DEVONthink-to-Go: Backup von Datenbanken
Wer viele Informationen in DEVONthink-to-Go sammelt, sollte sich früher oder später mit dem Thema Datensicherung beschäftigen. Notizen, PDFs, Dokumente, Scans, Webarchive oder ganze Forschungsprojekte landen oft über Jahre hinweg in den Datenbanken und entwickeln sich zu einem persönlichen Wissensarchiv.
Solange alles funktioniert, denkt kaum jemand darüber nach. Kommt es jedoch zu einem Defekt, einer Fehlbedienung oder einer beschädigten Datenbank, kann der Verlust erheblich sein.
Warum ein Backup überhaupt notwendig ist
DEVONthink-to-Go ist eine ausgesprochen stabile und zuverlässige Anwendung. Ein Backup schützt deshalb nicht primär vor Fehlern der Software, sondern vor den vielen anderen Risiken des digitalen Alltags.
Geräte können verloren gehen, gestohlen werden oder einen Defekt erleiden. Dateien können versehentlich gelöscht oder überschrieben werden. Auch Synchronisationsfehler lassen sich niemals vollständig ausschließen. Besonders tückisch sind Situationen, in denen ein Fehler erst Wochen oder Monate später bemerkt wird.
Hinzu kommt, dass eine DEVONthink-Datenbank weit mehr ist als eine Sammlung einzelner Dateien. In ihr stecken Gruppenstrukturen, Tags, Querverweise, Kommentare, KI-Analysen und viele weitere Metadaten. Die ursprünglichen Dokumente lassen sich oft erneut beschaffen – die über Jahre gewachsene Struktur meist nicht.
Ein aktuelles Backup schafft deshalb nicht nur Sicherheit, sondern auch Gelassenheit. Wer weiß, dass eine funktionierende Sicherung existiert, arbeitet entspannter, kann neue Funktionen ausprobieren und größere Umstrukturierungen vornehmen, ohne ständig Angst vor einem irreversiblen Fehler zu haben.
Eine Synchronisation ersetzt kein Backup
An dieser Stelle begegnet man häufig einem Missverständnis.
Viele Anwender gehen davon aus, dass eine Synchronisation über Dropbox, iCloud Drive, OneDrive oder Google Drive bereits eine Datensicherung darstellt. Schließlich liegen die Daten nicht nur auf einem Gerät, sondern zusätzlich in der Cloud und oft sogar auf mehreren Rechnern oder Mobilgeräten.
Genau hier liegt jedoch der entscheidende Unterschied:
Eine Synchronisation sorgt dafür, dass auf allen beteiligten Geräten möglichst derselbe Datenbestand vorhanden ist. Wird eine Datei geändert, gelöscht oder beschädigt, wird diese Änderung in der Regel auf alle synchronisierten Geräte übertragen.
Löscht du versehentlich einen Ordner auf deinem Mac, verschwindet dieser kurze Zeit später auch in der Cloud und auf allen anderen verbundenen Geräten. Das Gleiche gilt für fehlerhafte Bearbeitungen, beschädigte Dateien oder im schlimmsten Fall für die Auswirkungen von Schadsoftware.
Die Synchronisation verteilt also nicht nur korrekte Daten, sondern ebenso zuverlässig Fehler.
Ein echtes Backup verfolgt dagegen ein anderes Ziel. Es erstellt unabhängige Sicherungskopien eines bestimmten Zustands. Dadurch lassen sich auch ältere Versionen wiederherstellen – selbst dann, wenn ein Problem erst Wochen oder Monate später entdeckt wird.
Für wichtige Daten benötigt man daher beides: eine Synchronisation für den komfortablen Zugriff auf mehreren Geräten und zusätzlich ein echtes Backup.
Der einfache Fall: Synchronisation mit einem Mac
Wenn du DEVONthink-to-Go mit einer Installation von DEVONthink auf dem Mac synchronisierst, bist du bereits in einer vergleichsweise komfortablen Situation.
Alle Dokumente, die auf dem iPhone oder iPad gesammelt werden, landen über die Synchronisation auch in den Datenbanken auf dem Mac. Diese Datenbanken können anschließend mit den üblichen Backup-Methoden von macOS gesichert werden, beispielsweise mit Time Machine oder einer anderen Backup-Lösung.
Wie das im Detail funktioniert, habe ich bereits in diesem Artikel beschrieben:
Backups mit DEVONthink richtig gemacht
In diesem Szenario erfolgt die eigentliche Datensicherung also auf dem Mac, während DEVONthink-to-Go vor allem als mobiles Frontend dient.
Der schwierige Fall: DEVONthink-to-Go ohne Mac
Komplizierter wird es, wenn DEVONthink-to-Go als eigenständige Lösung genutzt wird.
Das ist grundsätzlich möglich, bringt aber eine Besonderheit von iOS und iPadOS mit sich: Das Betriebssystem erlaubt keinen direkten Zugriff auf die internen Datenbankcontainer einer App. Anders als auf dem Mac können die Datenbanken daher nicht einfach im Finder kopiert oder archiviert werden.
Trotzdem existieren zwei Möglichkeiten zur Datensicherung:
Möglichkeit 1: Export als ZIP-Archiv
DEVONthink-to-Go kann komplette Datenbanken als ZIP-Archiv exportieren. Als Ziel kann beispielsweise ein Cloud-Speicher oder ein externes Laufwerk gewählt werden.
Dabei solltest du jedoch beachten, dass nicht die eigentliche Datenbank gesichert wird, sondern deren Inhalte exportiert werden. Zusätzlich werden nur Dateien berücksichtigt, die sich tatsächlich auf dem Gerät befinden. Dokumente, die lediglich als Platzhalter vorhanden sind und noch nicht heruntergeladen wurden, fehlen unter Umständen im Export.
Für einzelne Gruppen oder Dokumentensammlungen kann diese Funktion durchaus sinnvoll sein. Als alleinige Backup-Strategie für große Datenbestände würde ich mich darauf jedoch nicht verlassen.
Möglichkeit 2: Sicherung über iCloud-Backups
Die zweite Möglichkeit besteht darin, die integrierte Geräte-Sicherung von iOS beziehungsweise iPadOS zu nutzen.
Ist die iCloud-Sicherung aktiviert, wird auch der Datenbankcontainer von DEVONthink-to-Go im Rahmen der Systemsicherung gespeichert. Im Falle einer vollständigen Gerätewiederherstellung können die Daten anschließend wieder zurückgespielt werden.
Der Vorteil dieses Verfahrens besteht darin, dass die Datenbank inklusive ihrer Struktur und Metadaten erhalten bleibt.
Allerdings hat auch dieser Ansatz Einschränkungen:
Zum einen werden fehlerhafte oder beschädigte Datenbanken ebenfalls gesichert. Zum anderen lässt sich eine einzelne Datenbank nicht einfach aus dem Backup extrahieren. In der Regel ist dafür eine vollständige Wiederherstellung des gesamten Geräts erforderlich.
Fazit
Wer DEVONthink-to-Go zusammen mit DEVONthink auf dem Mac nutzt, sollte die Datensicherung primär auf dem Mac organisieren. Das ist der einfachste und zuverlässigste Weg.
Wer DEVONthink-to-Go dagegen ohne Mac betreibt, ist auf die Möglichkeiten von iOS und iPadOS angewiesen. Die iCloud-Gerätesicherung bietet hier den vollständigsten Schutz, auch wenn die Wiederherstellung im Ernstfall deutlich weniger komfortabel ist.