Für die Behebung von eventuellen Fehlfunktionen bietet DEVONthink einige Reparaturroutinen. Diese Routinen kannst du auch vorbeugend ausführen:
Überprüfen und Reparieren
Aus den unterschiedlichsten Gründen kann auch eine DEVONthink-Datenbank beschädigt werden. Häufig passiert das nach einem Programmabsturz während noch irgendein Schreibprozess des Rechners in Gang war und nicht zu Ende geführt werden konnte. Die Folge sind unerwartete Probleme: Vielleicht vermisst du Dokumente, vielleicht sind Gruppen- oder Tagstrukturen etc. „verhunzt“, vielleicht bekommst du Fehlermeldungen im Protokoll angezeigt. Möglichkeiten gibt es viele...
Spätestens wenn etwas nicht so läuft wie erwartet oder wenn sich Fehler häufen solltest du eine Wartungsroutine durchführen
Wenn du einen Computer hast, sind Backups so wichtig wie der Computer selbst, und das ganz unabhängig von DEVONthink
Im Fenstermenü findest du unter
Ablage > Datenbank überprüfen und reparieren
eine Möglichkeit zur Überprüfung der Datenbanken.
Dabei sucht DEVONthink in den Datenbank-Paketen nach Dokumenten, die keine Verbindung mehr zur Dateistruktur haben. Diese Dokumente werden in die Datenbank reimportiert und in einem speziellen Ordner Verwaiste Dateien abgelegt. U.u. sind bei Fehlern mehrere Durchläufe vonnöten bis die Fehleranzahl reduziert wurde. Einige Fehler können mehr oder mühsam „zu Fuß“ behoben werden; dabei helfen die Informationen im Fenster Protokoll um z.B. eine fehlende Datei ausfindig zu machen. Kommst du damit nicht weiter, kannst du einen Neuaufbau der Datenbank vornehmen - siehe weiter unten.
Die Reparaturroutine „Überprüfen und Reparieren“ solltest du regelmäßig (mindestens 1x pro Woche) durchführen um größere Fehler erst gar nicht entstehen zu lassen.
Leider lassen sich nicht alle Datenbanken auf einmal dieser Routine unterziehen, sondern du musst diese Wartung für jede Datenbank einzeln vornehmen.
Datenbank optimieren.
Um die komplette Datenbank mit Inhalten, Metadaten und Dokumenten zu sichern, empfehlen ich dringend die Verwendung von Time Machine oder beispielsweise Arq oder Get Backup Pro für die Online-Archivierung. Lege deine Datenbanken aber nicht in eine Cloud!
Im Fenstermenü findest du unter
Ablage > Datenbank optimieren
eine Möglichkeit zur Erstellung von Backups und zur Optimierung von Datenbanken. Was genau bei dieser Optimierung erfolgt, kann ich dir leider auch nicht sagen - ich habe keine Informationen dazu gefunden und in der DEVONthink-Hilfe steht dazu lediglich, dass die interne Struktur der Datenbank optimiert würde.
Backup
DEVONthink macht im Hintergrund Backups. Diese Funktion erstellt kein Backup der kompletten Datenbank, sondern beinhaltet nur ein Backup von Metadaten! Für ein Backup der kompletten Datenbank ist es erforderlich, die komplette Datenbank zu sichern - am praxisgerechtesten natürlich mit TimeMachine.
Wenn Reparatur-Versuche erfolglos bleiben, kannst du über Backup wiederherstellen die Struktur deiner Datenbank wieder herstellen. Den entsprechenden Menüeintrag findest du, wenn du mit gehaltener ⌥ - Taste auf
Ablage > Backup wiederherstellen…
gehst.
Wenn du TimeMachine-Backups oder auch andere Backup-Routinen nutzt, ist dieser Punkt ggfs. vernachlässigbar - aber es ist nie vernachlässigbar, überhaupt Backups zu erstellen !!!
Neuaufbau der Datenbank
Wenn alle Reparaturversuche fehlschlagen, wenn du z.B. Fehlermeldungen während eines Reparaturversuchs siehst und keine Möglichkeit hast, auf ein Backup zurück zu greifen, kannst du einen Neuaufbau der Datenbank versuchen. Das machst du über das Fenstermenü
Werkzeuge > Neuaufbau der Datenbank
als letzte Möglichkeit zur Reparatur.
Der Vorgang kann u.U. mehrere Stunden in Anspruch nehmen, da der komplette Datenbankinhalt in ein temporäres Verzeichnis exportiert wird, eine neue Datenbank angelegt wird und dann die Inhalte in diese Datenbank zurückgeschrieben werden.
DEVONthink ist in dieser Zeit nicht nutzbar.
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