Die Synchronisation in DEVONthink ist eines der Themen, die erst dann Aufmerksamkeit bekommen, wenn sie nicht mehr funktioniert. Solange Mac, iPad und iPhone brav dieselben Daten zeigen, denkt niemand darüber nach, wie und ob die Synchronisation funktioniert. Wenn aber plötzlich Dokumente fehlen, Konflikte auftauchen oder eine Datenbank „hinterherhinkt“, wird der Sync schnell zum Nerventhema. Das Problem dabei: Die eigentliche Ursache liegt selten dort, wo man sie intuitiv vermutet.


Wie DEVONthink überhaupt synchronisiert

DEVONthink arbeitet nicht mit einer permanenten Live-Verbindung, sondern mit synchronisierten Snapshots. Jede Datenbank ist zunächst lokal vollständig vorhanden. Änderungen werden gesammelt, beim nächsten Sync-Vorgang verglichen und dann an die anderen Geräte verteilt. Genau das macht das System robust – aber auch erklärungsbedürftig.

Manchmal fällt es gar nicht auf, dass die Daten erst lokal gespeichert werden und erst dann mit dem anderen Rechner abgeglichen werden, weil alles so schnell geht.

Wichtig ist: DEVONthink synchronisiert komplette Datenbanken, nicht einzelne Dateien – und zwar genau die Datenbanken, die du in den Programmeinstellungen für den jeweiligen Sync-Job ausgewählt hast. Wer im Finder Ordner verschiebt, Datenbanken kopiert oder mehrere Versionen parallel betreibt, greift direkt in diese Logik ein. Viele Sync-Probleme entstehen genau an dieser Stelle.


Klassiker Nr. 1: iCloud-Sync als stiller Saboteur

Die Synchronisation über die iCloud wirkt bequem (und ist es auch), ist aber für komplexe Datenstrukturen nur bedingt geeignet. macOS lagert Dateien aus, lädt sie „bei Bedarf“ nach und verschiebt sie intern, ohne dass die beteiligten Programme und Apps davon zwingend etwas mitbekommen. Für normale Dokumente ist das unkritisch. Für eine DEVONthink-Datenbank mit tausenden kleinen Dateien kann das fatal sein.

Typische Symptome sind endlose Sync-Schleifen, scheinbar verschwundene Dokumente oder der Eindruck, dass ein Gerät immer „hinterherhinkt“. Die Lösung ist meist simpel, aber konsequent: Entweder den Sync per iCloud vollständig aus dem Spiel nehmen oder zumindest sicherstellen, dass die DEVONthink-Datenbanken lokal dauerhaft verfügbar sind. „Speicher optimieren“ (macOS-Systemeinstellungen > Allgemein > Speicher) und DEVONthink vertragen sich nicht.


Doppelstrukturen: Wenn Ordnung zur Fehlerquelle wird

Ein erstaunlich häufiger Fehler ist das Arbeiten mit mehreren Kopien derselben Datenbank. Oft passiert das unbewusst: Eine Datenbank liegt lokal, eine zweite im iCloud-Ordner oder auf einem NAS (wo sie nicht hingehören), eine dritte vielleicht noch als Backup auf einer externen Festplatte. Öffnet man dann versehentlich die falsche Version, entsteht ein Sync-Chaos, das kaum noch nachvollziehbar ist.

DEVONthink selbst kann das nicht „erraten“ und daher deine Sync-Probleme auch nicht lösen. Für DEVONthink sind es schlicht verschiedene Datenbanken. Die einzige saubere Lösung besteht darin, sich für eine Master-Datenbank zu entscheiden, alle anderen konsequent zu schließen und erst dann erneut zu synchronisieren. Alles andere ist Flickwerk.


Schlüsselprobleme: Unsichtbar, aber wirkungsvoll

Wenn du mit verschlüsseltem Sync arbeitest (und das hoffe ich), solltest du dir bewusst machen, dass der Sync-Schlüssel die zentrale Vertrauensbasis bei der Kommunikation verschiedener Rechner miteinander ist. Schon kleine Abweichungen – etwa durch manuelles Neu-Anlegen eines Schlüssels auf einem Gerät – führen dazu, dass Daten zwar übertragen, aber nicht mehr korrekt zusammengeführt werden können.

Das äußert sich oft nicht durch Fehlermeldungen, sondern durch „komische Effekte“: Dokumente tauchen doppelt auf, Metadaten fehlen oder Änderungen scheinen ignoriert zu werden. In solchen Fällen hilft kein Neustart, sondern nur ein kontrollierter Reset des Syncs, idealerweise beginnend mit dem Gerät, auf dem die Datenbank am aktuellsten und vollständigsten ist.


Debugging statt Rätselraten

DEVONthink bietet kein klassisches Debug-Menü für die Synchronisation. Stattdessen ist die Analyse bewusst in den Fehler-Melden-Dialog ausgelagert (den findest du in der Menüleiste, wenn du mit gehaltener Wahltaste in das Hilfe-Menü gehst). Es wird automatisiert eine Support-Mail an den DEVONtechnologies-Support erstellt, dem einige Log-Dateien angehängt sind. Diese sind primär für den Support gedacht, können aber (Kenntnisse voraus gesetzt) helfen, grundsätzliche Muster zu erkennen.

Entscheidend ist dabei weniger das Lesen einzelner Logzeilen als der zeitliche Verlauf. Viele Auffälligkeiten relativieren sich nach einem vollständigen Synchronisationsdurchlauf von selbst. Geduld ist daher oft die wirkungsvollste Maßnahme. Erst wenn sich Probleme wiederholen oder stabil reproduzierbar bleiben, lohnt es sich, gezielt einzugreifen – etwa durch strukturelle Korrekturen oder eine sauberes Neuanlagen eines Sync-Jobs.

Die zuverlässigsten Lösungen entstehen nicht durch das Studieren von Protokollen, sondern durch saubere Rahmenbedingungen. Eine eindeutige Datenbankstruktur, ein klar definierter Sync-Speicher und die Bereitschaft, einem vollständigen Durchlauf Zeit zu geben, lösen die meisten Probleme nachhaltiger als jede Detailanalyse. Wenn du das verinnerlichst, erlebst du eine Synchronisation nicht mehr als ständiges Risiko, sondern als ruhige Hintergrundfunktion.


Best Practices für stabile Synchronisation im Alltag

Stabile Synchronisation ist weniger eine Frage der richtigen Einstellung als der richtigen Haltung. Wenn du DEVONthink nutzt, solltest du Sync nicht als etwas begreifen, das „nebenbei“ läuft, sondern als einen bewusst gestalteten Prozess. Das beginnt mit der Entscheidung für einen bestimmten Synchronisationsweg. Ob WebDAV, Dropbox oder ein anderer Dienst – entscheidend ist nicht die Wahl an sich, sondern die Konsequenz, im Regelfall bei einem Weg zu bleiben und ihn nicht parallel mit anderen Mechanismen zu vermischen bzw. die parallele Synchronisation über andere Plattformen Sonderfällen vorzubehalten.

Ich synchronisiere beispielsweise weitgehend per Bonjour-Protokoll im lokalen Netz (das geht sogar per Kabel). Nur für die Nutzung unterwegs nutze ich ergänzend den Sync per iCloud.

Ebenso wichtig ist Klarheit bei den Datenbanken selbst. Jede produktive Datenbank sollte genau einen klar definierten Speicherort haben und nicht mehrfach kopiert oder verschoben werden. Viele Probleme entstehen nicht durch technische Fehler, sondern durch gut gemeinte Ordnung im Finder, die der internen Logik von DEVONthink widerspricht. Wenn du Änderungen an der Struktur vornimmst, solltest du DEVONthink diese Änderungen selbst erledigen lassen.

Im Alltag bewährt es sich außerdem, eine laufende Synchronisation bewusst abzuschließen, auch wenn DEVONthink abgebrochene Synchronisationen beim nächsten Mal normalerweise einfach fortsetzt. Gerade auf mobilen Geräten lohnt es sich, nach intensiver Arbeit einen vollständigen Sync abzuwarten, bevor das Gerät in den Ruhezustand geht oder das Netzwerk wechselt. DEVONthink ist zuverlässig, aber es braucht Zeit, um Änderungen sauber zusammenzuführen – besonders bei größeren Datenmengen oder schwankenden Verbindungen.

Nicht zuletzt hilft ein realistischer Erwartungshorizont. Synchronisation ist kein Echtzeit-Streaming, sondern ein Abgleich von Zuständen. Wenn du akzeptierst, dass kleine Verzögerungen normal sind, vermeidest du unnötige Eingriffe, die oft mehr Schaden anrichten als das ursprüngliche Problem. In der Praxis zeigt sich: Je weniger du den Sync zu irgendetwas „zwingst“, desto stabiler läuft er.


Persönliche Erfahrung: Sync ist kein Nebenbei-Thema

Meine Erfahrung ist: Wer DEVONthink ernsthaft nutzt, sollte sich einmal bewusst mit der „Theorie der Synchronisation“ beschäftigen. Nicht aus Misstrauen, sondern aus Verständnis. Viele der vermeintlichen „Bugs“ entpuppen sich als logische Folgen einer unklaren Struktur oder eines missverständlichen Cloud-Verhaltens.

Hast du das einmal verstanden, wird die Synchronisation eine erstaunlich unspektakuläre Angelegenheit.


Troubleshooting bei akuten Sync-Problemen

Wenn du den Eindruck hast, dass etwas ernsthaft schief läuft, ist das Wichtigste zuerst: nichts überstürzen. Öffne nicht parallel mehrere Geräte und beginne nicht hektisch, Datenbanken zu kopieren oder umzubenennen. Damit verschärfst du die Lage fast immer.

  1. Starte stattdessen mit einem klaren Schnitt. Beende DEVONthink auf allen Geräten außer einem – idealerweise dem Mac, auf dem du zuletzt sicher mit der vollständigen Datenbank gearbeitet hast. Dieses Gerät ist jetzt dein Bezugspunkt. Öffne dort die Datenbank und prüfe in Ruhe, ob alle erwarteten Dokumente vorhanden sind und sich korrekt öffnen lassen.
  2. Als Nächstes wirfst du einen Blick auf den Synchronisationsstatus. Wenn ein Sync läuft oder kürzlich gelaufen ist, gib ihm Zeit. Unterbrich ihn nicht vorschnell, auch wenn es länger dauert als gewohnt. Große Datenbanken oder viele Änderungen können Synchronisation deutlich verlangsamen, ohne dass ein Fehler vorliegt.
  3. Sollten Dokumente fehlen oder doppelt auftauchen, widerstehe dem Impuls, sie manuell zu verschieben oder zu löschen. Solche Eingriffe erschweren die spätere Zuordnung. Warte zunächst einen vollständigen Sync-Durchlauf ab und beobachte, ob sich das Bild stabilisiert. In vielen Fällen erledigt sich das Problem genau an diesem Punkt von selbst.
  4. Wenn der Sync wiederholt hängen bleibt oder offensichtlich in einer Schleife läuft, ist es sinnvoll, den Prozess bewusst zu stoppen. Beende DEVONthink, starte die App neu und beginne die Synchronisation erneut – weiterhin nur auf einem Gerät. Erst wenn dieser Durchlauf sauber abgeschlossen ist, nimmst du die anderen Geräte wieder hinzu, eines nach dem anderen.

Bleibt das Verhalten auch dann immer noch unklar oder reproduzierbar fehlerhaft, ist der Moment gekommen, an dem du nicht weiter experimentieren solltest. Öffne mit gehaltener Wahltaste den Dialog im Menü Hilfe > „Fehler melden …“. DEVONthink erstellt dann automatisch einen Diagnosebericht, der alle relevanten Sync-Informationen enthält. Dieser Schritt ist kein Eingeständnis des Scheiterns, sondern der schnellste Weg zu einer sauberen Lösung, ohne zusätzliche Risiken einzugehen. Schicke die Support-Mail (am besten auf Englisch) an DEVONtechnologies – die Jungs antworten im Regelfall erstaunlich schnell.

Grundsätzlich gilt: In akuten Situationen ist weniger Aktion fast immer mehr. DEVONthink ist darauf ausgelegt, Zustände zuverlässig abzugleichen. Je ruhiger und strukturierter du vorgehst, desto höher ist die Chance, dass sich ein scheinbar dramatisches Problem als vorübergehende Unstimmigkeit entpuppt.