Das geringste Problem stellte dabei die Verwaltung der diversen v.a. administrativen Dokumentenbestände dar. Hier musste man in DEVONthink eigentlich nur die bisherigen Ablagestrukturen der Papierablage abbilden. Die wesentlichen Anforderungen bestanden diesbezüglich einmal in der Einbindung diverser Dokumentenscanner (sowohl Einzugs- wie auch Aufsichtscanner), die den laufenden Dokumentenzufluss nach DEVONthink übergeben können. Die Mehrzahl der vorhandenen Dokumente war ohnehin bereits digitalisiert, insofern war die Übernahme in eine DEVONthink-Datenbankstruktur kein Problem. Gerade die differenzierten Suchoptionen von DEVONthink würden hier erhebliche Erleichterungen bringen.

Zum anderen war die Vernetzung der DEVONthink-Datenbanken über mehr als 15 stationäre iMacs und mobile MacBooks (zusätzlich noch iPhones und iPads) hinweg eine Aufgabe, an die ich mich nur zögernd herantraute, denn ein hardwareseitig so umfassendes Projekt hatte ich bis dahin noch nicht betreut. Es war jedoch überhaupt kein Problem - die gewohnten Synchronisationsoptionen wie ich die auch bei kleineren Projekten genutzt hatte, ließen sich auch bei diesem mittelgroßen Projekt anwenden und genauso leicht realisieren wie die kleineren Projekte, die ich bislang betreute. Die Synchronisation läuft über einen eigenen WebDAV-Server, der hinter einer speziell abgesicherten Firewall liegt und von extern über einen VPN-Zugang erreicht werden kann. Letzteres ist wichtig v.a. für den datenschutzrechtlich einwandfreien mobilen Zugriff von unterwegs, z.B. bei Hausbesuchen.

Etwas abweichend von der üblichen DEVONthink-Aufgabenstellung haben wir einen Workflow eingerichtet, bei dem hereinkommende Patientenakten bestimmten Themenbereichen und Workflows zugeordnet und am Ende automatisiert einem "traditionellen" Praxisverwaltungssystem übergeben werden können. Ein besonderes Schmankerl ist die Möglichkeit, in DEVONthink Patientenakten so zu organisieren, dass damit ganze Hausbesuchsrouten vorbereitet werden können und die erhobenen Daten und Befunde von unterwegs direkt an die Praxis übermittelt werden können.

Ein "traditionelles" Patientenverwaltungssystem kann DEVONthink jedoch nicht ersetzen und will das auch gar nicht. DEVONthink fehlen hier z.B. die nötigen Schnittstellen zur Leistungsabrechnung. Außerdem unterstützt DEVONthink derzeit noch keine rechts- und revisionssichere Dokumentenablage, allerdings darf man diesbezüglich wohl baldige Änderungen erwarten. Eine klassische kassenärztliche Patientenverwaltung wird auch damit allerdings nicht möglich sein, dazu braucht es auch weiterhin spezialisierte Software (Hinweis am Rande: Wer sich über die altbackene UI von DEVONthink beschwert, soll sich mal eine Patientenverwaltungs-Software anschauen...).

Zusammenfassend bedeutet der Einsatz von DEVONthink eine erhebliche Ersparnis an Zeitaufwand und vereinfacht und strukturiert die Arbeitsabläufe auch in einer mittelgroßen internistischen Arztpraxis. Und die Umsetzung war nicht einmal so aufwändig wie ich ursprünglich befürchtet hatte. Über die DEVONthink-interne Einrichtung hinaus mussten wir uns lediglich einige Skripte schreiben lassen, soweit wir nicht mit unseren eigenen Mitteln zum Ziel kamen.

Bildquelle: Pexels