Vorab: Mitunter ist nicht ganz zu verstehen, warum manche Anwender überhaupt eine Synology nutzen und nicht besser auf eine ganz "normale" externe Festplatte zugreifen. Deshalb schauen wir uns erst einmal an, was der Sinn einer Synology ist:

Bei einem Netzwerklaufwerk wie der Synology geht es darum, Daten, die ansonsten auf unterschiedlichen Rechnern abgelegt werden, an einer zentralen Stelle zusammenzuführen. Das Ziel ist es, von unterschiedlichen Arbeitsplätzen aus auf den gleichen Dokumentenbestand zugreifen zu können und die auf den jeweiligen Rechnern abgebildeten Dokumentenbestände auch synchron zu halten. Die Frage ist, ob ein DEVONthink-Nutzer überhaupt einen wirklichen Vorteil von so einem NAS hat - einmal abgesehen davon, dass er auf dem NAS einen SyncStore ablegen könnte, über den sich die lokalen DEVONthink-Datenbanken abgleichen könen.

Das NAS hätte tatsächlich den Vorteil, wo sich mit dem NAS eine Synchronisationmöglichkeit bietet, die, anders als bei externen Cloud-Lösungen, vollständig unter deiner Kontrolle ist. Allerdings: Wenn die Synchronisation ausschließlich im lokalen Netzwerk funktionieren soll, bietet auch DEVONthink eine hinreichende Möglichkeit für die rechnerübergreifende Synchronisation per Bonjour.

DEVONthink-Datenbanken sind grundsätzlich nicht dazu geeignet, auf dem NAS abgelegt zu werden, diese sollten lokal auf den beteiligten Rechnern liegen und können dann allerdings über das NAS synchronisiert werden. Es gibt Nutzer, die das trotzdem machen - ich kann es nicht empfehlen, die Probleme sind vorprogrammiert.


WebDAV an der Synology einrichten

Was du einrichten kannst, ist eine rechnerübergreifende Synchronisation von DEVONthink-Datenbanken nach dem WebDAV-Protokoll mit Hilfe eines auf dem NAS gerichteten SyncStore. Dazu musst du das NAS entsprechend einrichten, das geht über die Settings der Synology.

In den Einstellungen solltest du statt HTTP HTTPS nutzen, damit läuft der über die Synology laufende Datenaustausch verschlüsselt.

Auf dem NAS wird dazu ein gemeinsamer Ordner eingerichtet - alle Beteiligten Nutzer müssen hier Lese- und Schreibrechte haben.

Die Synology muss einen Remote-Zugriff erlauben und die Router Settings müssen konfiguriert werden - hier bietet sich eine automatische Router-Konfiguration an.


Sync via NAS in DEVONthink einrichten

In DEVONthink konfigurierst du in den Programmeinstellungen unter Sync den SyncJob und gibst dazu, die Zugangsdaten zum NAS ein:

  • URL: https://host.synology.me:5006/Pfad/zum/Verzeichnis (5006 ist dabei der abgesicherte WebDAV Port)
  • Benutzer: Benutzername der Synology
  • Password: Passwort der Synology
  • Verschlüsselung: Optional
  • SyncStoreName: Beliebiger Name

Als Host-Namen trägst du den lokalen Namen bzw. die IP-Adresse deines NAS ein. Soll der Zugriff auch aus dem Internet möglich sein, benötigst du einen DDNS-Dienst, dessen Hostnamen du hier einträgst.

Treten hier Probleme auf, überprüfe bitte die eingegebenen Daten und insbesondere den Pfad zum gemeisnamen Verzeichnis.


Verzeichnisse auf dem NAS mit DEVONthink nutzen

Du kannst auch ganze Verzeichnisstrukturen auf dem NAS ablegen und, und um sie mit DEVONthink nutzen zu können, nach DEVONthink indizieren statt sie in eine Datenbank zu importieren. Das hat den Vorteil, dass die Datenbanken selbst nur die Dokumentenbestände und Verzeichnisstrukturen der NAS abbilden, aber die Daten nicht in den Tiefen der DB gespeichert werden, die Dokumente bleiben am Platz. Trotzdem ist mit Hilfe der Indizierung eine Nutzung der Dokumentenbestände von unterschiedlichen Rechnern aus möglich - voraus gesetzt natürlich, die beteiligten Rechner haben Zugriff auf das jeweilige Verzeichnis der Synology.

Damit aber nicht die Dokumente, die auf der Synology abgelegt worden sind, synchronisiert werden sondern nur die Metadaten, mit denen DEVONthink arbeitet, sollte in der Konfiguration des SyncJobs (siehe oben) die Option "Inhalt von indizierten Objekten synchronisieren” deaktiviert sein.

Grundsätzlich würde ich einen Import der Dokumentenbestände in eine Datenbank und den nachfolgenden Abgleich der auf den beteiligten Rechnern abgelegten Datenbanken über einen auf dem NAS liegenden SyncStore vorziehen. Die Indizierung von auf dem NAS abgelegten Verzeichnissen ist zwar möglich und mag Spezialfällen vorbehalten sein, aber die Arbeit damit ist nicht sonderlich performant und durchaus fehleranfällig.

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