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Synchronisieren von Datenbanken.

DEVONtechnologies hatte sich vor ein paar Monaten  an die Arbeit gemacht und eine Runderneuerung des Synchronisation-Tools in Angriff genommen. Das alte Synchronisations-Tool in DEVONthink war zwar ganz brauchbar gewesen um Datenbanken über Rechengrenzen hinweg abzugleichen, aber es war immer irgendwie hakelig und sperrig. Ja, es funktionierte, aber richtige Freude wollte bei mir nie aufkommen.

Das neue Synchronisations-Plugin ist sowohl funktional wie auch vom Bedienkonzept her kaum vergleichbar und deutlich leistungsfähiger. Der Abgleich von Datenbanken gerät nun zum Kinderspiel, kann automatisiert im Hintergrund laufen und ersetzt alle möglichen meist umständlichen oder zumindest unzuverlässigen Workarounds um Dokumenten- oder Datenbestände über Rechnergrenzen hinweg synchron zu halten. Das Potential der Synchronisation mit DEVONthink besteht im Wesentlichen in:

  • Synchronisation (fast) in Echtzeit
  • einfachste Konfiguration der Sync-Aufgaben
  • Einbindungen diverser Cloud-Lösungen über Dropbox und WebDAV hinaus (leider kein HiDrive)
  • deutlich schnellere Datenübertragung wie bisher

Konfiguriert wird das ganze in den Programmeinstellungen: Wenn du hier den Bereich „Sync“ öffnest, findest du eine Konfigurationsoberfläche:


DEVONthink: Das neue Sync-Plugin


DEVONthink: Das neue Sync-Plugin

Links im Fenster siehst du deine sogenannten Sync-Jobs, rechts die Datenbanken, die synchron gehalten werden sollen.

Im lokalen Netzwerk wird über das Bonjour-Protokoll synchronisiert, du musst  den Zugriff auf deine Rechner freigeben:

  • du vergibst optional eine Portnummer (die Ports auf den Rechnern sollten nicht identisch sein, z.B. könntest du auf dem einen Rechner 10191 und auf dem anderen 10192 nutzen) - i.d.R. macht das DEVONthink automatisch
  • du vergibst ein beliebiges Passwort, dieses Passwort wird auf dem jeweils anderen Rechner beim ersten Sync abgefragt werden (übrigens auch, wenn du DEVONthink-to-Go nutzt)


Als nächstes legst du jene Sync-Jobs an, die du benötigst. Möglich sind verschiedene Cloud-Lösungen (Box, CloudMe, Dropbox, Magenta-Cloud, WebDAV). Du solltest in diesen Clouds aber keine komplette Datenbank “parken“, sondern hier kannst du einen SyncStore anlegen, der als eine Art Zwischenspeicher für den Abgleich dient. Dieser SyncStore ist keine Datenbank im engeren Sinn, sondern nur eine Brücke zwischen zwei oder mehr Datenbanken.


Synchronisation im lokalen Netzwerk

Für den lokalen Abgleich zweier Rechner kannst du den im linken Bereich des Konfigurationsfensters auftauchenden Eintrag nutzen. Ist der Partnerrechner gerade im lokalen erreichbar und eine der zu synchronisierenden Datenbanken geöffnet, siehst du einen mit einem Bonjour-Icon gekennzeichneten Eintrag. Rechts siehst du unter „Lokal“ die auf dem einen Rechner aktiven Datenbanken und unter „Entfernt“ die auf dem Partnerrechner geöffneten Datenbanken.

Wenn die Datenbank nur auf einem der beiden zu synchonsierenden Rechner existiert, ist natürlich keine Synchronisation möglich. Du musst die Datenbank erst auf den zweiten Rechner übertragen. Das geht mit dem üblichen OSX-internen Methoden (z.B. AirDrop), aber auch direkt aus dem Sync-Tool von DEVONthink heraus:

Wähle links im Sync-Fenster unter "Speicherort" den lokalen Sync aus. Rechts sollten deine Datenbanken auftauchen - siehe oben. Klicke auf die zu importierende Datenbank. Unterhalb des rechten Bereichs siehst du ein kleines Zahnradsymbol. Klick drauf und wähle "Datenbank importieren".

Im unteren Bereich des Konfigurationsfensters siehst du Möglichkeiten, den Synchronisationsvorgang zu individualisieren:

  • besonders interessant ist hier die Option “automatisch“, denn damit ist eine Synchronisation nahezu in Echtzeit möglich: Alles, was du auf dem einen Rechner in einer Datenbank änderst, wird sofort mit dem Partnerrechner abgeglichen
  • gibt es häufige Probleme bei der Synchronisation, kannst du die Zahl maximaler Verbindungen herunter regeln, voreingestellt ist 16 - ich habe damit bislang kaum Probleme erkennen können (MagentaCloud zickt hier öfter ein wenig, dann stelle den Wert z.B. auf 8 herunter).
  • wichtig ist die Art und Weise, wie mit Synchronisationkonflikten umgegangen werden soll: Möglich ist, grundsätzlich die neueste Datei zu verwenden, sicherer ist bei Konflikten jedoch, beide Dokumente zu behalten und erst in einem zweiten Schritt zu entscheiden, welches Dokument behalten werden soll (Nachteil: Nach jedem Sync-Vorgang musst du aussortieren und wirst diverse Dateien doppelt in deiner Datenbank haben


Irgendwelche größeren Probleme habe ich bislang nicht gehabt, ich habe auch (noch) keine Dokumente verloren. Die Synchronisation ist schnell und äußerst bequem.


Sync via SyncStore: Dropbox

Die Synchronisation über einen “SyncStore” macht dann Sinn, wenn die zwei zu synchronisierenden Rechner nicht ständig im Netzwerk miteinander verbunden werden können. Der Fall ist das z.B. wenn einer der beiden Rechner mobil genutzt wird und die die Datenbanken nicht direkt miteinander kommunizieren können. Dann wird auf einem für beide Rechner zugänglichen Server eine Art Zwischenparkplatz für deine okumente abgelegt. Grundsätzlich muss auf beiden Rechnern eine Datenbank liegen und von beiden Rechnern aus muss dieser “SyncStore” erreichbar sein - ansonsten ist ein Sync nicht möglich - aber das sollte eigentlich ohnehin klar sein…

Mit diesem SyncStore kann sich Rechner A verbinden und die Änderungen an einem Datenbankinhalt werden an diesen SyncStore übertragen. Rechner B kann sich dann wiederum mit diesem Sync Store verbinden und die Änderungen in die lokale Datenbank übernehmen. Am Ende sollten die Inhalte der beiden Rechner immer gleich sein. Über den Sync Store lassen sich ohne Weiteres auch mehr als zwei Rechner abgleichen. Der SyncStore ist eine Art cloudfähige Datenbank, kann aber nicht in der Cloud direkt geöffent werden, sondern die Dokumente müssen jeweils in die lokale Datenbank geladen werden.

Ein SyncStore liegt an einem Ort, der von allen beteiligten Rechnern erreicht werden kann. Das kann eine Cloud-Lösung wie die Dropbox (oder mit dem neuen Sync-Plugin auch andere Cloud-Lösungen, aber auch eine eigene WebDAV-Lösung) sein - hierfür gibt es eine spezielle Einstellungsmöglichkeiten. Letztlich ist auch eine Synchronisation aber auch über einen lokalen Sync Store möglich - dies mag Sinn machen, wenn man z.B. die Datenbanken zweier Nutzer-Accounts synchron halten will.

Um z.B. über die Dropbox zu synchronisieren, musst du nur im linken Bereich des Konfigurationsfensters einen Dropbox-Sync anlegen oder den vorangelegten Eintrag aktivieren (du kannst einen komplett neuen Sync anlegen oder einfach ein Häkchen beim vorangelegten Eintrag setzen). Wenn du bereits mit der Altversion des Synchronisation-Plugins gearbeitet hast, macht es Sinn den SyncStore auf der Dropbox zu löschen und neu anzulegen.

Wenn noch keine Dropbox-Verknüpfung angelegt war, wirst du zur Brwoseroberfläche deines Dropbox-Accounts geleitet. und um die Erlaubnis zum Zugriff gebeten. Nach dem Verknüpfen mit der Dropbox im Browser wirst du zum Konfigurationsfenster zurückgeleitet und kannst die Daten für den SyncStore in den Sync-Einstellungen individualisieren. Dann wechselst du in den rechten Bereich des Konfigurationsfensters, aktivierst die zu synchronisierenden Datenbanken und startest einen Synchronisationsvorgang. Nun werden alle relevanten Daten deiner Datenbank in den Dropbox-SyncStore geschaufelt - ein Vorgang, der je nach Datenbankgröße beim ersten Sync einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Auf dem zweiten Rechner aktivierst du den vorangelegten Dropbox-Sync und lässt im Browserfenster ebenfalls den Zugriff auf den Ordner "DEVONthink Packet Sync" zu (siehe oben). Der Sync-Store, den du auf dem Zweitrechner anlegst, muss den gleichen Namen haben wie jener, den du bereits auf dem ersten Rechner angelegt hast (ansonsten hast du zwei unabhängige SyncStores in der Dropbox liegen, die sozusagen aneinander vorbei synchronisieren). Zurück im Konfigurationsfenster startest du wie oben beschrieben einen Synchronisationsvorgang.

Noch ein Tipp:

Der Sync über das Internet ist nicht der schnellste. Bei der Dropbox kannst du immerhin ein wenig Einfluß auf die Upload- und Download-Geschwindigkeit nehmen: Geh in die Einstellungen der Dropbox.app auf deinem Rechner; geh dort in "Netzwerk" und stelle die Bandbreite für den Up- bzw. Download auf "nicht begrenzen".


Synchronisation über WebDAV und andere Cloud-Dienste

Nicht jedem ist sind Cloud-Lösungen geheuer - mir selbst würden einige datenschutzrechtlichen Aspekte z.B. der Dropbox bei vielen Datenbeständen Bauchschmerzen bereiten. Eine Alternative bietet ein WebDAV-Server, den man einer Dropbox vergleichbar konfiguriert und nutzt.

Die Konfiguration der Synchronisation über die anderen Coud-Dienste werden in gleicher Weise vorgenommen. Das Gleiche bei WebDAV: Du aktivierst im Konfigurationsfenster "WebDAV“ und trägst die notwendigen Daten ein - dies machst du natürlich auch auf dem oder den Partnerrechnern. Anschließend kannst du wie bereits oben geschildert deine Datenbanken synchronisieren.

Hinweis: Die kostenlose Version der Dropbox bietet nur 2GB Speichervolumen. Das ist nicht viel, wenn du eine Datenbank darüber synchronisieren möchtest. Schau dich nach Alternativen um: Für Telekom-Kunden sind bis zu 25GB der MagentaCloud kostenlos, auch die iCloud bietet in ihrer kostenlosen Version 5GB (allerdings musst du hier den Platzbedarf für diverse Apps und Backups abziehen). Das Strato-Angebot HiDrive, das technisch mit der Magenta-Cloud identisch ist, bietet ebenfalls 5GB kostenlosen Speicherplatz, wird von DEVONthink leider nicht direkt unterstützt, du kannst es aber per WebDAV einbinden.


Lokalen SyncStore anlegen und nutzen

Den SyncStore als eine Art Transportmedium veränderter Datenbankinhalte hatten wir gerade kennen gelernt, als wir die Dropbox-Synchronisation (oder eine andere Cloud-Lösung) einrichteten. Du kannst aber auch einen lokalen SyncStore anlegen, z.B. um Datenbanken über Nutzer-Accounts hinweg zu synchronisieren

Dazu gehst du über das Dropdown-Menü auf “neuen lokalen SyncStore anlegen”. Ein Speicherdialog taucht auf und du wählst ein Zielverzeichnis aus - hier legst du einen SyncStore an, gibst ihm einen beliebigen Namen - z.B. “Datentransport.dtSyncStore”. Der lokale SyncStore muss natürlich nicht zwingend in diesem Verzeichnis abgelegt werden, er eignet sich auch dafür z.B. auf einer gemeinsam genutzten Festplatte, z.B. einem NAS-Laufwerk abgelegt zu werden.

Der im entsprechenden Dateipfad angelegte SyncStore kann nun vom anderen Nutzer in den Synchronsationseinstellungen über “Existierenden lokalen SyncStore auswählen…” ausgewählt werden. Das weitere Vorgehen entspricht erst einmal der Dropbox-Synchronisation - du synchronisierst von beiden Accounts aus und hältst so die Datenbanken der beiden Benutzer synchron.


Keine Option für’s Synchronisieren

Sicher kann ich eine komplette Datenbank z.B. in die Dropbox, auf einen USB-Stick, ein NAS oder sonstwohin legen und von dort von jedem Rechner aus öffnen. Das kann auch eine Zeitlang gut gehen. Nur: Das ist keine “echte” Synchronisation und irgendwann kommt es zu Datenverlusten, weil die Datenbank auf dem einem der zugreifenden Rechner nicht richtig geschlossen wurde. Oder es kommt zu Problemen, weil gleichzeitig von zwei Rechnern aus an der gleichen Datenbank gearbeitet wurde. Oder, oder…

Hinreichend verlässlich ist solch ein Workaround nur, wenn die Datenbanken auf dem einen Rechner immer zuverlässig geschlossen werden, bevor vom anderen Rechner darauf zugegriffen wird. Bei der Dropbox oder auch anderen Cloud-Lösungen kommt noch die mangelhafte Geschwindigkeit der Lese- und Schreibzugriffe hinzu und auch die Begrenztheit des Speichervolumens.

Und letztlich auch der Sicherheitsaspekt: Wer weiss schon, was der Dropbox-Betreiber mit meinen Datenbanken macht. Aber das muss jeder selbst wissen (aber ich kenne einen Arzt, der einen Teil seiner Patientendaten (unverschlüsselt) in der Dropbox sichert. Viel Vergnügen mit der Datenschutzbehörde…!)

Blogbereich: DEVONthink



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