Das Blog im Apfelpürée

Im vorherigen Teil haben wir uns angesehen, welche Aufgaben die KI in DEVONthink übernehmen kann. Mindestens genauso wichtig ist aber eine andere Frage: Woher stammen die Informationen, mit denen die KI arbeitet?

Viele Nutzer gehen zunächst davon aus, dass die KI grundsätzlich die komplette Datenbank durchsucht. Tatsächlich arbeitet DEVONthink deutlich kontrollierter. Du entscheidest jederzeit selbst, welche Informationsquellen genutzt werden dürfen und auf welche Dokumente oder Datenbanken die KI überhaupt Zugriff erhält. Gerade wenn sich in deiner Datenbank vertrauliche Dokumente oder persönliche Informationen befinden, ist das ein großer Vorteil.

Woher bezieht die KI ihre Informationen?

Moderne KI-Modelle verfügen bereits über ein enormes Allgemeinwissen. Viele Fragen können deshalb direkt aus den Trainingsdaten beantwortet werden. Natürlich kennt aber auch das beste Modell nicht alles. Zum einen enden die Trainingsdaten immer zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit, zum anderen können sehr spezielle Informationen – etwa aus deiner eigenen Dokumentensammlung – dort gar nicht enthalten sein.

In solchen Fällen greift DEVONthink auf zusätzliche Informationsquellen zurück: Eine davon ist die integrierte Datenbanksuche. Die KI kann selbstständig Suchbegriffe erzeugen und damit eine normale DEVONthink-Suche ausführen. Das funktioniert überraschend gut, auch wenn die automatisch erzeugten Suchanfragen nicht immer so ausgefeilt sind wie eine von Hand formulierte Experten-Suche. Für die meisten Anwendungsfälle spielt das jedoch kaum eine Rolle.

Externe Informationsquellen

Welche Quellen der KI zur Verfügung stehen, legst du in den Programmeinstellungen von DEVONthink unter KI > Suche fest.

Dort kannst du auswählen, ob die KI zusätzlich auf folgende Quellen zugreifen darf:

• arXiv¹
• Websuche
• Wikipedia
• PubMed
• deine DEVONthink-Datenbanken

Wichtig ist dabei ein kleiner, aber entscheidender Unterschied: Diese Optionen sind lediglich mögliche Informationsquellen. Die KI muss sie nicht zwangsläufig verwenden. Kann sie eine Frage bereits aus ihrem eigenen Wissen beantworten, wird sie das in der Regel tun. Erst wenn zusätzliche Informationen erforderlich sind, greift sie – sofern erlaubt – auf die ausgewählten Quellen zurück.

Zugriff auf Deine Datenbank

Besonders interessant ist natürlich die letzte Option in den gerade beschriebenen Programmeinstellungen: Datenbank.

Ist sie deaktiviert, kann die KI zwar weiterhin Ergebnisse der integrierten Suche verwenden, erhält aber keinen direkten Zugriff auf den Inhalt deiner Dokumente. Aktivierst du die Option dagegen, darf sie Dokumente auswerten, die sich innerhalb des aktuell erlaubten Suchbereichs befinden.

Und genau hier kommt eine der elegantesten Eigenschaften von DEVONthink ins Spiel: Du bestimmst den Suchbereich selbst. Die KI durchsucht also nicht automatisch deine gesamte Datenbank, sondern ausschließlich den Bereich, den du ausgewählt hast.

Suchbereich auf ein Dokument beschränken

Entscheidend ist immer deine aktuelle Auswahl. Ist ein Dokument markiert, verarbeitet die KI ausschließlich dessen Inhalt – auch wenn währenddessen die Meldung „Die Datenbank wird durchsucht.“ erscheint. Erst wenn kein einzelnes Dokument ausgewählt ist, greift sie – je nach Funktion – auf die ausgewählte Gruppe oder Datenbank zurück.

Das macht die Funktion sehr sicher, denn du kannst jederzeit gezielt entscheiden, welches Dokument analysiert werden darf.

Suchbereich auf eine Gruppe erweitern

Markierst du statt eines einzelnen Dokuments eine Gruppe, erweitert sich der Suchbereich. Die KI berücksichtigt nun sämtliche Dokumente dieser Gruppe sowie aller enthaltenen Untergruppen. Gerade bei thematisch zusammengehörenden Sammlungen ist das besonders praktisch. Angenommen, du besitzt eine Gruppe mit allen Reiseunterlagen für Norwegen. Dann könntest du beispielsweise fragen: „Welche Campingplätze liegen in der Nähe von Trondheim?“

Die KI sucht ausschließlich innerhalb dieser Gruppe und ignoriert alle übrigen Dokumente deiner Datenbank. Sind mehrere Gruppen gleichzeitig ausgewählt, bilden sie gemeinsam den Suchbereich.

Eine einzelne Datenbank durchsuchen

Ist weder ein einzelnes Dokument noch eine Gruppe ausgewählt, sondern eine komplette Datenbank, kann die KI auf alle darin enthaltenen Dokumente zugreifen. Der Suchbereich umfasst dann den gesamten Inhalt der ausgewählten Datenbank einschließlich aller Gruppen und Untergruppen.

Das ist besonders hilfreich, wenn du Informationen suchst, die sich auf viele verschiedene Themen oder Projekte verteilen. Du musst nicht mehr überlegen, in welcher Gruppe sich ein bestimmtes Dokument befindet, sondern kannst der KI einfach eine Frage stellen.

So könntest du beispielsweise fragen: „Welche Dokumente enthalten Informationen über Norwegen?“ oder „Fasse alle Notizen zum Thema Datensicherung zusammen.“

Die KI durchsucht dabei ausschließlich die ausgewählte Datenbank. Alle anderen Datenbanken bleiben außen vor.

Alle Datenbanken durchsuchen

Möchtest du der KI den größtmöglichen Suchbereich zur Verfügung stellen, kannst du auch alle geöffneten Datenbanken auswählen. In diesem Fall durchsucht sie sämtliche darin enthaltenen Dokumente, Gruppen und Untergruppen.

Das eignet sich besonders für Fragen, deren Antworten sich über mehrere Datenbanken verteilen. So musst du nicht erst überlegen, in welcher Datenbank sich eine bestimmte Information befindet.

Du könntest beispielsweise fragen: „Welche Dokumente habe ich zum Thema Datenschutz gespeichert?“ oder „In welchen Projekten taucht der Begriff MCP-Server auf?“

Wichtig: Die KI berücksichtigt ausschließlich die Datenbanken, die du ausdrücklich ausgewählt hast. Geschlossene oder nicht ausgewählte Datenbanken bleiben außen vor.

Intelligente Gruppen

Der Suchbereich muss nicht zwangsläufig einer klassischen Gruppenstruktur entsprechen. Auch intelligente Gruppen lassen sich als Grundlage für die KI verwenden.

Wählst du beispielsweise eine lokale, also datenbankspezifische intelligente Gruppe aus, berücksichtigt die KI alle darin enthaltenen Dokumente. Dasselbe gilt für datenbankübergreifende intelligente Gruppen.

Besonders flexibel wird es, wenn du die Ergebnisse einer bereits durchgeführten Datenbanksuche nutzt. Auch sie können als temporärer Suchbereich dienen. So kannst Du Dir zunächst mit einer klassischen Suche alle relevanten Dokumente zusammenstellen und anschließend die KI ausschließlich auf diese Treffer anwenden. Gerade bei umfangreichen Datenbanken ist das ausgesprochen hilfreich.

Bestimmte Dokumente ausschließen

Selbst wenn du der KI grundsätzlich Zugriff auf einen größeren Bereich deines Dokumentenbestandes erlaubst, kannst du einzelne Dokumente oder ganze Gruppen jederzeit ausdrücklich ausschließen. DEVONthink übernimmt dabei dieselben Ausschlussregeln, die auch für die normale Suche gelten.

Zusätzlich existiert eine spezielle Einstellung „Ignorieren bei Chat & MCP“. Markiere dazu das gewünschte Dokument oder die entsprechende Gruppe und öffne in der Inspektorpalette den Reiter Informationen > Allgemein.

Sobald die gerade erwähnte Option aktiviert ist, ignorieren sowohl der Chat-Assistent als auch der MCP-Server diese Inhalte vollständig. Handelt es sich um eine Gruppe, gilt der Ausschluss automatisch auch für alle darin enthaltenen Dokumente.

Falls erforderlich, kannst du sogar eine komplette Datenbank für Chat und MCP sperren. Damit behältst du jederzeit die volle Kontrolle darüber, welche Informationen die KI überhaupt sehen darf.

Datenschutz durch Kontrolle

Gerade im Zusammenhang mit KI wird häufig über Datenschutz diskutiert. DEVONthink verfolgt hier einen eher pragmatischen Ansatz, denn die KI erhält keinen pauschalen Zugriff auf alle Daten. Stattdessen entscheidest du selbst, welche Quellen verwendet werden dürfen und welcher Bereich deiner Datenbank überhaupt zur Verfügung steht. In den meisten Fällen genügt es deshalb schon, das gewünschte Dokument oder die passende Gruppe auszuwählen. Mehr muss die KI oft gar nicht sehen.

Dieses Prinzip macht das Arbeiten mit KI nicht nur sicherer, sondern auch effizienter. Denn je kleiner der Suchbereich ist, desto schneller und zielgerichteter liefert die KI in der Regel passende Ergebnisse.

Präzise Zugriffskontrolle statt Alles oder Nichts

Die KI in DEVONthink arbeitet nicht nach dem Prinzip „Alles oder nichts“. Stattdessen entscheidest du jederzeit selbst, welche Informationen sie überhaupt nutzen darf. Von einem einzelnen Dokument über eine Gruppe bis hin zu mehreren Datenbanken lässt sich der Suchbereich gezielt steuern. Zusätzlich kannst Du einzelne Dokumente, Gruppen oder sogar komplette Datenbanken vollständig ausschließen.

Gerade diese präzise Zugriffskontrolle unterscheidet DEVONthink von vielen anderen KI-Anwendungen. Sie sorgt nicht nur für mehr Datenschutz, sondern führt oft auch zu besseren Ergebnissen. Denn je präziser du den Suchbereich eingrenzt, desto schneller und zielgerichteter kann die KI die wirklich relevanten Informationen finden.

Im nächsten Teil schauen wir uns an, wie Du verschiedene KI-Modelle optimal einsetzt, welche Aufgaben sich für welches Modell besonders eignen und woran Du erkennst, welche Fähigkeiten Dein aktuelles Modell tatsächlich besitzt.