Werfen wir erst einmal ganz dröge und allgemein einen Blick darauf, was sich hinter dem Begriff Datenbank verbirgt: Eine Datenbank ist eine strukturierte Sammlung von Daten, die elektronisch gespeichert und verwaltet wird. Sie ermöglicht das Speichern, Abrufen und Verarbeiten von Informationen auf effiziente Weise. Datenbanken werden häufig in verschiedenen Anwendungen eingesetzt, darunter:

  • Relationale Datenbanken: Organisieren Daten in Tabellen (z.B. MySQL, PostgreSQL).
  • NoSQL-Datenbanken: Verwenden flexible Datenspeicherformate (z.B. MongoDB).
  • Objektdatenbanken: Speichern Informationen als Objekte (z.B. db4o).

Die Hauptmerkmale einer Datenbank sind:

  1. Datenintegrität: Gewährleistung der Genauigkeit und Konsistenz der gespeicherten Informationen.
  2. Zugriffskontrolle: Verwaltung der Benutzerrechte zum Zugriff auf die Daten.
  3. Abfragesprachen: Verwendung von Sprachen wie SQL zur Abfrage und Manipulation der Daten


Lässt sich eine DEVONthink-Datenbank hier einordnen?

Einfache Antwort: Eher nein. Und was ist eine DEVONthink-Datenbank dann?

DEVONthink-Datenbanken sind keine klassischen Objektdatenbanken im Sinne der objektorientierten Programmierung und schon gar keine relationalen oder NoSQL-Datenbanken. Stattdessen sind sie eine spezielle Form von Dokumenten- und Informationsmanagement-Datenbanken, die sich auf die Organisation, Speicherung und Suche von Dokumenten konzentriert. Es nutzt weder ein rein objektorientiertes Datenmodell noch die Architektur klassischer Objektdatenbanken. Stattdessen kombiniert es Elemente von Dokumentendatenbanken, Metadatenverwaltung und KI-gestützter Datenanalyse, um ein leistungsfähiges Tool für die Verwaltung von Informationen zu bieten.

In DEVONthink liegt der Schwerpunkt auf:

  • Sammlung von Inhalten: Eine Datenbank kann verschiedene Arten von Inhalten enthalten, darunter Textdokumente, PDFs, Webseiten und Bilder.
  • Organisation: Inhalte können in Gruppen (Ordnern) organisiert werden, um die Navigation und Suche zu erleichtern.
  • Suchfunktionalität: DEVONthink bietet leistungsstarke Such- und Filterfunktionen, um Informationen schnell zu finden.
  • Kategorisierung: Benutzer können Tags verwenden, um Inhalte zu kategorisieren und leichter zugänglich zu machen.
  • Synchronisation: Datenbanken können mit anderen Geräten synchronisiert werden, sodass Benutzer überall auf ihre Informationen zugreifen können.
  • Intelligente Funktionen: DEVONthink nutzt KI-gestützte Funktionen zur Analyse von Inhalten und zur Bereitstellung relevanter Vorschläge oder Verknüpfungen zwischen Dokumenten.

DEVONthink speichert seine Dokumente in einem gepackten Ordner (normale Datenbanken) auf Finderebene. Standardmäßig werden diese Datenbanken im Verzeichnis Datenbanken auf der obersten Ebene deines Benutzer-verzeichnisses abgelegt. Du kannst deine Datenbanken aber in auf beliebigen anderen Finderstrukturen ablegen, auch auf externen Medien wie beispielsweise einem USB-Stick oder einer externen Festplatte (aber bitte nicht auf einem NAS oder in der Cloud mit dem Hintergedanken, dass damit Mehrbenutzerfähigkeit erreicht würde...)


In DEVONthink gibt es zwei Datenbanktypen, die wir uns jetzt näher anschauen werden: Die "normale" Datenbank und die verschlüsselte Datenbank.


Die "normale" Datenbank in DEVONthink.

Eine normale Datenbank in DEVONthink ist eine unverschlüsselte Standarddatenbank. "Unverschlüsselt" heißt, dass im Zweifel jeder an die Datenbankinhalte herankommt. Sie dient zur Organisation, Speicherung und Verwaltung von Daten wie Dokumenten, Notizen, PDFs, Bildern, Webseiten und mehr. Im Gegensatz zu einer verschlüsselten Datenbank bietet sie keine spezielle Sicherheitsfunktion wie eine Passwortsperre oder Verschlüsselung.


Merkmale einer normalen Datenbank in DEVONthink:

  • Offene Struktur: Dein Dokumente und Daten werden unverschlüsselt auf deinem Dateisystem gespeichert. Das bedeutet, dass sie für jeden zugänglich sind, der Zugriff auf deinen Computer oder die Cloud hat, in der die Datenbank gespeichert wird.
  • Flexibilität: Normale Datenbanken sind schneller zu erstellen, da kein Passwort benötigt wird. Sie eignen sich für weniger sensible Daten, bei denen Datenschutz keine zentrale Rolle spielt.
  • Synchronisation: Du kannst normale Datenbanken mit anderen Geräten synchronisieren, z. B. über iCloud, Dropbox oder einen lokalen Server. Allerdings sind die Daten während der Synchronisation nicht automatisch verschlüsselt. Für Sicherheit bei der Synchronisation kannst du in den Synchronisationseinstellungen eine Verschlüsselung aktivieren.
  • Zugänglichkeit: Normale Datenbanken können direkt geöffnet werden, ohne ein Passwort einzugeben. Das erleichtert den Zugriff, wenn du häufig mit den Daten arbeitest oder diese mit anderen teilen möchtest.
  • Dateispeicherung: Die Datenbankdateien sind standardmäßig im Finder zugänglich (und können auch hier über "Paketinhalt öffnen"). Wenn du eine Datenbank verlagerst oder teilst, sind die Daten daher mehr oder minder direkt lesbar.


Vorteile einer normalen Datenbank:

  • Einfachheit: Keine Passwortverwaltung nötig.
  • Schneller Zugriff: Sofortiger Zugriff auf alle Inhalte.
  • Effizient: Keine Performance-Einbußen durch Verschlüsselung.


Die verschlüsselte Datenbank

Eine verschlüsselte Datenbank in DEVONthink ist eine spezielle Art von Datenbank, die mit einer Verschlüsselung versehen ist, um die darin gespeicherten Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dies ist besonders nützlich, wenn du sensible oder vertrauliche Informationen verwalten möchtest, wie beispielsweise persönliche Dokumente, Forschungsdaten oder Geschäftsunterlagen.


Merkmale einer verschlüsselten Datenbank in DEVONthink:

  • Verschlüsselung: Die Datenbank wird mit dem AES-256-Standard verschlüsselt. Dieser gilt als sehr sicher und ist der Industriestandard für die Datenverschlüsselung. Die Verschlüsselung erfolgt auf Dateiebene, sodass der Zugriff auf die Datenbank ohne das korrekte Passwort nicht möglich ist.
  • Passwortschutz: Beim Erstellen der verschlüsselten Datenbank legst du ein Passwort fest. Dieses Passwort ist erforderlich, um die Datenbank zu öffnen. Es ist wichtig, dieses Passwort sicher zu speichern, da DEVONthink keine Möglichkeit bietet, es wiederherzustellen, wenn es verloren geht.
  • Sicherheit bei der Synchronisierung: Verschlüsselte Datenbanken können über DEVONthink synchronisiert werden, z. B. über iCloud, Dropbox oder andere Cloud-Dienste. Die Verschlüsselung sorgt dafür, dass die Daten auch bei der Übertragung oder in der Cloud sicher bleiben.

Warnhinweis: Wenn du dein Passwort vergisst, kommst du nicht wieder an die in einer verschlüsselten Dokumente heran, auch nicht über Paket öffnen im Finder. Einzig die CIA mag dann noch helfen...


Der Unterschied zu unverschlüsselten Datenbanken:

Unverschlüsselte Datenbanken sind offen lesbar, sobald sie sich auf einem Computer, auf einem externen Speicher-Medium oder in der Cloud befinden. Verschlüsselte Datenbanken bieten Sicherheit, zum Beispiel auch denn wenn dir dein MacBook unterwegs abhanden gekommen ist - egal ob es gestohlen wurde oder ob du es anderweitig verschlampert hast. Und glaube mir: Ich weiß, wovon ich rede...


Vorteile einer verschlüsselten Datenbank:

  • Schutz vor unbefugtem Zugriff.
  • Einfache Integration in bestehende Workflows von DEVONthink.
  • Sicherheit bei der Synchronisation und Speicherung in der Cloud.


Tabellarische Gegenüberstellung: Normale vs. Verschlüsselte Datenbank

MerkmalNormale DatenbankVerschlüsselte Datenbank
ZugriffUnverschlüsselt, sofortiger ZugriffPasswortgeschützt, erfordert Zugang
SicherheitGeringer Schutz vor unbefugtem ZugriffSchutz durch AES-256-Verschlüsselung
DatenintegritätKeine spezielle SicherheitsmaßnahmenSicher bei Verlust oder Diebstahl
SynchronisationSynchronisation ohne automatische VerschlüsselungSicher in der Cloud
BenutzerfreundlichkeitEinfacher Zugang ohne PasswortErfordert Passwortverwaltung

Diese Gegenüberstellung verdeutlicht noch einmal, dass normale Datenbanken für den Alltagseinsatz mit wenig sensiblen Daten geeignet sind, während verschlüsselte Datenbanken maximale Sicherheit für vertrauliche Informationen bieten. Die Wahl hängt von der Wichtigkeit des Datenschutzes und den Anforderungen deiner Anwendung ab.


Bildquelle: Pexels (Tima Miroshnichenko)