DEVONthink ist zweifelsohne der "Müllschlucker" für alle Dokumente, mit denen du regelmäßig zu tun hast. Was irgendwie von Interesse sein könnte, sei es, dass es für spätere Zeit aufbewahrt werden muss, sei es, dass es in einem aktuellen Arbeitsprojekt verwurstelt werden muss - alles kann nach DEVONthink verschoben werden und dort seiner weiteren Verwendung harren.

Dieser Prozeß lässt sich in Grenzen automatisieren - eine der von DEVONthink mitgelieferten Optionen sind die Ordneraktionen (die zugehörigen Scripte müssen allerdings erst sperat installiert werden, erst danach können sie einem einem bestimmten Finderordner zugewiesen werden).

Einmal eingerichtet, können alle Dokumente, die in einen solchen überwachten Ordner verschoben werden (das können auch Scans, sein, die ein Scanner direkt in diesen Ordner scannt), automatisch an die Global Inbox übergeben werden. Du kannst bei der Zuweisung der Scripte verschiedene Möglichkeiten auswählen. Ich beschreibe die Vorgehensweise unten (du kannst aber auch in meinem EBook bei der Einrichtung der Scan-Routinen auf Seite 132ff nachlesen).

Für eine etwas differenzierter konfigurierbare Automatisierung solcher Einordnungsvorgänge benötigst du das kleine Programm "Hazel" von Noodlesoft, das sich als Systemerweiterung ins OSX einnistet und über die Automatisierung von DEVONthink-Routinen hinaus etliche Arbeitserleichterungen mitbringt (u.a. lässt sich damit alte Software sauber deinstallieren oder der Papierkorb automatisch löschen)

 

Möglichkeit über Ordneraktionen

  1. Ordneraktionen installieren (in DEVONthink über "zusätzliche Module installieren")
  2. Ordner in einem Finderverzeichnis anlegen (warum will diese dämliche Rechtschreibkorrektur eigentlich immer ein "Finderverzeichnis" anlegen...?)
  3. Kontextklick auf den Ordner
  4. "Ordneraktionen konfigurieren" wählen
  5. Dem Ordner ein Script zuweisen (z.B. "Import to selected group")
  6. Ordner mit Dokumenten füttern
  7. Gruppe auswählen  (nur nötig bei der Auswahl von "Import to selected group")
  8. Wechsel in DEVONthink
  9. Freuen, dass nun die Dokumente in der Global Inbox liegen

 
Möglichkeit über eine Regel in Hazel:

Du legst einen Ordner in einem Finderverzeichnis an.

Nun wechselst du zu Hazel und ziehst diesen Ordner ins Konfigurationsfenster (linker Bereich).

In Hazel weist du diesem Ordner eine Regel zu, in diese Regel kann ein Script eingebunden werden. In unserem Fall brauchen wir ein Script, das auf eine bestimmte Gruppe in unserer DEVONthink-Datenbank verweist. Du benötigst also einen Verweis auf die bestimmte Gruppe.

In DEVONthink klickst du dazu mit Kontextklick auf eine Gruppe und erstellst einen Link (Klick auf eine Gruppe und dann im Kontext mit "Verweis erstellen" den Link in die Zwischenablage speichern). Den Link brauchst du für's Script. Der Link sieht etwa so aus:

x-devonthink-item://123456F3-ABC1-4XY7-8F19-VW031A12345Z

Davon brauchst du nur den Rattenschwanz hinter den beiden Slashes:

123456F3-ABC1-4XY7-8F19-VW031A12345Z

Leider bin ich selbst nicht der große Script-Profi, aber im Anwenderforum von DEVONthink findest du ein Script, das du anpassen kannst. Das Script lautet:

tell application "Finder"
set _path to (the POSIX path of theFile as string)
set {_name, _extension} to {name, name extension} of theFile

-- optional: hide extension in Finder
set extension hidden of theFile to true

-- optional: remove extension for DEVONthink displays
set _name to text 1 thru -((count _extension) + 2) of _name
set _extension to "." & _extension
end tell

-- Launch DEVONthink if it isn't already open.
tell application "System Events"
if not (exists process "DEVONthink Pro Office") then
tell application id "com.devon-technologies.thinkpro2" to activate
end if
end tell

-- Import the file.

tell application id "com.devon-technologies.thinkpro2"
set theGroup to get record with uuid "<Verweis hier hin kopieren - nur den Abschnitt nach den Slashes>"

-- choose one option, Index or Import, comment out the other
set theImport to import _path name _name to theGroup
-- set theIndex to indicate _path to theGroup
end tell

Siehe auch hier:
Hazel rule script for importing/indexing to a specific group

Wenn du jetzt irgendein Dokument manuell oder automatisch in diesen überwachten Ordner legst, wird es automatisch in eine bestimmte Gruppe in deiner DEVONthink eingeordnet. Um das individueller zu konfigurieren, z.B wenn bestimmte Dokumente einsortiert werden sollen, musst du die Hazel-Rule entsprechend anpassen, ggfs. brauchst du mehrere überwachte Ordner, die unterschiedlichen Kriterien folgen