Was bedeutet „Datenbank überprüfen und reparieren“ wirklich?

In DEVONthink findest du unter „Ablage > Datenbank überprüfen und reparieren“ eine Funktion, die viele Nutzer nur im Notfall öffnen. Der Name klingt dramatisch – ist es aber meist nicht. Überprüfen überprüft die interne Konsistenz der Datenbank. Dieser Überprüfungsvorgang findet übrigens bei jedem erneuten Öffnen einer Datenbank statt.

DEVONthink kontrolliert dabei unter anderem:

  • Verweise zwischen Metadaten und Dokumenten
  • Index-Einträge der Volltextsuche
  • interne Datenbankstrukturen

Reparieren hingegen greift nur ein, wenn Inkonsistenzen gefunden werden und muss aktiv angestoßen werden. In vielen Fällen handelt es sich um harmlose Index-Abweichungen, die automatisch korrigiert werden. Deine Dokumente selbst sind davon in der Regel nicht betroffen.

Wichtig ist: Eine Datenbank ist kein Ordner mit Dateien, sondern ein strukturierter Container aus Dokumenten, Metadaten und Indizes. Wenn DEVONthink „meckert“, betrifft das häufig fast ausschließlich die Organisation der Datenbankinhalte – nicht den eigentlichen Inhalt bzw. den Dokumentenbestand.


Typische Fehlermeldungen im Protokoll

Ein Blick ins Protokoll wirkt oft bedrohlicher, als er ist. Begriffe wie „Inkonsistenzen“, „Fehlende Datei“ oder „Verwaiste Datei“ klingen nach Datenverlust. In der Praxis bedeuten sie meist:

  • Ein Dokument wurde verschoben, bevor der Index aktualisiert wurde.
  • Ein Eintrag verweist auf eine nicht mehr existierende UUID.
  • Die Datenbank wurde während eines Schreibvorgangs geschlossen.

Gerade bei größeren Datenbanken oder nach einem unerwarteten System- oder Programmcrash, aber auch wenn eine Datenbank auf einem externen Volume liegt, das vorzeitig vom Rechner getrennt wurde, können solche Meldungen auftreten. Das heißt nicht automatisch, dass Dokumente beschädigt sind. Beschädigt wurde die Verwaltung der Dokumente.

Wenn sich aber Symptome zeigen – etwa nicht mehr öffnende Dateien, leere Vorschauen oder Suchergebnisse ohne Treffer trotz vorhandener Dokumente – besteht echter Handlungsbedarf.


Wann ein Datenbank-Neuaufbau nötig ist – und wie er funktioniert

Ein Neuaufbau ist mehr als eine Reparatur. Dabei erstellt DEVONthink die interne Struktur der Datenbank neu. Die Dokumente bleiben erhalten, aber:

  • Indizes werden komplett neu erzeugt
  • Metadaten-Verknüpfungen werden rekonstruiert
  • Interne Strukturen werden neu aufgebaut

Ein Neuaufbau ist dann sinnvoll, wenn:

  • Datenbank überprüfen und reparieren wiederholt Fehler meldet
  • Suchergebnisse offensichtlich unvollständig sind
  • Sich die Datenbank ungewöhnlich träge verhält
  • Protokoll-Meldungen trotz Reparatur bestehen bleiben

Der Vorgang kann – je nach Größe – längere Zeit dauern. Währenddessen kannst du die Datenbank nicht nutzen.

Technisch betrachtet liest DEVONthink alle Objekte neu ein und erstellt daraus eine neue, saubere interne Struktur. Das ist vergleichbar mit dem Neuaufbau eines Index in einer SQL-Datenbank (auch wenn eine DEVONthink-Datenbank keine SQL-Datenbank ist) – nicht mit dem Löschen und Neuanlegen deiner Dokumente.


Risiken minimieren: Backup vor Reparatur

Bevor du reparierst oder insbesondere bevor du neu aufbaust, solltest du ein Backup erstellen. Auch wenn Datenbank überprüfen und reparieren oder auch ein Neuaufbau in der Praxis sehr zuverlässig arbeiten, bleibt jede tiefgreifende Operation ein Eingriff in die Struktur der Datenbank - und dabei kann theoretisch immer etwas schief gehen.

Du hast mehrere Möglichkeiten:

  • Die Datenbank als ZIP archivieren („Ablage > Exportieren > Datenbank-Archiv“)
  • Die Time-Machine-Sicherung prüfen
  • Den Datenbankordner manuell sichern

Wichtig ist: Schließe DEVONthink vollständig, bevor du eine Datenbank manuell sicherst. Nur stellst du sicher, dass alle Schreibvorgänge abgeschlossen sind.

Gerade wenn du – wie ich – mit größeren Wissensarchiven arbeitest, ist ein aktuelles und regelmäßiges Backup Pflicht. Ich empfehle mindestens eine zusätzliche Sicherung außerhalb des regulären Sync-Zyklus.

Zum Thema Backup von DEVONthink-Datenbanken habe ich hier etwas geschrieben:

Backups mit DEVONthink richtig gemacht.


Erfahrungsbericht: Neuaufbau einer 50-GB-Datenbank

Vor einigen Monaten meldete meine Hauptdatenbank mit rund 50 GB Größe wiederholt „Inkonsistenzen“. Keine offensichtlichen Schäden, aber das Protokoll blieb nicht sauber. Die Suche lieferte vereinzelte Aussetzer.

Mein Vorgehen war pragmatisch:

Zunächst erstellte ich ein vollständiges Backup als ZIP-Archiv. Danach ließ ich Datenbank überprüfen und reparieren laufen. Einige Einträge wurden korrigiert, doch die Meldungen tauchten erneut auf.

Ich entschied mich für einen Neuaufbau der Datenbank.

Der Vorgang dauerte knapp 40 Minuten auf einem aktuellen Mac. Währenddessen blieb die Datenbank gesperrt. Nach Abschluss des Neuaufbaus war das Protokoll sauber, die Suche reagierte spürbar schneller, und die vorher auftauchenden Inkonsistenzen waren verschwunden.

Entscheidend war für mich die Erkenntnis: Der Neuaufbau war keine Notoperation, sondern eine Art Frühjahrsputz für die interne Struktur. Kein einziges Dokument ging verloren. Auch Tags, Kommentare und intelligente Gruppen blieben vollständig erhalten.


Zusammengefasst: Ruhig bleiben und strukturiert vorgehen

Nicht jede Warnung ist ein Notfall. Datenbank überprüfen und reparieren ist in DEVONthink ein Diagnosewerkzeug – kein Alarmknopf. Solange sich keine funktionalen Probleme zeigen, können viele Protokoll-Meldungen zunächst beobachtet werden.

Wenn du jedoch strukturelle Auffälligkeiten bemerkst, gehe systematisch vor:

  1. Backup erstellen.
  2. Datenbank überprüfen und reparieren ausführen.
  3. Bei Bedarf einen Neuaufbau der Datenbank durchführen.

Mit dieser Reihenfolge behältst du die Kontrolle – und deine Datenbank bleibt das, was sie sein soll: ein stabiles Wissensarchiv statt eine Quelle unnötiger Nervosität.