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Ganz gleich, ob du ein Problem rund um RapidWeaver, DEVONthink, DEVONagent oder iWork hast, ob du Fragen zu den Ebooks oder Vorlagen hast oder ob du vielleicht eine eigene Webseite haben möchtest - ich freue mich, wenn wir miteinander in Kontakt kommen können.

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Websharing in DEVONthink.

DEVONthink ist ein Sammelbecken für Informationsschnippsel unterschiedlichster Art. Die Inhalte können aber nicht nur gesammelt, sondern auch bearbeitet, zueinander in Beziehung gesetzt und komplett umstrukturiert werden. Am Ende wird Neues geschaffen. Das macht dieses Programm so vielseitig.

Die Vielseitigkeit hat ihren Ausdruck aber auch in der Möglichkeit, diese Informationen zu vernetzen. DEVONthink ermöglicht eine rechnerübergreifende, ja sogar systemübergreifende Zurverfügungstellung des Dokumentenbestandes. Da gibt es einmal die Synchronisation von Datenbanken, dann aber auch die etwas im Schatten stehende Websharingfunktion.

Mit Hilfe der Websharingfunktion wird es möglich, von anderen Rechnern aus auf eine Datenbank zuzugreifen. Die Websharingfunktion ist allerdings auf die "große" DEVONthink-Version beschränkt. Völlig unkompliziert ist das im eigenen Netz umzusetzen, etwas mehr Aufwand muss man treiben, um aus externen Netzen auf eine Datenbank zuzugreifen.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Ein paar Beispiele:

  • eine Arztpraxis hat eine Sammlung von Dokumenten zum Qualitätsmanagement und stellt sie intern auf allen Rechnern (auch auf Windows-Rechnern) zur Verfügung
  • eine Kanzlei stellt fachspezifische Informationen zu Rechtsfällen arbeitsplatz- oder gar kanzleiübergreifend zur Verfügung
  • eine wissenschaftliche Arbeitsgruppe sammelt mit Hilfe des Zugriffs auf eine Datenbank Forschungsergebnisse der regional verteilten Gruppenmitglieder
  • eine Arbeitsgruppe erarbeitet ein Wikisystem zu einer bestimmten Thematik und macht die Informationen im Betrieb zugänglich (zum Thema Wiki werde ich demnächst einen eigenen Blogartikel schreiben)

 

Serverkonfiguration

Die Konfiguration der Websharingfunktion ist relativ einfach:

Als erstes schaltest du eine Datenbank für das Sharing frei. Das machst du im Fenster “Datenbankeigenschaften” indem du ein entsprechendes Häkchen setzt.

Websharing in DEVONthink aktivieren

 Dann öffnest du die Programmeinstellungen und suchst den Abschnitt “Server” auf. Hier legst du als Mindestkonfiguration einen Datenbanknamen fest und vergibst ein geeignete Zugriffsdaten. Die anderen Einträge sind optional und erklären sich eigentlich von selbst. Ein Bonjourname ist nicht zwingend, einen Port solltest du eintragen, wenn du das Websharing über das Internet ermöglichen möchtest.

 Webserver in DEVONthink starten

 Um den Server zu starten, klickst du auf “Start”. Neben dem Start-Button siehst du die URLs, unter denen deine Datenbank via Browser von den diversen Geräten erreichbar ist.

 

Datenbankzugriff im eigenen Netz

Der Datenbankzugriff erfolgt im Browser deiner Wahl, das genutzte Betriebssystem spielt dabei keine Rolle (gut, mit der PlayStation magst die Schwierigkeiten haben…). O.g. URL trägst in die Adresszeile des Browsers ein, kurze Zeit später erscheinen die Datenbankinhalte im Browserfenster. Die Nutzeroberfläche weicht etwas vom Aussehen der gewohnten DTPO-Programmoberfläche ab - sie ist auf’s wesentliche reduziert. Du solltest dich jedoch ohne weitere Erklärungen zurecht finden.

Du kannst im Webinterface Dokumente bearbeiten, herunter laden oder hochladen.

 

Zugriff über’s Internet

Der Zugriff von außerhalb des eigenen Netzes funktioniert prinzipiell wie gerade beschrieben. Allerdings gibt es hier eine Schwierigkeit, denn der Router schottet das eigene Netz nach außen ab. Die Hürde musst du überwinden.

Das erfolgt über eine sogenannte Port-Weiterleitung im Router.

Eine recht einfache Umsetzung der Portweiterleitung ermöglichte das in der DEVONthink-Hilfe beschriebene Lighthouse - Lighthouse gibt es aber leider nicht mehr und ich weiß leider auch nicht, ob das unter einem macOS ab Yosemite überhaupt noch funktionieren würde.

Der Port muss in den Servereinstellungen eingetragen sein. Ggfs. sollte ein DynDNS-Client eingerichtet sein, der die dynamisch vergebenen IP-Adressen aktualisiert. Sollte alles erfolgreich eingerichtet sein, erfolgt der Zugriff auf deine Datenbank mit einer URL, die in etwa so aussieht:

http://xxx.xxx.xxx.xxx:8080

 oder

 http://datenbankadresse.dyndns.org:8080

 Anschaulich beschrieben wird der ganze Vorgang in einem Video:

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Das ist auch noch interessant:

Pages: PDFs in Grauwerten ausgeben.

iWORK

Mit Pages einen Druckauftrag zu erstellen, sollte kein Problem sein. Selbst ein komplettes Buch lässt sich damit für den Druck vorbereiten.

Ein Problem jedoch könnte sein, dass Verlage oft Druckunterlagen in Grauwerten fordern. Pages erstellt aus dem Druckdialog heraus zwar funktionsfähige PDF-Dateien - diese allerdings sind im RGB-Modus angelegt. Mit Bordmitteln von OSX sollte es aber kein Problem sein, diese PDFs in Grauwerte zu konvertieren - über ein Quartzfilter:...

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Platz sparen in DEVONthink-Datenbanken.

DEVONthink

Manch einer ist versucht, seine Datenbestände klein zu halten. Vielleicht ist er Apple auf den Leim vergangen und hat sich, um Geld zu sparen, ein MacBook mit der sparsamsten SSD-Ausstattung gekauft. Da kann es dann recht bald eng werden - aber Apple‘ Vorstellung ist ja, dass alles in der Cloud gesichert werden soll. Aber vielleicht gibt es auch andere Gründe, Datenbestände klein zu halten...

In DEVONthink ist es recht einfach, die Größe einer Datenbank klein zu halten: Du kannst dir nämlich auf einfache Weise Duplikate der diversen Dokumente anzeigen lassen. Dann kannst du manuell entscheiden, ob von einem bestimmten Dokument ein Duplikat vorhanden sein muss und ggfs. welches der doppelten Dokumente (manuell) gelöscht werden kann...

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Beliebige Vorlagen in DEVONthink verwalten.

DEVONthink

Ein leicht zu übersehendes „Feature“ von DEVONthink ist die Möglichkeit, sich beliebige Vorlagen unterschiedlichster Dokumentenformate anzulegen und diese dann aus dem Programmmenü von DEVONthink zu öffnen. Du kannst nicht nur einzelne Vorlagen in DEVONthink verwalten - du dkannst ir z.B. auch an bestimmten Aufgabenstellungen ausgerichtete individuelle Vorlagensets anlegen. Beispielsweise kannst du eine Vorlagenzusammenstellung für eine Kundendatenbank anlegen. 

Doch erst einmal zum Einbinden von Einzelvorlagen: ...

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Pages-Dokumente randabfallend drucken.

iWORK

"Randabfallend" ist Druckersprache und bedeutet, dass Dokumente so ausgedruckt werden, dass die gesamte Papierfläche genutzt wird. Um das ein wenig zu erläutern:

Normalerweise erfolgt in Pages (und auch in anderen Textverarbeitungsprogrammen) das Layout eines Dokuments so, dass immer ein nicht bedruckbarer Randbereich  im Dokument angelegt wird. Im älteren Pages 4 konnte man diesen nicht druckbaren Bereich sichtbar machen und war halbswegs sicher, wie die in das Dokument eingefügten Objekte nachher im Ausdruck erscheinen werden (natürlich voraus gesetzt, man hatte einen Drucker, der auch randlos drucken konnte).

Was in Pages 4 noch direkt aus dem Dokument heraus problemlos möglich war, ist in Pages 5 über Bord gekippt worden. Weder ist es möglich, direkt aus dem Dokument heraus randabfallend zu drucken noch gibt es irgendeine Orientierung, wo denn nun der druckbare Bereich aufhört...

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RapidWeaver 5 und High Sierra

RapidWeaver

Jede Software altert und hat eine begrenzte Lebens- oder zumindest sinnvolle Nutzungsdauer. Software kann noch so gut sein, aber irgendwann kommt sie in die Jahre - das haben die Anwender von eigentlich guten Programmen wie Aperture, von Pages '09 und vielen anderen schmerzlich erfahren müssen.

Funktionen einer Software sind irgendwann nicht mehr zeitgemäß, vielleicht weil die Software nicht angemessen gepflegt wurde. Aperture war so ein Kandidat - eigentlich das bessere EBV- und Bildbearbeitungsprogramm, aber wenn wesentliche Elemente nicht mehr an die Anforderungen angepasst werden, muss man sich irgendwann von einem solchen Programm verabschieden...

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Gestern im Apple Store.

Apfelpraxis Sonst noch

Seit 1 1/2 Jahren bin ich im Besitz eines iPhone 6 und es kam wie es kommen musste: Das Ding fiel auf den schnöden, harten Asphalt und das Display zerbröselte in einer Weise, dass man hätte annehmen können, eine Dampfwalze wäre darüber gerollt. Zu allem Unglück hatte ich damals beim Kauf versäumt, einen Apple Care Plan abzuschließen.

Nun hätte ich zu einem der zahlreichen Handy-Reparatur-Shops gehen können und ich hätte sicher nur 2/3 des Preises bezahlt, den Apple für eine Reparatur berechnet. Aber ich bin nach Frankfurt in den Apple Store gefahren, immerhin ließ sich das mit einem Besuch im unverzichtbaren Café Siesmayer verbinden.

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Tastaturkürzel in DEVONthink anlegen.

DEVONthink

Tastaturkürzel sind eine praktische Sache, weil man sich nicht durch elend lange Fenster- oder Kontextmenüs klicken muss um irgendwelche Programmfunktionen oder -aktionen auszuführen. DEVONthink bringt von Haus aus eine Fülle an Tastaturkürzeln mit, aber genug ist oft nicht genug. So fehlen z.B. Tastaturkürzel für das unkomplizierte Starten eine Scan-Vorganges oder für das Umbenennen eines Dokuments. Es ist kein Problem, für solche Aktionen eigene Kürzeln anzulegen - Mac OSX bringt alles mit, was du dazu brauchst. 

Machen wir das mal anhand eines Beispiels und legen wir uns ein Tastaturkürzel für den Scanvorgang an:

Öffne dazu die Systemeinstellungen, gehe auf „Tastatur“, dort in „Kurzbefehle“...

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So erstellt man ein Inhaltsverzeichnis für Pages-Dokumente.

iWORK

Wenn Textdokumente umfangreicher werden, macht es Sinn, sich um eine sinnvolle Gliederung und Untergliederung der Inhalte Gedanken zu machen. Auf Gliederungen zu verzichten, überfordert die Leser solcher Dokumente, weil dann allenfalls Textwüsten erzeugt werden - solche unerträglichen Textwüsten bleiben wissenschaftlichen Artikeln vorbehalten und sie scheinen oft ein wichtiges Kriterium für die Wissenschaftlichkeit eines Textes zu sein…

Über die strukturierende Gliederung hinaus erleichtert ein Inhaltsverzeichnis dem Leser die Orientierung in längeren Dokumenten erheblich und die Chance, dass die Inhalte auch gelesen werden, steigen deutlich.

In Pages-Dokumenten kann die Gliederung von Textinhalten dazu genutzt werden, relativ unkompliziert ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Die Punkt in diesem Inhaltsverzeichnis können dann sogar angeklickt...

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Referenzieren über Datenbankgrenzen hinweg.

DEVONthink

In DEVONthink kann man Dokumente „referenzieren“. Eine Referenz auf ein Dokument zu erstellen, ist eigentlich (fast) das gleiche, wie wenn du im Finder ein „Alias“ erstellst:

Es wird nicht das Dokument dupliziert, sondern einfach nur ein Verweis auf ein Dokument von einem Ort außerhalb des Ablagepfades, in dem dieses Dokument abgelegt wurde. Dadurch wird es möglich, das Dokument in beliebig vielen Gruppen einzuordnen. ...

Gehst du in deiner Datenbank auf die Referenz, wird dir die Vorschau des Originaldokumentes angezeigt. Klickst du auf den Verweis, also die „Referenz“, öffnet sich das Originaldokument, du kannst Bearbeitungen vornehmen und alle anderen Referenzen übernehmen diese Bearbeitungen.

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Wer?

Was?

Wozu?

Ich bin Webdesigner seit 2007 und habe mich auf Webseiten für den kleinen und mittleren Bedarf spezialisiert. Webseiten für Ärzte, Rechtsanwälte, Freiberufler und Gewerbe.

Ich leiste Support für RapidWeaver-Projekte, die an die Grenzen gekommen sind. Für jene, die ihre Webseite aus welchen Gründen auch immer selbst erstellen wollen.

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