Das Blog im Apfelpürée

Der Podcast „Kernel und Kernobst“ hat sich in seiner Folge 79 ausführlich mit DEVONthink beschäftigt. D Im Podcast „Kernel und Kernobst“ sprechen die Hosts Farid Mésbahi, Gordon und Christoph (zu diesen Dreien fehlt mir ein Nachname, deshalb belasse ich es bei den Vornamen) mit Eric Böhnisch-Volkmann von DEVONtechnologies.

Ganz neu ist diese Begegnung nicht. Bereits vor rund neun Jahren war Eric Böhnisch-Volkmann im Podcast zu Gast und sprach über Dokumentenverwaltung und DEVONthink. Seitdem hat sich einiges getan. DEVONthink ist umfangreicher geworden, generative KI hat Einzug gehalten und mit dem Model Context Protocol (MCP) ergeben sich inzwischen Möglichkeiten, die weit über eine klassische Dokumentenverwaltung hinausgehen.

Die knapp 67 Minuten lange Folge trägt deshalb zu Recht den Titel „Ein kleiner DEVONthink Deep Dive“. Im Mittelpunkt steht die Frage, warum man seine Dokumente überhaupt mit einer spezialisierten Anwendung wie DEVONthink verwalten sollte – und was DEVONthink heute eigentlich ausmacht.

Mehr als eine Alternative zum Finder

Natürlich kann man seine Dokumente einfach im Finder ablegen. Ordner und Unterordner, aussagekräftige Dateinamen und Spotlight reichen für viele Anwendungsfälle durchaus aus.

DEVONthink setzt darauf eine zusätzliche Informationsschicht. Dokumente lassen sich mit Metadaten und Tags versehen, durchsuchen und nach inhaltlichen Ähnlichkeiten analysieren. Intelligente Gruppen, Regeln und Automatisierungen ermöglichen zudem Arbeitsweisen, die mit einer reinen Ordnerstruktur kaum zu realisieren sind.

Dabei gibt es zwei grundsätzliche Möglichkeiten: Dateien können vollständig in DEVONthink importiert oder lediglich indiziert werden. Bei der Indizierung bleiben sie an ihrem ursprünglichen Speicherort im Dateisystem. Eric Böhnisch-Volkmann Böhnisch-Volkmann empfiehlt im Podcast grundsätzlich den Import, weil DEVONthink damit die vollständige Kontrolle über die verwalteten Daten erhält.

Wichtig ist dabei, dass die Dokumente nicht in einem proprietären Dateiformat verschwinden. PDFs bleiben PDFs, Bilder bleiben Bilder und auch andere Dateitypen behalten ihr ursprüngliches Format.

Gerade die Offenheit von DEVONthink kann allerdings auch eine Hürde darstellen. Für viele Aufgaben gibt es nicht nur einen vorgesehenen Weg, sondern zahlreiche Möglichkeiten. Der Anwender muss deshalb selbst entscheiden, wie er seine persönliche Informationsverwaltung aufbauen möchte.

Von PDF bis Markdown

DEVONthink kann eine große Zahl unterschiedlicher Dateiformate verwalten und durchsuchen: Text, Markdown und RTF lassen sich direkt bearbeiten, PDFs können annotiert werden. Auch Dokumente aus Anwendungen wie Word, Pages oder Numbers können angezeigt und durchsucht werden.

Apropos Markdown: DEVONthink 4.3 unterstützt verschiedene Markdown-Dialekte, Wikilinks und Transklusion. Damit lassen sich beispielsweise Zettelkasten-ähnliche Wissenssammlungen aufbauen.

Interessant ist auch ein Beispiel aus dem Podcast selbst: Christoph hat alte Podcast-Audiodateien in DEVONthink übernommen und transkribieren lassen. Dadurch wurde aus einer Sammlung von Audiodateien ein durchsuchbares Archiv. DEVONthink kann nämlich sowohl Audio- als auch Videodateien transkribieren und deren Inhalte anschließend in die Suche einbeziehen.

Auch Webseiten, RSS-Feeds und Bookmarks können zusammen mit klassischen Dokumenten verwaltet werden. Für die Übernahme von Informationen stehen zahlreiche Wege zur Verfügung – von Browser-Erweiterungen über macOS-Dienste bis zum DEVONthink Sorter.

DEVONthinks „alte KI“ ist keineswegs überholt

Besonders interessant ist die Unterscheidung zwischen der seit vielen Jahren in DEVONthink vorhandenen eigenen Technologie und den heute allgegenwärtigen generativen KI-Modellen:

DEVONthink verwendete den Begriff „künstliche Intelligenz“ lange bevor ChatGPT und andere Large Language Models aufkamen. Die dahinterstehende Technologie analysiert Dokumente und kann beispielsweise Ähnlichkeiten und inhaltliche Beziehungen erkennen.

Diese Bezeichnung „künstliche Intelligenz“ ist sicher nicht falsch, aber mittlerweile versteht man unter AI etwas weit umfassenderes, nämlich generative KI. Diese „althergebrachte DEVONthink -Technik wird durch generative KI nicht überflüssig. Im Gegenteil: Sie kann eine wichtige Vorstufe bilden.

Eine umfangreiche DEVONthink-Datenbank mit möglicherweise Hunderttausenden Dokumenten lässt sich nicht einfach vollständig an ein Sprachmodell übergeben. Zunächst muss ermittelt werden, welche Informationen für eine bestimmte Fragestellung überhaupt relevant sind.

Vereinfacht sieht der Ablauf damit so aus:

DEVONthink-Datenbank > Suche und Analyse > relevante Dokumente > Sprachmodell

Die klassische DEVONthink-Technologie übernimmt damit gewissermaßen die Vorauswahl, während das Sprachmodell anschließend die gefundenen Informationen weiterverarbeiten kann.

Generative KI ohne Bindung an einen Anbieter

DEVONtechnologies möchte keinen eigenen generativen KI-Dienst anbieten. Im Podcast erläutert Eric Böhnisch-Volkmann unter anderem, dass der Betrieb einer solchen Infrastruktur erhebliche laufende Kosten verursachen und letztlich ein entsprechendes Abomodell erforderlich machen würde.

Stattdessen entscheidet der Anwender selbst, welchen KI-Anbieter er verwenden möchte.

Neben kommerziellen Onlinediensten können auch lokal laufende Sprachmodelle eingebunden werden. Genannt werden beispielsweise Ollama und LM Studio. Auch Apple Intelligence lässt sich ohne externe Serveranbindung nutzen, dessen Möglichkeiten sind derzeit allerdings noch vergleichsweise eingeschränkt, insbesondere durch das begrenzte Kontextfenster. Damit lässt sich generative KI nutzen, ohne die betreffenden Informationen zwingend an einen externen Dienst zu übertragen.

Diese Offenheit passt zu einem Grundprinzip, das sich durch das gesamte Gespräch zieht: DEVONthink ist in erster Linie eine lokale Anwendung.

Local first statt Cloud-Zwang

Eine DEVONthink-Datenbank liegt auf dem eigenen Rechner. Für ihre Nutzung ist keine DEVONtechnologies-Cloud erforderlich. Das gilt grundsätzlich auch für die Synchronisation. Wer möchte, kann seine Geräte ausschließlich im lokalen Netzwerk synchronisieren. Alternativ lassen sich unter anderem Cloud-Dienste für den Datenaustausch verwenden. Die Synchronisationsdaten werden dabei verschlüsselt. Damit unterscheidet sich DEVONthink von vielen modernen Wissensmanagementsystemen, bei denen die Cloud nicht nur eine Möglichkeit, sondern Voraussetzung für die Nutzung ist.

Auch die Server-Version von DEVONthink ist keine Cloud-Lösung im üblichen Sinne. Sie stellt über einen Mac einen Webserver bereit, über den andere Geräte per Browser auf DEVONthink-Datenbanken zugreifen können. Auf diese Weise können beispielsweise auch Windows- oder Linux-Rechner auf die Daten zugreifen.

Scannen, OCR und klassische Dokumentenverwaltung

Bei all den Funktionen rund um Wissensmanagement und KI darf man nicht vergessen, dass DEVONthink auch ein klassisches Dokumentenmanagementsystem sein kann - das ist ohnehin der Boden, auf dem DEVONthink gewachsen ist.

DEVONthink Pro und Server können Scanner direkt ansprechen. Eingescannte Unterlagen lassen sich mittels OCR in durchsuchbare PDFs verwandeln. Auch DEVONthink To Go bietet auf iPhone und iPad Scan- und OCR-Funktionen.

Wer Rechnungen, Verträge, Briefe und andere Papierunterlagen digital archivieren möchte, findet damit die klassischen Funktionen eines papierlosen Büros ebenso wie Werkzeuge für wesentlich umfangreichere Wissenssammlungen.

Automatisierung als besondere Stärke

Ein deutlicher Unterschied zur einfachen Dateiablage im Finder liegt in den Automatisierungsmöglichkeiten. DEVONthink unterstützt unter anderem AppleScript, intelligente Regeln und überwachte Ordner. Dadurch lassen sich umfangreiche Arbeitsabläufe erstellen.

Ein eingehendes PDF kann beispielsweise automatisch analysiert, umbenannt, mit zusätzlichen Informationen versehen und anschließend in die passende Gruppe verschoben werden. Mittlerweile können auch KI-Funktionen Bestandteil solcher Abläufe sein.

Daneben gibt es Stapel für manuell auszulösende Arbeitsabläufe sowie Erinnerungen, die wiederum Dokumente öffnen oder Skripte starten können.

DEVONthink wird dadurch nicht nur zum Ort, an dem Informationen liegen, sondern kann selbst aktiv an deren Verarbeitung beteiligt werden.

Warum Paperless-ngx kein vollständiger Ersatz ist

Christoph nutzt mittlerweile Linux und setzt dort unter anderem Paperless-ngx ein. Im Gespräch ergibt sich dadurch ein interessanter Vergleich.: Paperless-ngx eignet sich gut für die klassische Dokumentenverwaltung. Dokumente können durchsucht und verschlagwortet werden, und auch Regeln für die automatische Verarbeitung sind möglich.

Als vollständigen Ersatz für DEVONthink betrachtet Christoph das System jedoch nicht. Insbesondere die Möglichkeiten, Beziehungen zwischen unterschiedlichen Informationen herzustellen und sehr verschiedene Arten von Informationen gemeinsam zu verwalten, gehen bei DEVONthink deutlich weiter. Nach seinem Wechsel vom Mac zu Linux habe er für praktisch alle Anwendungen einen Ersatz gefunden – nur für DEVONthink nicht¹.

MCP verändert die Rolle von DEVONthink

Besonders spannend wird das Gespräch gegen Ende beim Model Context Protocol (MCP). DEVONthink 4.3 kann über MCP mit dafür geeigneten KI-Anwendungen kommunizieren. Das verändert die Richtung, in der die Zusammenarbeit mit einer KI funktioniert.

Bislang sieht der typische Weg ungefähr so aus:

DEVONthink > KI

Man befindet sich in DEVONthink, stellt dort eine Frage und übergibt ausgewählte Informationen an ein Sprachmodell. Mit MCP kann sich die Perspektive umkehren:

KI > DEVONthink

Ein KI-Assistent kann DEVONthink als eine seiner Informationsquellen verwenden. Man könnte ihn beispielsweise auffordern, in den eigenen DEVONthink-Datenbanken nach Informationen zu einem Thema zu suchen und diese mit Informationen aus anderen Quellen zusammenzuführen. Besonders interessant ist, dass mehrere MCP-Dienste miteinander kombiniert werden können. DEVONthink wird damit zu einem Baustein innerhalb einer größeren KI-Arbeitsumgebung. Dabei bleibt die Kontrolle über die eigenen Daten erhalten. Einzelne Datenbanken, Gruppen oder Dokumente können ausdrücklich vom Zugriff durch KI- und MCP-Funktionen ausgeschlossen werden.

Die MCP-Anbindung ist möglicherweise eine der wichtigsten Entwicklungen der aktuellen DEVONthink-Version. Die Anwendung entwickelt sich damit vom Programm, in dem man KI verwendet, zu einer lokalen Wissensbasis, die einer übergeordneten KI gezielt und kontrolliert zur Verfügung gestellt werden kann.

DEVONthink bleibt DEVONthink

Der Podcast zeigt vor allem eines: Trotz generativer KI und MCP hat sich die grundsätzliche Philosophie von DEVONthink erstaunlich wenig verändert. Die Oberfläche übrigens auch nicht - darauf werde ich in einem kommenden Beitrag noch einmal eingehen.

Die eigenen Informationen bleiben im Mittelpunkt. Sie liegen lokal, bleiben in üblichen Dateiformaten verfügbar und können nach den eigenen Vorstellungen strukturiert werden. Automatisierung, klassische Machine-Learning-Verfahren und inzwischen auch generative KI helfen dabei, mit immer größeren Informationsmengen umzugehen.

Gerade die Kombination aus der klassischen DEVONthink-Technologie und modernen Sprachmodellen ist interessant. Statt die vorhandenen Funktionen durch generative KI zu ersetzen, werden beide Ansätze miteinander verbunden. Und MCP könnte diesen Gedanken noch einen Schritt weiterführen: DEVONthink wird zur persönlichen, lokal kontrollierten Wissensbasis, auf die unterschiedliche KI-Werkzeuge bei Bedarf zugreifen können.

Wer sich ausführlicher dafür interessiert, sollte sich die knapp 67 Minuten Zeit nehmen. Das Gespräch bietet neben einer Einführung in DEVONthink einige interessante Einblicke in die Philosophie hinter der Anwendung und insbesondere in die zukünftige Rolle von KI und MCP.

Podcast: „Kernel und Kernobst“, Folge 79 – Ein kleiner DEVONthink Deep Dive

Und dann wird es persönlich …

Bei etwa 47:13 Minuten fragt Farid nach Lernmaterialien.

Eric Böhnisch-Volkmann nennt zunächst das englischsprachige Take Control of DEVONthink, das DEVONtechnologies sponsert und kostenlos anbietet. Und anschließend sagt er ausdrücklich, dass es für deutschsprachige Anwender „das Arbeitsbuch DEVONthink von Michael Malzahn“ gibt. Er weist darauf hin, dass es unabhängig von DEVONtechnologies ist.

Mein Buch ist also nicht nur in den Shownotes gelandet – Eric empfiehlt mein Arbeitsbuch im Gespräch ausdrücklich als deutschsprachige Alternative.

Hinweis zum Titelbild

Die dargestellten Personen sind keine Porträts der tatsächlichen Gesprächsteilnehmer. Die Illustration ist KI-generiert und soll lediglich die Podcast-Situation symbolisieren. Ähnlichkeiten mit realen Personen wären eher zufällig – auch wenn Eric Böhnisch-Volkmann vielleicht ein bisschen durchschimmert…