DEVONthink ist ein Sammelbecken für Informationsschnippsel unterschiedlichster Art. Die Inhalte können aber nicht nur gesammelt, sondern auch bearbeitet, zueinander in Beziehung gesetzt und komplett umstrukturiert werden. Am Ende wird Neues geschaffen. Das macht dieses Programm so vielseitig.
Die Vielseitigkeit hat ihren Ausdruck aber auch in der Möglichkeit, diese Informationen zu vernetzen. DEVONthink ermöglicht eine rechnerübergreifende, ja sogar systemübergreifende Zurverfügungstellung des Dokumentenbestandes. Da gibt es einmal die Synchronisation von Datenbanken, dann aber auch die etwas im Schatten stehende Websharingfunktion.
Mit Hilfe der Websharingfunktion wird es möglich, von anderen Rechnern aus auf eine Datenbank zuzugreifen. Die Websharingfunktion ist allerdings auf die "große" DEVONthink-Version beschränkt. Völlig unkompliziert ist das im eigenen Netz umzusetzen, etwas mehr Aufwand muss man treiben, um aus externen Netzen auf eine Datenbank zuzugreifen.
Die Vorteile liegen auf der Hand. Ein paar Beispiele:
- eine Arztpraxis hat eine Sammlung von Dokumenten zum Qualitätsmanagement und stellt sie intern auf allen Rechnern (auch auf Windows-Rechnern) zur Verfügung
- eine Kanzlei stellt fachspezifische Informationen zu Rechtsfällen arbeitsplatz- oder gar kanzleiübergreifend zur Verfügung
- eine wissenschaftliche Arbeitsgruppe sammelt mit Hilfe des Zugriffs auf eine Datenbank Forschungsergebnisse der regional verteilten Gruppenmitglieder
- eine Arbeitsgruppe erarbeitet ein Wikisystem zu einer bestimmten Thematik und macht die Informationen im Betrieb zugänglich (zum Thema Wiki werde ich demnächst einen eigenen Blogartikel schreiben)
Serverkonfiguration
Die Konfiguration der Websharingfunktion ist relativ einfach:
Als erstes schaltest du eine Datenbank für das Sharing frei. Das machst du im Fenster “Datenbankeigenschaften” indem du ein entsprechendes Häkchen setzt.
Dann öffnest du die Programmeinstellungen und suchst den Abschnitt “Server” auf. Hier legst du als Mindestkonfiguration einen Datenbanknamen fest und vergibst ein geeignete Zugriffsdaten. Die anderen Einträge sind optional und erklären sich eigentlich von selbst. Ein Bonjourname ist nicht zwingend, einen Port solltest du eintragen, wenn du das Websharing über das Internet ermöglichen möchtest.
Um den Server zu starten, klickst du auf “Start”. Neben dem Start-Button siehst du die URLs, unter denen deine Datenbank via Browser von den diversen Geräten erreichbar ist.
Datenbankzugriff im eigenen Netz
Der Datenbankzugriff erfolgt im Browser deiner Wahl, das genutzte Betriebssystem spielt dabei keine Rolle (gut, mit der PlayStation magst die Schwierigkeiten haben…). O.g. URL trägst in die Adresszeile des Browsers ein, kurze Zeit später erscheinen die Datenbankinhalte im Browserfenster. Die Nutzeroberfläche weicht etwas vom Aussehen der gewohnten DTPO-Programmoberfläche ab - sie ist auf’s wesentliche reduziert. Du solltest dich jedoch ohne weitere Erklärungen zurecht finden.
Du kannst im Webinterface Dokumente bearbeiten, herunter laden oder hochladen.
Zugriff über’s Internet
Der Zugriff von außerhalb des eigenen Netzes funktioniert prinzipiell wie gerade beschrieben. Allerdings gibt es hier eine Schwierigkeit, denn der Router schottet das eigene Netz nach außen ab. Die Hürde musst du überwinden.
Das erfolgt über eine sogenannte Port-Weiterleitung im Router.
Eine recht einfache Umsetzung der Portweiterleitung ermöglichte das in der DEVONthink-Hilfe beschriebene Lighthouse - Lighthouse gibt es aber leider nicht mehr und ich weiß leider auch nicht, ob das unter einem macOS ab Yosemite überhaupt noch funktionieren würde.
Der Port muss in den Servereinstellungen eingetragen sein. Ggfs. sollte ein DynDNS-Client eingerichtet sein, der die dynamisch vergebenen IP-Adressen aktualisiert. Sollte alles erfolgreich eingerichtet sein, erfolgt der Zugriff auf deine Datenbank mit einer URL, die in etwa so aussieht:
oder
http://datenbankadresse.dyndns.org:8080
Anschaulich beschrieben wird der ganze Vorgang in einem Video:
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