Wer regelmäßig mit DEVONthink arbeitet, weiß: Das Programm ist weit mehr als ein reines Dokumentenarchiv. Es bietet leistungsstarke Werkzeuge, um Informationen strukturiert zu verarbeiten. Ein oft übersehener Schatz sind dabei die Vorlagen – und besonders ihre individuelle Anpassbarkeit.
Was sind Vorlagen in DEVONthink?
Vorlagen sind vorbereitete Strukturen oder Inhalte, die du mit wenigen Klicks in deine Datenbanken einfügen kannst. Sie helfen dir, wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen – vom simplen Notizlayout bis hin zur komplexen Projektstruktur.
Du findest sie über das Menü:
Daten > Neu mit Vorlage > …
Darüber hinaus bietet DEVONthink über den Support-Assistenten zusätzliche Vorlagen:
Daten > Weitere Vorlagen
Wo liegen die Vorlagen?
Eigene Vorlagen legst du im Benutzerordner ab:
~/Library/Application Support/DEVONthink 3/Templates.noindex
Am einfachsten erreichst du diesen Speicherort über:
Daten > Neu mit Vorlage > Vorlagenordner öffnen
Dort kannst du deine eigenen Vorlagen verwalten, Ordnerstrukturen anlegen oder bestehende Templates duplizieren und anpassen.
Vorlagenverzeichnis anpassen
Das Vorlagenverzeichnis ist flexibel:
- Du kannst Vorlagen und Ordner umbenennen, löschen oder verschieben.
- Eigene Vorlagen erscheinen automatisch im Vorlagenmenü.
- Auch die mitgelieferten Templates lassen sich individualisieren.
Der einfachste Weg: Dupliziere eine vorhandene Vorlage und passe sie deinen Bedürfnissen an – etwa für Kundenprojekte, Themensammlungen oder Redaktionspläne.
Beispiel: Eine eigene Kundendatenbank als Vorlage
DEVONthink liefert eine vorinstallierte Projektdatenbank. Diese kannst du als Ausgangspunkt nutzen:
- Erstelle über Daten > Neu mit Vorlage > Projekt eine Beispielstruktur.
- Öffne dann über Daten > Neu mit Vorlage > Vorlagenordner öffnen das Vorlagenverzeichnis.
- Suche die Datei Project.templateScriptd und öffne sie mit Rechtsklick → Paketinhalt zeigen.
- Im Pfad de.lproj > Neues Projekt findest du die verwendete Struktur.
- Dupliziere das Package und benenne es um – z. B. in Kundenprojekt.templateScriptd.
- Passe die enthaltenen Gruppen, Dokumente und Skripte nach Wunsch an.
Beim nächsten Aufruf von
Daten > Neu mit Vorlage
erscheint dein Eintrag „Kundenprojekt“ und legt eine neue Datenbank mit deiner individuellen Struktur an.
Vorlagen anlegen
Variablen in Vorlagen nutzen
In vielen Vorlagen kannst du Platzhalter verwenden, die DEVONthink beim Einfügen automatisch ersetzt. Häufige Variablen sind:
| Variable | Bedeutung |
|---|---|
%date% | Aktuelles Datum |
%time% | Aktuelle Uhrzeit |
%shortDate% | Aktuelles Datum in Kurzform |
%longDate% | Aktuelles Datum in Langform |
%monthname% | Monatsname des aktuellen Datums |
%weekday% | Wochentag des aktuellen Datums |
%day% | Tag als Zahl |
%month% | Monat als Zahl |
%year% | Jahreszahl |
%username% | Benutzername |
%fullUsername% | Vollständiger Benutzername |
%organization% | Firmenangabe aus dem Adressbuch |
%E-MailAddress% | E-Mail-Adresse aus dem Adressbuch |
%host% | Datenbankanbieter |
%databaseName% | Name der aktuellen Datenbank |
%databasePath% | Pfad zur aktuellen Datenbank |
%groupName% | Name der übergeordneten Gruppe |
%clipboard% | Inhalt der Zwischenablage (als Text) |
%styledClipboard% | Inhalt der Zwischenablage (als RTF-Text) |
%clipboardLink% | Inhalt der Zwischenablage mit klickbarem Link |
Diese Variablen werden in .dtTemplate- oder .templateScriptd-Dateien eingebettet – oft in RTF-Dokumente im Ordner de.proj.
Klassische vs. intelligente Vorlagen
DEVONthink unterscheidet zwei Vorlagentypen:
- .dtTemplate – klassische Vorlagen mit festen Inhalten.
- .templateScriptd – sogenannte Smart Templates mit eingebetteten AppleScripts. Ideal für dynamische Abläufe, z. B. automatisiertes Anlegen von Gruppen oder das Einfügen von Metadaten.
Vorlagen für externe Programme
Auch Vorlagen aus Word, Excel, Pages oder Numbers lassen sich integrieren. Beachte dabei:
- iWork-Dateien müssen im .pages, .numbers oder .key-Format vorliegen, nicht als .template.
- MS-Office-Vorganen müssen als .docx etc. vorliegen und nicht im Vorganenformat
- DEVONthink öffnet diese Vorlagen im Originalprogramm – verarbeitet sie aber nicht intern.
Fazit
Mit individuellen Vorlagen in DEVONthink holst du dir mächtige Automatisierungs- und Strukturierungsfunktionen ins Haus. Ob einfache Notizen, komplexe Projektmappen oder intelligente Smart Templates – die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Und das Beste: Mit etwas Übung schaffst du dir eine ganz eigene Bibliothek, die perfekt auf deinen Workflow zugeschnitten ist.