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blogpost en détail

Websharing in DEVONthink.

DEVONthink ist ein Sammelbecken für Informationsschnippsel unterschiedlichster Art. Die Inhalte können aber nicht nur gesammelt, sondern auch bearbeitet, zueinander in Beziehung gesetzt und komplett umstrukturiert werden. Am Ende wird Neues geschaffen. Das macht dieses Programm so vielseitig.

Die Vielseitigkeit hat ihren Ausdruck aber auch in der Möglichkeit, diese Informationen zu vernetzen. DEVONthink ermöglicht eine rechnerübergreifende, ja sogar systemübergreifende Zurverfügungstellung des Dokumentenbestandes. Da gibt es einmal die Synchronisation von Datenbanken, dann aber auch die etwas im Schatten stehende Websharingfunktion.

Mit Hilfe der Websharingfunktion wird es möglich, von anderen Rechnern aus auf eine Datenbank zuzugreifen. Die Websharingfunktion ist allerdings auf die "große" DEVONthink-Version beschränkt. Völlig unkompliziert ist das im eigenen Netz umzusetzen, etwas mehr Aufwand muss man treiben, um aus externen Netzen auf eine Datenbank zuzugreifen.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Ein paar Beispiele:

  • eine Arztpraxis hat eine Sammlung von Dokumenten zum Qualitätsmanagement und stellt sie intern auf allen Rechnern (auch auf Windows-Rechnern) zur Verfügung
  • eine Kanzlei stellt fachspezifische Informationen zu Rechtsfällen arbeitsplatz- oder gar kanzleiübergreifend zur Verfügung
  • eine wissenschaftliche Arbeitsgruppe sammelt mit Hilfe des Zugriffs auf eine Datenbank Forschungsergebnisse der regional verteilten Gruppenmitglieder
  • eine Arbeitsgruppe erarbeitet ein Wikisystem zu einer bestimmten Thematik und macht die Informationen im Betrieb zugänglich (zum Thema Wiki werde ich demnächst einen eigenen Blogartikel schreiben)

 

Serverkonfiguration

Die Konfiguration der Websharingfunktion ist relativ einfach:

Als erstes schaltest du eine Datenbank für das Sharing frei. Das machst du im Fenster “Datenbankeigenschaften” indem du ein entsprechendes Häkchen setzt.

Websharing in DEVONthink aktivieren

 Dann öffnest du die Programmeinstellungen und suchst den Abschnitt “Server” auf. Hier legst du als Mindestkonfiguration einen Datenbanknamen fest und vergibst ein geeignete Zugriffsdaten. Die anderen Einträge sind optional und erklären sich eigentlich von selbst. Ein Bonjourname ist nicht zwingend, einen Port solltest du eintragen, wenn du das Websharing über das Internet ermöglichen möchtest.

 Webserver in DEVONthink starten

 Um den Server zu starten, klickst du auf “Start”. Neben dem Start-Button siehst du die URLs, unter denen deine Datenbank via Browser von den diversen Geräten erreichbar ist.

 

Datenbankzugriff im eigenen Netz

Der Datenbankzugriff erfolgt im Browser deiner Wahl, das genutzte Betriebssystem spielt dabei keine Rolle (gut, mit der PlayStation magst die Schwierigkeiten haben…). O.g. URL trägst in die Adresszeile des Browsers ein, kurze Zeit später erscheinen die Datenbankinhalte im Browserfenster. Die Nutzeroberfläche weicht etwas vom Aussehen der gewohnten DTPO-Programmoberfläche ab - sie ist auf’s wesentliche reduziert. Du solltest dich jedoch ohne weitere Erklärungen zurecht finden.

Du kannst im Webinterface Dokumente bearbeiten, herunter laden oder hochladen.

 

Zugriff über’s Internet

Der Zugriff von außerhalb des eigenen Netzes funktioniert prinzipiell wie gerade beschrieben. Allerdings gibt es hier eine Schwierigkeit, denn der Router schottet das eigene Netz nach außen ab. Die Hürde musst du überwinden.

Das erfolgt über eine sogenannte Port-Weiterleitung im Router.

Eine recht einfache Umsetzung der Portweiterleitung ermöglichte das in der DEVONthink-Hilfe beschriebene Lighthouse - Lighthouse gibt es aber leider nicht mehr und ich weiß leider auch nicht, ob das unter einem macOS ab Yosemite überhaupt noch funktionieren würde.

Der Port muss in den Servereinstellungen eingetragen sein. Ggfs. sollte ein DynDNS-Client eingerichtet sein, der die dynamisch vergebenen IP-Adressen aktualisiert. Sollte alles erfolgreich eingerichtet sein, erfolgt der Zugriff auf deine Datenbank mit einer URL, die in etwa so aussieht:

http://xxx.xxx.xxx.xxx:8080

 oder

 http://datenbankadresse.dyndns.org:8080

 Anschaulich beschrieben wird der ganze Vorgang in einem Video:

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Blogbereich: DEVONthink


Das ist auch noch interessant:

Mehrere in DEVONthink liegende Dokumente auf einen Rutsch drucken.

Auf dem Mac angelegte Dokumente kannst du direkt aus dem Finderverzeichnis oder dem Desktop drucken, indem du es mit der Maus „anfasst“ und ⌘ - P drückt -  - du musst es gar nicht öffnen, das Dokument wird umgehend gedruckt. Das funktioniert auch mit Dokumenten, die in DEVONthink abgelegt sind.

Im Finder funktioniert das auch dann, wenn man mehrere Dokumente gleichzeitig drucken möchte. Nicht so in DEVONthink - und das ist ein wenig verwirrend:

Wenn du in DEVONthink mehrere Dokumente mit der Maus anfasst und ⌘ - P klickst, wird ein Inhaltsverzeichnis der übergeordneten Gruppe gedruckt. Auch das ist eine sinnvolle Funktion, allerdings...

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RapidWeaver: Fehler- und Problembehebung.

RapidWeaver ist an sich ein wirklich praxisgerechtes Programm, dessen Potential von altgedienten Webdesignern zu Unrecht unterschätzt wird. Trotzdem kommt auch dieses Programm mitunter an seine technischen Grenzen und dann sind neben starken Nerven ein paar ganz dröge technische Kenntnisse gefragt. 

Um es mal ganz klar vorweg zu sagen: Die größte Fehlerquelle sitzt in aller Regel vor dem eigenen Monitor. Und das bezieht sich nicht nur auf den Dobbelgligg beim Schreiben von Emails... (siehe unten).

Nachfolgend ein paar der häufigeren RapidWeaver-spezifischen Fehler und und ihre möglichen Lösungen: ...

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Ein Wiki mit Hilfe von DEVONthink erstellen.

Unlängst schrieb mich ein Leser des DEVONthink Arbeitsbuches an und beklagte sich vielleicht zu Recht, dass dass im Arbeitsbuch zu DEVONthink Thema "Wiki" nicht hinreichend behandelt würde. Und dann war da dieser Tage auch noch eine auf das Wiki bezogene Frage im Herstellerforum. Ich selbst sah das Thema Wiki als gar nicht so erklärungsbedürftig an, ist doch ein Wiki eigentlich nichts anderes wie eine Sammlung mehrdimensional bzw. wechselseitig verlinkter Text-Dokumente (RTF oder TXT). Die einzelnen Textdokumente können dabei aber ergänzend auch eindimensional auf beliebige Dateiformate (soweit DEVONthink damit umgehen kann) verlinken, z.B. auf PDF-Dateien, auf DOC-Files, Excel-Tabellen, Bilddateien etc.

Ich denke nun, es braucht wohl doch eine Anleitung dazu, wie man in DEVONthink ein Wiki erstellen kann...

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Keywords. Bedeutungslos oder nicht?

Keywords“ sind Schlüsselbegriffe. Diese Schlüsselbegriffe sollen den Inhalt einer Seite oder eines Angebotes schlagwortartig umreissen. Also meinetwegen auf der Praxiswebseite eines Heilpraktikers aus Heidelberg, der Bioresonanztherapie anbietet, wären die die Keywords: Heilpraktiker, Heidelberg, Bioresonanztherapie.

Die Erwartung ist nun, es reiche aus, Keywords an die richtigen Stellen zu setzen und die betreffende Seite wird bei Google nahezu automatisch gut positioniert.

Da gibt es beispielsweise das Keyword-Tag im Quellcode: Das wird dann gerne mal mit unzähligen Keywords vollgestopft um für alle Eventualitäten der Suchmaschinenabfrage gerüstet zu sein. Nur: Macht das Sinn?

Es mag manchen überraschen, aber Google ignoriert die Meta-Tag-Keywords seit vielen Jahren und auch Yahoo interessiert sich seit einiger...

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Wozu?

Ich bin Webdesigner seit 2007 und habe mich auf Webseiten für den kleinen und mittleren Bedarf spezialisiert. Webseiten für Ärzte, Rechtsanwälte, Freiberufler und Gewerbe.

Ich leiste Support für RapidWeaver-Projekte, die an die Grenzen gekommen sind. Für jene, die ihre Webseite aus welchen Gründen auch immer selbst erstellen wollen.

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