Alles, was ich finde, kann ich an DEVONthink übergeben - und dort warten diese Inhalte auf weitere Verwendung. Um die ganzen Informationsfundstücke auch in einer sinnvollen Weise nutzen zu können, muss ich sie

  • in geeigneter Weise nach DEVONthink übergeben
  • in DEVONthink eine Informationsverwaltung haben, die ein unkompliziertes Wiederfinden ermöglicht (das jedoch soll nicht Thema dieses Blogartikels sein)

Ich will einmal beschreiben, wie ich vorgehe - wie das andere machen wollen, weiss ich nicht - jeder wird seinen eigenen Workflow entwickeln müssen. Mein Workflow aber mal als Anregung:
 

Informationen recherchieren und finden

Ich habe im Internet eine Information gefunden - vielleicht einen Text zu einem bestimmten Sachverhalt, vielleicht eine Grafik, mit der ich später einen Text ergänzen kann etc.

Diese Fundstücke finde ich mit Safari - oder aber per DEVONagent, der hoch spezialisierten Suchmaschine für den eigenen Rechner (auf DEVONagent will ich hier nicht eingehen - DEVONagent hat seine eigenen Routinen, die ein ganzes Buch füllen würden).

 

Informationen in der Leseliste zwischenlagern

Die Informationen übergebe ich in einem ersten Schritt in der Leseliste von Safari.  Das geht nicht nur aus Safari, sondern auch aus einigen Newsreadern kannst du Fundsachen direkt an Safaris Leseliste übergeben.

Die Leseliste als temporären Speicherort für Fundsachen zu nehmen, macht Sinn, weil ich mit mehreren Geräten arbeiten kann, deren Leselisten über die iCloud miteinander synchron gehalten werden und ich so z.B. eine Fundstelle im iPhone anlegen kann, die ich nachher auf dem Desktop-Rechner genauer anschauen kann. Grundsätzlich kann man diesen Schritt natürlich überspringen - aber ich bevorzuge diesen Zwischenschritt vor der Übergabe einer gefundenen Information an DEVONthink, weil sich im Verlauf weiterer Recherche manche Dinge von alleine erledigen, vielleicht ganz einfach nur, weil ich bessere Fundstellen ausgemacht habe.

 

Die Verknüpfung mit DEVONthink

Am Ende einer Arbeitssitzung (oder eines Arbeitstages - wie auch immer), schaue ich mir meine Leseliste an und muss die Inhalte des Sammelsuriums irgendwie nach DEVONthink übergeben.

Dazu bietet mit DEVONthink über das Menü "Zusätzliche Module installieren" die Option an, eine Browsererweiterung zu installieren. Diese Installation lässt sich in Safari, aber auch in einigen anderen Browsern vornehmen. 

Grundsätzlich lassen sich die in der Leseliste zwischengespeicherten Fundsachen mit der Brwoererweiterung an DEVONthink übergeben - leider gibt es hier eine Unzulänglichkeit, die wohl dem Sandboxing geschuldet ist: Als URL wird immer "reading-list://" eingetragen.

Entweder, ich akzeptiere das und trage die URL händisch nach oder ich weiche auf DEVONagent aus, denn auf die Safari-Leseliste kann ich auch aus DEVONagent heraus zugreifen. Noch dazu bietet DEVONagent ungeahnte Möglichkeiten, die Suchergebnisse weiterzuverarbeiten.

 

Clip to DEVONthink

Die DEVONthink-Browserweiterung nistet sich in der Symbolleiste des Browsers ein.

Wenn ich nun ein Dokument (meistens wohl eine Webseite oder auch ein PDF) finde bzw. das ich in der Leseliste zwischengelagert hatte und das ich in DEVONthink speichern will, klicke ich bei geöffneter Webseite auf das DEVONthink-Symbol im Browser und ein schwebendes Fenster öffnet sich (sollte DEVONthink als Programm noch nicht geöffnet sein, wird es nun starten)

Clip to DEVONthinkDEVONthink-Workflow für Informationsschnippsel: Internet
 

Ich kann das Gleiche auch aus DEVONagent heraus machen - hier bleibt die URL erhalten. In DEVONagent gibt es allerdings keine entsprechenden Button in der Symbolleiste, sondern ich muss entweder über das Fenstermenü gehen

Daten > via Clip to DEVONthink

oder ich bemühe einen Shortcut.

 

Das schwebende Fenster

Dieses schwebende Fenster ist die Schnittstelle zu DEVONthink:

Oben kann ich auswählen, wo ich mein Fundstück ablegen will - vorgegeben ist die Globale Inbox, aber ich kann auch jede andere Gruppe meiner Datenbanken auswählen, wenn ich jetzt bereits weiss, wohin ich das Fundstück einordnen möchte.

Unter "Titel" ist der Browsertitel der Webseite voreingetragen - diesen kann ich jedoch individuell anpassen. Es macht Sinn, nun bereits an das Wiederauffinden der Information zu denken, denn wenn ich die Information später innerhalb einer Gruppe wieder finden möchte, sollte ich einen Titel wählen, der mit das Wiederauffinden erleichtert oder der zu meinem individuellen Workflow passt.

Beispielsweise kann ich den Autor voran stellen oder die meist vorangelegte Urheberinformation entfernen (diese interessiert mich nicht zwingend, weil ich die Urheberdaten anders abspeichern kann). Eine andere Idee wäre z.B. ein Datum voran zu stellen oder einen übergeordneten Begriff.

Unter "URL" ist die Webadresse der Webseite eingetragen. Die sollte ich auch belassen, denn wenn ich die Information später einmal in eigenen Arbeiten weiter verwenden oder insbesondere zitieren möchte, muss ich auch nach Monaten noch die Quelle der Information benennen können.

Unter "Notiz" kann ich eigene Notizen einfügen bzw. Anmerkungen machen. Ich kann aber auch vor dem Aufrufen des DEVONthink-Buttons eine Stelle des Inhaltes der Webseite mit der Maus markieren und an die Zwischenablage übergeben. Wenn ich danach auf den Button klicke, ist der kopierte Text hier voreingetragen.

"Tags" bietet eine Möglichkeit zur Verschlagwortung der Information. Auf den Sinn der Tags möchte ich hier nicht eingehen - dazu finden sich genügend Informationen in meinem E-Book. Grundsätzlich versuche ich den Inhalt einer Fundsache mit passenden Schlagworten zu taggen - allerdings sollte man hier keinen Overkill betreiben. Den Overkill verhindert ein wenig, dass bereits benutzte Tags buchstabenabhängig als Vorschlag auftauchen.

 

Formate

Mein gefundenes Informationsschnippel kann ich in verschiedenen Formaten nach DEVONthink übergeben. Die Formate, in denen ich meine Fundsachen nach DEVONthink übergeben kann, schauen wir uns etwas genauer an:

Die verschiedenen Formate haben unterschiedliche Zielsetzungen. Grundsätzlich würde ich Informationen, die ich dauerhaft abspeichern möchte, als PDF abspeichern - dieses Format sollte am Zuverlässigsten für eine Langzeitspeicherung sein. Das PDF kann "paginiert" (als in Seiten aufgeteilt) oder "am Stück" angelegt werden. Im Allgemeinen ist ein paginiertes PDF handhabbarer, das allerdings mag sich das im Einzelfall anders darstellen.

Genauso kann ich mein Informationsfundstück aber auch in anderen Formaten ablegen:

  • "Webarchive" speichern eine Webseite samt aller vorgefundenen Inhalte so ab, wie sie sich mit im Moment präsentiert (in DEVONthink kann ich sie später aktualisieren); mir selbst erscheint dieses Format zu sperrig, oft muss ich warten, bis das Dokument in DEVONthink geladen hat. Webarchive kann ich aber in DEVONthink selbst noch in das PDF-Format (oder andere Formate) konvertieren.
  • "HTML" speichert mir eine Webseite ohne über den Text hinaus gehende Inhalte (Bilder etc. müssen dann jedes Mal nachgeladen werden). Auch HTML-Daten kann ich in DEVONthink konvertieren
  • veränderliche Inhalte, z.B, der Zugang zu einem Informationsportal oder zu einem Lexikon, würde ich als "Lesezeichen" abspeichern. Das Leseziechen in DEVONthink verhält sich wie ein Lesezeichen in einem Browser - bei späteren Zugriff auf die Information brauche ich also einen Internetzugang und ich muss damit rechnen, dass es diese Information unter der betreffenden URL nicht mehr gibt. 
  • wer völlig auf "schmückendes Beiwerk" einer Webseite verzichten kann, kann sich auch auf die Textformate oder auf das Format "Formatierte Notiz" beschränken - diese Formate sind beim Durchsuchen am Schnellsten, sie benötigen auch den geringsten Speicherplatz (allerdings ist Festplattengrösse heutzutage ein vernachlässigterer Faktor geworden)

 

Bleibt noch die Checkbox "Instapaper"

Dazu muss ich wieder auf das PDF-Format zurück kommen:

Das Speicherformat "PDF" ist abhängig von bestimmten im Untergrund einer Webseite vorgegebenen Bedingungen (die in so genannten Stylesheets fest gelegt werden). Die Folge: Die PDFs sehen oft völlig anders aus wie die Webseite - ganze Menüstrukturen werden an den Anfang gestellt und das PDF ist optisch und funktionell ein Graus.

Instapaper ist nun ein Webdienst, der Webinhalte in einer für das Lesen optimierten Form speichert; Webseiten werden von schmückendem "Müll" befreit und sie werden so strukturiert, dass der Seiteninhalte im Regelfall der Darstellung in einem Printmedien ähnelt. Wir sind halt doch analoge Gewohnheitstiere…

Aktivere ich nun die Checkbox "Instapaper", wird der gefundene Inhalte nicht etwas nach Instapaper übergeben, wie manch einer denken könnte. Die Information wird aber beim Abspeichern so aufbereitet, dass die Anzeige in DEVONthink nachher so erfolgt, wie man das von Instapaper kennt.

Das Aktivieren der Checkbox wirkt sich nur in den PDF-Formaten, dem Format HTML und beim Webarchiv aus.
 

Möglicher Standard-Worflow

Mein eigener Standard-Worflow sieht nach vielen Experimenten so aus:

  1. Klick auf den DEVONthink-Button im Browser
  2. Bereinigen des Titels
  3. im Einzelfall mache ich Notizen - das aber ist nicht der Regelfall
  4. ich verschlagworte die Information in geeigneter Weise (dabei ist ein Schlagwort immer der Autor einer Information - soweit auffindbar)
  5. ich wähle als Format "PDF (paginiert)", dabei ist das Format "Instapaper" aktiviert.
  6. Zielordner ist im Regelfall die Globale Inbox
  7. ich überprüfe zu einem späteren Zeitpunkt die abgespeicherte Information - mitunter passt das Speicherformat nicht - dann kann ich die URL in DEVONthink noch einmal aufrufen und die Information in einem anderen Format abspeichern
  8. Viel Detailwissen - aber ich hoffe, dass die Beschreibung meines Workflows Anderen dabei hilft, eine eigene Vorgehensweise zu entwickeln. Sicher ist es auch sinnvoll, mit ein paar Tests über einen begrenzten Zeitraum mit den unterschiedlichen Möglichkeiten herum zu experimentieren und sich dann für eine Routine zu entscheiden.