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informationsmanagement auf dem mac & anderes

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Ein Basis-Workflow für DEVONthink.

DEVONthink

Ich werde immer wieder gefragt, wie man denn nun bei der Dokumentenverwaltung mit DEVONthink vorgehen solle. Meine Antwort ist immer die Gleiche: Ich weiß es nicht. Tatsächlich gibt es kein Patentrezept, jeder muss seinen eigenen Weg finden.



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DEVONthink in der Arztpraxis.

DEVONthink

Regelmäßig unterstütze ich Anwender bei der Einrichtung von und beim Umgang mit DEVONthink. Einer der letzten Fälle war interessant, weil er vom üblichen abwich. Ein Internist war auf DEVONthink aufmerksam geworden und machte sich Gedanken, wie er dieses Programm in seinen Praxisworkflow integrieren könne.



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Kontakte in DEVONthink

DEVONthink

Eine der weniger beachteten Importoptionen in DEVONthink ist die Möglichkeit, Kontakte aus dem Adressbuch zu importieren. Es gibt zwei unterschiedliche Möglichkeiten, wie du Kontakte importieren kannst. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile.



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Sync via magentaCloud und Box.

DEVONthink

Es hätte so schön sein können:

Ein deutscher Cloud-Anbieter und Serverstandorte in Deutschland. Kein Hin- und Herschicken von Daten über den großen Teich und auch keine Daten in der Dropbox, in der die amerikanische Politik mindestens mit Condoleezza Rice ihre Finger hat.

Nur versprach die MagentaCloud für DEVONthink-Nutzer mehr als sie halten konnte. Ständig kam es zu Performanceproblemen. Bislang war sie in den Programmeinstellungen von DEVONthink als Synchronisationsweg vorangelegt, mit dem neuesten Update wurde sie entfernt. Bereits bestehende Verknüpfungen bleiben erhalten, aber neu einbinden lässt sich die MagentaCoud nicht mehr, jedenfalls nicht auf direktem Weg. ...



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Vorlagen für Gruppenstrukturen.

DEVONthink

Eine der meist angewandten Methoden um Struktur in eine DEVONthink-Datenbank zu bekommen, sind irgendwelche mehr oder minder verschachtelten Gruppen- oder Ordnerstrukturen. Egal, welche Aufgabenstellen du zu bewältigen hast: Wenn du mit einem bestimmten Arbeitsthema befasst bist, wird es wiederholt vorkommen, dass du auf gleiche oder zumindest ähnliche Gruppenstrukturen zurückgreifen musst.

In DEVONthink lässt sich eine solche Gruppenstruktur recht einfach in Form einer individuellen Vorlage erstellen. Einige solcher Gruppenstrukturen findest du in DEVONthink unter ...



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Mojave und das Mail-Plugin.

DEVONthink

Es ist bei fast jedem Update des Betriebssystems das Gleiche: Das Mail-Plugin von DEVONthink will nicht wie erwartet...

Ich habe gestern das Update auf Mojave installiert - soweit nichts weltbewegendes, vorerst sind jedenfalls keine grösseren Bugs erkennbar. Das war schon mal anders. Ob man den Dark Mode braucht oder nicht, muss jeder selbst wissen.

Wichtig bei so einem Update ist immer, dass meine wichtigsten Programme laufen - so auch DEVONthink.

Bei DEVONthink will das Mail-Plugin nicht - aber das kennt man schon von anderen Updates. Diesmal muss man aber ein paar andere Schritte gehen, wenn man es wieder zu laufen bekommen will, denn Mojave hat ein paar Sicherheitsmechanismen implementiert, die es zu überwinden gilt:

Mojave möchte ...



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Markdown zum Lesen/zum Schreiben.

DEVONthink

Ich bin eigentlich ein mehr und mehr begeisterter Nutzer von Markdown. Markdown ist so etwas wie HTML (also eine sogenannte "Auszeichnungssprache") zum Schreiben von Texten - das geht schnell, funktioniert systemübergreifend und ist einfacher als es auf den ersten Blick erscheint. Es ist sogar pupseinfach. Und formatieren lassen sich die Texte auch.

Markdown kann man auch in DEVONthink nutzen. Von Haus aus legt DEVONthink Markdown-Dokumente im Bearbeitungsmodus an. Will man die Dokumente "anständig" formatiert lesen. muss man den Ansichtsmodus wechseln. Das geht mit einem Tastaturkürzel für "Beste Ansicht"

⌥ - ⌘ - P

zwar mehr als einfach, aber für jemanden, der schwerpunktmäßig Dokumente z.B. via DEVONagent im Markdown- ...



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DEVONthink-Datenbanken und die Cloud

DEVONthink

Immer wieder begegne ich Settings, bei denen der Nutzer seine Datenbanken bewusst oder unbewusst in eine Cloud-Lösung gelegt hat. Die Gründe mögen sein, dass der Speicherplatz auf dem eigenen MacBook zu klein ist oder vielleicht weil man von mehreren Geräten aus auf die gleiche Datenbank zugreifen möchte.

So einfach das Verschieben einer Datenbank in eine Cloud-Lösung ist (egal ob es sich dabei um die iCloud oder einen anderen Cloud-Anbieter handelt) kann ich nur davon abraten. Das kann eine Zeitlang gut gehen, aber die Katastrophe in Form einer zerschossenen Datenbank oder zumindest des Verlustes von Dokumenten ist vorprogrammiert.

Du hast keinerlei Kontrolle darüber, was ein Cloud-Anbieter mit den Datenbanken anstellt und ...



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Wer?

Was?

Wo?

Ich bin Webdesigner seit 2007 und habe mich auf Webseiten für den kleinen und mittleren Bedarf spezialisiert. Webseiten für Ärzte, Rechtsanwälte, Freiberufler und Gewerbe.

Ich schreibe Ebooks und leiste Support für DEVONthink & DEVONagent, aber auch für selbst erstellte RapidWeaver-Projekte, die an die Grenzen gekommen sind.

+49 179 1033781
+49 6221 329948

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