Genau hier setzt NameQuick an. Das macOS-Programm analysiert Dokumente und Bilder, schlägt sinnvolle Dateinamen vor und kann Dateien sogar automatisch in passende Ordner einsortieren. Doch stellt sich die Frage: Ist das tatsächlich ein Produktivitätsgewinn oder nur eine weitere KI-Spielerei?
Für diesen Test stellte mir der Entwickler einen kostenlosen Lizenzcode zur Verfügung. Die folgende Vorstellung erfolgt dennoch unabhängig davon. Da mein eigener Workflow kaum von NameQuick profitiert, fällt meine Einschätzung unabhängig und eher nüchtern aus und ich kann das Programm halbwegs objektiv beurteilen.
Der Unterschied zu klassischen Umbenennungsprogrammen
Programme wie Better Rename gehören seit Jahren zu meinen bevorzugten Werkzeugen. Sie sind schnell, zuverlässig und beherrschen praktisch alle klassischen Umbenennungsregeln:
- Suchen und Ersetzen
- Nummerierungen
- Datum und Uhrzeit
- EXIF-Daten von Fotos
- Reguläre Ausdrücke
- Stapelverarbeitung
Allerdings kennen diese Programme nur den Dateinamen und die vorhandenen Metadaten. Was sich tatsächlich im Dokument befindet, wissen sie nicht. Genau hier aber ist der Ansatz von NameQuick: Die App öffnet eine Datei, liest deren Inhalt und nutzt KI, um daraus einen aussagekräftigen Dateinamen zu erzeugen.
Aus Scan001.pdf wird beispielsweise 2026-07-18_Apotheke_24,80_EUR.pdf oder 2026-03-15_Rechnung_Stromanbieter.pdf
Das funktioniert ebenso mit eingescannten Dokumenten, Rechnungen, Verträgen oder sogar Bildern. In gewisser Weise erinnert dieser Ansatz an die KI-Funktionen von DEVONthink – allerdings mit einem anderen Schwerpunkt. Während DEVONthink Inhalte erschließt und durchsuchbar macht, nutzt NameQuick diese Inhalte in erster Linie zur automatischen Dateibenennung.
Datenschutz: Ein wichtiger Punkt
NameQuick arbeitet KI-unterstützt. Wer bei KI sofort an externe Server (und Datenschutz) denkt, liegt daher nicht ganz falsch – allerdings kommt es auf die Konfiguration an. NameQuick kann nämlich auf verschiedene Weise arbeiten:
- mit lokalen Modellen wie Ollama oder LM Studio
- mit einem eigenen API-Schlüssel für OpenAI, Claude oder Gemini
- über den Cloud-Dienst des Herstellers
Gerade die erste Variante dürfte viele Datenschutzbedenken ausräumen. Nutzt man ein lokales Sprachmodell, verlassen die Dokumente den eigenen Rechner nicht. Das ist für alle interessant, die vertrauliche Unterlagen verarbeiten oder grundsätzlich Wert auf Datensouveränität legen. Das Ganze erfordert allerdings zusätzlichen Aufwand.
Und was ist mit DEVONthink?
Viele Leser dieses Blogs nutzen – so wie ich – DEVONthink. Dadurch stellt sich automatisch die Frage, ob NameQuick überhaupt einen Mehrwert bietet. Meiner Einschätzung nach lautet die Antwort: Jein, denn DEVONthink verfolgt ein anderes Konzept.
In DEVONthink spielt der Dateiname häufig nur eine untergeordnete Rolle, denn OCR und Volltextindexierung sorgen dafür, dass Dokumente auch dann gefunden werden, wenn sie einen wenig aussagekräftigen Namen besitzen. In der Praxis suche ich in DEVONthink meist nach Begriffen oder Inhalten – nicht nach Dateinamen. Von den anderen Funktionen, die DEVONthink bietet, ganz abgesehen.
Trotzdem gibt es einen Bereich, in dem NameQuick sinnvoll sein kann: Der digitale Posteingang (außerhalb von DEVONthink). Wer regelmäßig
- Rechnungen,
- Versicherungsunterlagen,
- Arztbriefe,
- Kontoauszüge oder
- eingescannte Dokumente
einsammelt, erhält häufig Dateien mit wenig hilfreichen Namen. Hier könnte NameQuick bereits vor dem Import in DEVONthink automatisch sprechende Dateinamen vergeben. Danach übernimmt DEVONthink die eigentliche Archivierung. Ob man das als DEVONthink-Nutzer braucht, sei dahin gestellt.
Der Workflow: In sieben Schritten zu aussagekräftigen Dateinamen
Die Bedienung von NameQuick ist erfreulich geradlinig. Nach kurzer Einrichtung besteht der eigentliche Arbeitsablauf nur noch aus wenigen Schritten.
1. Dateien hinzufügen
Zunächst werden die umzubenennenden Dateien per Drag & Drop in NameQuick gezogen oder ein kompletter Ordner ausgewählt. NameQuick zeigt alle Dateien in einer übersichtlichen Liste an und markiert bereits den Bearbeitungsstatus. So behältst du auch bei größeren Stapeln den Überblick.
2. KI einrichten
Beim ersten Start legst du fest, wo die KI arbeiten soll. Zur Auswahl stehen zwei Möglichkeiten:
- Cloud-Modell (OpenAI, Claude, Gemini, OpenRouter usw.)
- Lokale KI auf dem eigenen Mac (z. B. Ollama oder LM Studio)
Wer auf Datenschutz achtet, kann sämtliche Analysen lokal durchführen lassen, sofern ein lokales Modell wie Ollama oder LM Studio verwendet wird.
3. KI-Anbieter verbinden
Entscheidest du dich für ein Cloud-Modell, wird anschließend lediglich der API-Schlüssel eingetragen.
Positiv fällt auf:
- Unterstützung mehrerer Anbieter
- Modell frei auswählbar (z. B. GPT-5.5)
- API-Schlüssel wird im macOS-Schlüsselbund gespeichert
- NameQuick leitet den Schlüssel laut Hersteller nicht über eigene Server weiter
4. Benötigte Berechtigungen vergeben
Damit Dateien direkt im Finder umbenannt werden können, benötigt NameQuick einige macOS-Berechtigungen. Dazu gehören insbesondere:
- Finder-Automation
- Mitteilungen über abgeschlossene Vorgänge
Diese Einrichtung erfolgt nur einmal.
5. Benennungsvorlage auswählen oder anpassen
Für unterschiedliche Dokumenttypen lassen sich Benennungsvorlagen anlegen und dauerhaft speichern. Darin legst du fest, welche Informationen die KI aus einem Dokument extrahieren soll und wie der spätere Dateiname aufgebaut wird. Für verschiedene Dokumenttypen bringt NameQuick bereits fertige Vorlagen mit, beispielsweise für
- Rechnungen
- Geschäftsdokumente
- Fotos
Am Beispiel einer Rechnung lassen sich etwa folgende Informationen auswählen:
- Dokumentdatum
- Anbieter
- Dokumenttyp
- Rechnungsbetrag
- Rechnungsnummer
- Fälligkeitsdatum
- Steuerbetrag
- Währung
Du kannst frei definieren, in welcher Reihenfolge diese Angaben später im Dateinamen erscheinen sollen. Beispielsweise: 2026-07-24_Amazon_Rechnung_39,95.pdf oder Amazon_2026-07-24_39,95_Rechnung.pdf o.ä.
6. Dateien intelligent umbenennen
Nun beginnt die eigentliche Arbeit mit NameQuick: Über den Befehl Smart-Umbenennen analysiert die KI jede einzelne Datei, erkennt die gewünschten Informationen und schlägt passende Dateinamen vor. Besonders praktisch:
- jede Umbenennung kann überprüft werden
- einzelne Dateien lassen sich manuell anpassen
- Änderungen können rückgängig gemacht werden
So bleibt die Kontrolle jederzeit bei dir als Anwender.
7. Nutzung und Kosten überwachen
Im Einstellungsdialog zeigt NameQuick detaillierte Statistiken über die KI-Nutzung an. Dazu gehören beispielsweise:
- Anzahl der verarbeiteten Dateien
- verwendete Token
- entstandene API-Kosten
- verwendeter KI-Anbieter
- eingesetztes Modell
Gerade bei der Nutzung eigener API-Schlüssel sorgt diese Transparenz dafür, dass die laufenden Kosten jederzeit nachvollziehbar bleiben.
Fazit zum Workflow
Der Ansatz: Mir gefällt vor allem, dass sich der gesamte Ablauf auf das Wesentliche konzentriert. NameQuick möchte kein Dokumentenmanagement sein und auch keine Konkurrenz zu DEVONthink. Stattdessen übernimmt es genau eine Aufgabe: Dateien anhand ihres Inhalts sinnvoll zu benennen.
Die Praxis: Nach der einmaligen Einrichtung reduziert sich der eigentliche Workflow im Alltag auf drei Schritte:
- Dateien auswählen.
- Passende Benennungsvorlage wählen.
- Umbenennen starten.
Gerade bei Rechnungen, Verträgen oder eingescannten Dokumenten dürfte sich dadurch schnell eine erhebliche Zeitersparnis ergeben. Gleichzeitig bleibt die Kontrolle bleibt jederzeit beim Anwender, da jede vorgeschlagene Umbenennung vor dem endgültigen Übernehmen kontrolliert werden kann.
Der Preis
NameQuick ist in zwei Varianten erhältlich.
- Die Self-Managed-Version kostet einmalig 69 €. Sie kann mit lokalen KI-Modellen wie Ollama oder LM Studio oder mit einem eigenen API-Schlüssel für OpenAI, Claude, Gemini oder OpenRouter betrieben werden.
- Alternativ gibt es eine Managed-Version ab 12 € pro Monat. Hier übernimmt NameQuick die komplette KI-Infrastruktur, sodass kein eigener API-Schlüssel erforderlich ist.
Das Programm findest du hier: NameQuick
Vier Werkzeuge, vier unterschiedliche Konzepte
Nachdem wir uns NameQuick genauer angesehen haben, lohnt sich vielleicht noch ein Blick auf die unterschiedlichen Schwerpunkte einzelner, von macOS-Anwendern oft genutzten Programme. Obwohl sie auf den ersten Blick ähnliche Aufgaben erfüllen, verfolgen sie ganz unterschiedliche Konzepte. Während Better Rename auf die klassische Stapelumbenennung spezialisiert ist, automatisiert Hazel komplette Datei-Workflows und DEVONthink dient als leistungsfähiges Dokumentenarchiv. NameQuick hingegen nutzt KI, um den Inhalt von Dateien zu verstehen und daraus aussagekräftige Dateinamen abzuleiten. Die folgende Tabelle zeigt, wo die jeweiligen Stärken liegen.
| Typischer Einsatzzweck | NameQuick | Better Rename | Hazel | DEVONthink |
|---|---|---|---|---|
| Dokumente anhand ihres Inhalts automatisch benennen | ★★★ | – | – | ★★ |
| Klassische Massenumbenennung von Dateien | ★★ | ★★★ | ★ | ★ |
| Fotos anhand von EXIF-Daten umbenennen | ★ | ★★★ | – | – |
| Regelbasierte Dateiverarbeitung automatisieren | ★ | – | ★★★ | ★★★ |
| Ordner kontinuierlich überwachen (Watch Folder) | ★★ | – | ★★★ | ★★★ |
| OCR für gescannte Dokumente | ★★ | – | – | ★★★ |
| Dokumente per Volltext wiederfinden | ★ | – | – | ★★★ |
| Automatische Ablage nach frei definierbaren Regeln | ★ | – | ★★★ | ★★★ |
| KI-gestützte Analyse des Dokumentinhalts | ★★★ | – | – | ★★ |
| Lokale KI-Modelle (Ollama, LM Studio) | ★★★ | – | – | ★★* |
| Komplette Dokumentenverwaltung | – | – | – | ★★★ |
Stärken der Programme auf einen Blick
| Programm | Stärke |
|---|---|
| NameQuick | Versteht den Inhalt einer Datei und vergibt mithilfe von KI aussagekräftige Dateinamen. |
| Better Rename | Das Schweizer Taschenmesser für klassische Batch-Umbenennungen aller Art. |
| Hazel | Der Automatisierungsspezialist: überwacht Ordner und verarbeitet Dateien anhand frei definierbarer Regeln. |
| DEVONthink | Das digitale Archiv. Dokumente müssen oft gar nicht sinnvoll benannt werden, weil OCR und Volltextsuche sie trotzdem jederzeit wiederfinden. |
* DEVONthink 4 kann lokale Sprachmodelle (z. B. über Ollama oder LM Studio) für seine KI-Funktionen nutzen, allerdings nicht mit dem Schwerpunkt der automatischen Dateibenennung wie NameQuick.
Für wen lohnt sich NameQuick?
Drei typische Zielgruppen können sein:
- Anwender ohne Dokumentenmanagement: Hier kann NameQuick einen echten Mehrwert bieten. Schon allein verständliche Dateinamen erleichtern das spätere Wiederfinden erheblich.
- Fotografen: Eher weniger. Wer seine Bilder ohnehin sauber organisiert oder Programme wie Better Rename nutzt, wird kaum Vorteile erkennen.
- DEVONthink-Nutzer: Interessant – allerdings nur als vorgelagerter Verarbeitungsschritt beim Erfassen neuer Dokumente.
NameQuick ersetzt weder Better Rename noch DEVONthink. Es setzt vielmehr einen Schritt früher an: nämlich genau dann, wenn neue Dokumente erstmals auf dem Rechner landen: Better Rename bleibt das Werkzeug für klassische Massenumbenennungen. DEVONthink bleibt das Wissensarchiv. NameQuick ergänzt diese Werkzeuge um einen neuen Ansatz: Es nutzt KI, um Dateien bereits beim Eingang anhand ihres Inhalts sinnvoll zu benennen und – auf Wunsch – zu sortieren.
Ob einem das den Kaufpreis wert ist, hängt letztlich vom eigenen Workflow ab. Wer täglich dutzende Rechnungen oder Scans verarbeitet, dürfte schnell Zeit sparen. Wer dagegen hauptsächlich beispielsweise mit Fotos arbeitet oder ohnehin ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement wie DEVONthink einsetzt, wird den Nutzen vermutlich deutlich geringer einschätzen. Für mich als intensivem DEVONthink-Nutzer bleibt NameQuick deshalb eine interessante Speziallösung – nicht mehr, aber auch nicht weniger.
