DEVONthink ist extrem leistungsfähig – sowohl beim Speichern großer Dateien als auch beim Verwalten zehntausender Dokumente. Dennoch gibt es gute Gründe, Datenbanken nicht endlos wachsen zu lassen.

Einen Überblick über die Größe einer Datenbank bekommst Du über die Menüleiste:

Ablage > Datenbank-Eigenschaften


Technische Grundlagen

Grundsätzlich sind DEVONthink-Datenbanken nicht künstlich begrenzt. Ob mehrere Gigabyte groß oder mit hunderttausenden Objekten gefüllt – solange dein Mac und dein Dateisystem (APFS oder HFS+) mitspielen, läuft alles. Aber: Die Praxis sieht oft anders aus.

Sinnvoll ist, die Größe einzelner Datenbanken bei intensiver Nutzung unter 10–20 GB zu halten, insbesondere wenn du viele Geräte synchronisierst oder regelmäßig auf KI-Funktionen oder Einordnungsfunktionen zurückgreifst.

Auch die Objektanzahl spielt eine Rolle: Ab etwa 100.000–300.000 Einträgen kann die Performance bei Suche, Navigation und KI-Auswertung spürbar nachlassen.


Wann du über eine Aufteilung nachdenken solltest

Es gibt kein starres Limit – aber einige klare Hinweise, dass deine Datenbank zu groß geworden ist:

  • Reparaturfähigkeit: Je kleiner die Datenbank, desto schneller lässt sie sich bei Problemen scannen, reparieren oder neu aufbauen.
  • Externe Nutzung: Wenn du eine Datenbank auf einem USB-Stick oder externen Laufwerk mitnehmen willst, profitierst du von kompakter Größe.
  • Sicherung & Übersicht: Mehrere kleinere Datenbanken lassen sich leichter sichern, strukturieren und thematisch sauber trennen.


Was du beim Aufteilen beachten solltest

Eine Datenbank kannst du problemlos in mehrere neue aufteilen. Dabei gibt es allerdings eine Einschränkung:

Referenzen wie Replikanten funktionieren nur innerhalb einer einzelnen Datenbank.

Werden Dokumente aufgeteilt, gehen Querverbindungen zwischen Datenbanken verloren.

Wenn du also stark mit Verlinkungen, Replikanten oder übergreifenden Tags arbeitest, solltest du deine Struktur vor dem Aufteilen gründlich überdenken.


Vorteile kleinerer Datenbanken

Neben der technischen Stabilität bieten kleinere Datenbanken auch strategische Vorteile:

  • Themen sauber trennen (z. B. „Projekte“, „Forschung“, „Privat“)
  • Unnötige Datenlast auf mobilen Geräten vermeiden
  • Synchronisation gezielter steuern (z. B. nur bestimmte Datenbanken auf iPhone oder iPad)
  • Archivieren ohne die aktive Arbeitsdatenbank zu belasten

Fazit

DEVONthink kann große Datenmengen bewältigen – aber muss es nicht. Eine durchdachte Datenbankstruktur mit mehreren kleineren Einheiten kann Übersicht, Performance und Flexibilität deutlich verbessern.