Das Blog im Apfelpürée

Nachfolgend möchte ich erläutern, warum das passiert, wie du fehlende Dokumente wieder aufspürst – und wie du künftig deutlich gelassener mit solchen Situationen umgehen kannst.

Wie DEVONthink Dateien intern speichert

DEVONthink funktioniert nicht wie der Finder. Auch wenn sich alles wie Ordner und Dateien anfühlt, handelt es sich intern um eine Datenbank mit eigener Logik.

Dokumente liegen physisch in einem Datenbankpaket (in der Regel im Verzeichnis ~/Datenbanken), während die sichtbare Ordnerstruktur innerhalb der Programmoberfläche lediglich beschreibt, wie Inhalte organisiert sind – nicht wo sie gespeichert werden. Entscheidend ist: DEVONthink verwaltet jede Datei über eine interne Referenz. Wird diese Verbindung unterbrochen, erscheint das bekannte graue Icon mit dem Hinweis Fehlende Datei.

Das bedeutet fast immer: Der Eintrag ist noch da, aber die Datei ist nicht mehr erreichbar.

Warum es zu Fehlenden Dateien kommt

Die Ursachen sind meist banal – und deshalb so tückisch.

Sehr häufig entsteht das Problem bei der externen Bearbeitung. Wird ein Dokument in Word, Preview oder einem anderen Programm geöffnet und dort verschoben, umbenannt oder außerhalb der Datenbank gespeichert, verliert DEVONthink den Bezug zur Originaldatei.

Ähnlich problematisch ist das manuelle Arbeiten im Finder. Wer Dateien direkt im Datenbankpaket oder in überwachten Ordnern verschiebt oder löscht, umgeht die interne Verwaltung – mit vorhersehbaren Folgen. Deshalb gilt: Finger weg von den Tiefen der Datenbank!

Ein weiterer Klassiker ist die Verwechslung von Duplikaten und Replikanten. Während ein Duplikat tatsächlich eine zweite Datei erzeugt, verweist ein Replikant nur auf dieselbe Datei an anderer Stelle - es sind nichts anderes als wechselseitige Verweise (vergleichbar dem Alias im Finder). Wird diese Hauptinstanz außerhalb von DEVONthink verändert oder entfernt, bleiben mitunter scheinbar leere Einträge zurück.

Auch Cloud- und Sync-Dienste spielen gelegentlich eine Rolle. Temporär ausgelagerte oder verzögert geladene Dateien wirken für DEVONthink wie verschwunden – selbst wenn sie technisch noch existieren.

So findest du fehlende Dateien wieder

Der wichtigste Schritt zuerst: Ruhe bewahren. Eine Fehlende Datei ist kein Grund für hektische Reparaturen.

Ein Blick in die Dokument-Informationen zeigt oft schon, welcher Pfad ursprünglich hinterlegt war. Mit diesem Wissen lassen sich viele Dateien über die Finder-Suche oder Spotlight wiederfinden. Häufig liegen sie schlicht an einem anderen Ort oder unter einem leicht veränderten Namen.

Bleibt die Suche erfolglos, lohnt sich eine Datenbankprüfung über die integrierten Reparaturfunktionen (Menü > Ablage > Überprüfen und Reparieren). Auch ein Blick in Backups – egal ob DEVONthink-intern, über Time Machine oder in einem "lege-artis"-Backup¹ – bringt in der Praxis erstaunlich oft schnelle Klarheit.

Wie du fehlende Dateien künftig vermeidest

Die beste Prävention ist ein grundlegendes Verständnis dafür, wie DEVONthink gedacht ist: Dokumente sollten idealerweise innerhalb des Programms verwaltet und bearbeitet werden. Die Indexierung (also das Referenzierten von im Finder abgelegten Dokumenten) sollte Spezialfällen vorbehalten sein.²³

Externe Editoren sind kein Problem – solange du Dateien nicht im Finder verschiebst oder neu ablegst. Besonders wichtig ist außerdem ein bewusster Umgang mit Replikanten und eine saubere Backup-Strategie.

Ein einfacher Merksatz hilft im Alltag enorm: DEVONthink ist kein Ordner, sondern ein System. Wer das akzeptiert, arbeitet nicht nur sicherer, sondern auch entspannter.

Und wenn du dann immer noch nichts findest?

Wenn Dateien wirklich nicht mehr auffindbar sind, ist der wichtigste Schritt zunächst, innerlich einen Gang zurückzuschalten. Auch wenn sich die Situation dramatisch anfühlt, steckt dahinter oft kein sofortiger Datenverlust, sondern eine Unklarheit darüber, wo gesucht wird und auf welcher Ebene.

Deshalb nochmal zusammengefasst:

Innerhalb von DEVONthink suchen: Zuerst suchst du mit den Methoden, die DEVONthink bietet: Interne Suche, Reparatur der Datenbank

Außerhalb von DEVONthink suchen: In einem zweiten Schritt suchst du außerhalb von DEVONthink: Spotlight oder EasyFind⁴ - dabei ruhig „unscharf“ suchen (Teilnamen, Datumsspannen) und auch temporäre Ordner, Downloads, Desktop, Cloud-Ordner prüfen. Gerade bei externer Bearbeitung tauchen Dateien oft dort wieder auf.

Backups durchsuchen: Bleibt auch das erfolglos, entscheidet sich alles an der Backup-Strategie. Interne DEVONthink-Backups, Time Machine oder andere Sicherungen sind in dieser Phase keine Absicherung mehr, sondern die eigentliche Arbeitsgrundlage. Gerade Time Machine erweist sich häufig als überraschend effektiv, weil sich damit nicht nur komplette Datenbanken, sondern auch einzelne Dateien zu einem bestimmten Zeitpunkt wiederherstellen lassen. Wichtig ist dabei, nicht weiter herumzuprobieren, bevor ein Backup geprüft wurde, da jede weitere Änderung potenziell Wiederherstellungspunkte überschreibt.

Ehrlich sein: Wenn du selbst in Backups nichts mehr findest, musst du „ehrlich“ sein: Dann handelt es sich sehr wahrscheinlich um echten Datenverlust. In solchen Fällen ist es meist sinnvoller, Inhalte aus Exporten, PDFs, E-Mails oder früheren Entwürfen zu rekonstruieren, statt viel Zeit in Rettungsversuche zu investieren. Professionelle Datenrettung ist nur bei wirklich kritischen und einzigartigen Daten eine realistische Option. An diesem Punkt ist DEVONthink nicht die Ursache des Problems, sondern lediglich der Ort, an dem es sichtbar geworden ist.

Typische Fehlkonfigurationen

Typische Fehlkonfigurationen entstehen meist nicht durch einzelne „falsche Klicks“, sondern durch ein grundlegendes Missverständnis darüber, welche Aufgaben DEVONthink übernimmt – und welche besser anderen Werkzeugen überlassen bleiben. Viele dieser Einstellungen funktionieren zunächst unauffällig und werden erst dann problematisch, wenn Dateien fehlen oder sich unerwartet verhalten.

Eine der häufigsten Fehlkonfigurationen ist der Einsatz von Cloud-Diensten innerhalb der Datenbank. Wird eine DEVONthink-Datenbank in einem von iCloud, Dropbox oder ähnlichen Diensten synchronisierten Ordner abgelegt, greifen zwei Systeme gleichzeitig auf dieselben Dateien zu. Datenbanken gehören nicht in ein Cloud-Verzeichnis (auch nicht auf ein NAS). Cloud-Sync arbeitet dateibasiert, DEVONthink datenbankbasiert – das passt nur bedingt zusammen. Temporär ausgelagerte Dateien oder verzögerte Downloads können von DEVONthink als verschwunden interpretiert werden, obwohl sie technisch noch existieren.

Eng damit verwandt ist die Nutzung indexierter FInder-Verzeichnisse ohne klare Trennung. Indexierte Ordner sind sinnvoll, wenn sie als Einbahnstraße verstanden werden: Dateien gehen hinein, werden importiert, danach ist DEVONthink zuständig. Problematisch wird es, wenn diese Ordner gleichzeitig aktiv weiterbearbeitet, umsortiert oder von anderen Programmen verändert werden. Dann verliert DEVONthink leicht den Überblick darüber, was Original, Kopie oder Zwischenstand ist.

Eine weitere typische Fehlkonfiguration betrifft externe Editoren. Viele Anwender öffnen Dokumente aus DEVONthink in externen Programmen und speichern sie dort unter neuem Namen oder an einem anderen Ort. Technisch ist das korrektes Arbeiten – logisch für DEVONthink aber ein Bruch. Das Programm erwartet, dass Änderungen an der bestehenden Datei erfolgen, nicht, dass eine neue Datei an einem neuen Ort entsteht. Das Ergebnis zeigt sich später als graues Dokument oder als verwaister Eintrag.

Auch der Umgang mit Replikanten ist eine häufige Quelle von Problemen. Replikanten wirken wie unabhängige Dateien, sind es aber nicht. Sie verweisen alle auf dieselbe physische Datei. Wird diese Hauptdatei gelöscht, verschoben oder extern ersetzt, bleiben alle Replikanten als leere Hüllen zurück. Wer Replikanten nutzt, ohne sich dieser Abhängigkeit bewusst zu sein, lädt sich langfristig Inkonsistenzen ein.

Schließlich spielt die Backup-Konfiguration eine größere Rolle, als vielen bewusst ist. Backups werden oft deaktiviert, um Speicherplatz zu sparen, oder zu selten ausgeführt, weil „bisher ja alles gut ging“. Erst im Ernstfall zeigt sich, dass eine Sicherung fehlt oder zu alt ist. In solchen Momenten wird aus einer kleinen Unachtsamkeit ein echtes Problem.

All diese Fehlkonfigurationen haben einen gemeinsamen Kern: DEVONthink wird wie ein intelligenter Ordner benutzt, nicht wie ein eigenständiges System. Wer sich einmal bewusst dafür entscheidet, DEVONthink die alleinige Verantwortung für seine Datenbank zu überlassen, externe Zugriffe klar zu begrenzen und Backups als festen Bestandteil des Workflows zu begreifen, reduziert das Risiko von Missing Files drastisch.

Fazit: Mehr Gelassenheit im Alltag

Ein graues Dokument wirkt dramatisch, ist aber meist nur ein Hinweis auf eine verlorene Verbindung – nicht auf verlorene Daten. Mit etwas Verständnis für die interne Logik von DEVONthink lassen sich solche Situationen schnell einordnen und meist problemlos lösen.

Am Ende geht es nicht nur um Technik, sondern um Vertrauen: in das Werkzeug, in die eigenen Backups – und in einen ruhigen, systematischen Umgang mit kleinen Störungen im digitalen Alltag.