die Entwickler bewusst einen konservativen Weg gehen. Sie wissen wahrscheinlich, dass ihre Kernzielgruppe aus Wissenschaftlern, Juristen, Autoren und anderen Power-Usern besteht, die Stabilität und Effizienz höher bewerten als schicke Animationen.

Auf der anderen Seite sehe ich genau das Problem potentieller Abschreckung: Ein neuer Nutzer startet DEVONthink zum ersten Mal und denkt sich oft: “Mein Gott, was ist das denn?” lange bevor er die eigentlichen Stärken entdeckt hat.

Wenn ich den Entwicklern einen Rat geben dürfte, dann wäre es nicht: “Macht alles neu.” Sondern eher:

  • Lasst die Power-User-Oberfläche unangetastet.
  • Führt zusätzlich einen modernen Einsteigermodus ein.

Also eine reduzierte Oberfläche mit wenigen Bereichen: Bibliothek, Dokument, Suche, Tags. Die erweiterten Inspektoren, Metadaten und Spezialfunktionen würden erst sichtbar, wenn der Nutzer sie aktiv einschaltet.

Das hätte einen Vorteil: Die erfahrenen Anwender würden ihre gewohnte Arbeitsumgebung behalten, während Einsteiger nicht sofort von zwanzig Bedienfeldern erschlagen werden. Ich könnte mir vorstellen, dass das langfristig sogar mehr neue Kunden bringen würde als ein kompletter Design-Neuanfang.


Das Spannende an dem Thema

Es geht eigentlich gar nicht um DEVONthink. Es geht um ein viel allgemeineres Spannungsfeld zwischen Ästhetik und Produktivität, zwischen dem ersten Eindruck und dem Langzeitnutzen.