Das Blog im Apfelpürée

Alias

Aliase kannst du zum Beispiel bei der Verlinkung in Wikis nutzen. Ein Alias legst du in der Informationspalette im Tab "Info" an. Du kannst auch mehrere Aliase, jeweils durch Semikolon getrennt anlegen.

Arbeitsfenster

Das Vorschau- oder Arbeitsfenster ist der Bereich, in welchem die Dokumenteninhalte angezeigt werden. In DEVONthink direkt editierbare Formate können in diesem Fenster bearbeitet werden, andere Formate werden hier nur in einer Quicklook-Vorschau angezeigt und müssen für die Bearbeitung extern durch ein geeignetes Programm geöffnet werden.

Arbeitsumgebung

Mit Hilfe von Arbeitsbereichen kannst du den Zustand deiner geöffneten Datenbanken sowie die Inhalte und Positionen aller geöffneten Fenster speichern, um sie später wiederherstellen zu können. Dies ist dann sinnvoll, wenn du immer wieder mit der gleichen Fensteranordnung arbeiten möchtest.

Datenbank

Eine Datenbank ist der Container, in welchem DEVONthink die Inhalte sammelt. Diese Datenbank wird in der Programmoberfläche abgebildet und hier werden dir alle Dokumente incl. ihrer Metadaten, Etiketten, Markierungen etc. angezeigt. Auf macOS-Ebene liegen die Datenbankinhalte in der Nutzerlibrary. Es sind mehrere parallel nutzbare Datenbanken möglich.

Dokument

Als "Dokument" werden alle Dateien bezeichnet, die du in DEVONthink erstellt hast oder die du in eine Datenbank importiert oder indiziert hast - das können Textdokumente, Grafiken, Audio- oder Video-Dateien, Webseiten, Lesezeichen etc. sein.

Duplikat

Duplikate sind identische Kopien einer Datei innerhalb deiner Datenbanken. Duplikate dürfen nicht mit Replikaten verwechselt werden, auch wenn diese auf den ersten Blick als gleichwertige Dokumentenarten erscheinen. Um Duplikate aufzufinden, gibt es verschiedene Möglichkeiten: Fettmarkierung, intelligente Gruppen oder die Informationspalette. Bearbeitest du ein Duplikat, wird die Änderung in den anderen Duplikaten nicht übernommen, da es eigenständige Dateien sind (das ist ein wesentlicher Unterschied zu den Replikanten - siehe unten).

Etiketten

Etikette sind Farbmarkierungen für Dokumente, vergleichbar den Farbmarkierungen im Finder.

Favoriten

Im Bereich Seitenleiste > Favoriten kannst du Verknüpfungen zu Datenbanken, Gruppen oder Dokumenten erstellen, um schnell darauf zuzugreifen zu können.

Gruppen

Gruppen sind etwas ähnliches wie die Ordner, die du vom Finder kennst, in ihrer Funktion innerhalb von DEVONthink werden sie aber doch von Ordnern unterschieden: Auch wenn du sie weitgehend identisch zu Ordnern nutzen kannst, haben sie im Hintergrund eine andere Funktion; Gruppen funktionieren aber nur innerhalb von DEVONthink und bilden nicht die Ordnerstruktur der in der Nutzerlibrary gespeicherten Datenbankinhalte ab. Mit Hilfe der Funktion "Gruppieren" lassen sich mehrere Dateien zusammenfassen und in eine neue Gruppe legen. Mit Hilfe der Funktion Gruppieren lassen sich mehrere Dateien zusammenfassen und in eine neue Gruppe legen.

Hervorhebung

Hervorhebungen sind Farbmarkierungen innerhalb von Dokumenten, welche auf einige in DEVONthink editierbare Formate (wie z.B. RTF und PDF) angewandt werden können.

Importieren

Ein Import bedeutet das Eingliedern eines oder mehrerer Dokumente in die Datenbank von DEVONthink. Die Dateien liegen dann in der Nutzerlibrary und können, soweit sie aus dem Finder importiert wurden, ggfs. am Ursprungsort im Finder gelöscht werden. Es gibt eine ganze Zahl unterschiedlicher Importoptionen. Vom Import zu unterschieden ist die Indexierung.

Inbox / Eingang

Die Inbox ist ein temporärer Eingangsort für nach DEVONthink importierte oder indizierte Dateien. Je nach Einstellung und Workflow können Dokumente zuerst in die Inbox eingeordnet werden und dann erst auf die Gruppen bzw. Datenbanken verteilt werden. Es gibt eine globale, datenbankübergreifende Inbox und datenbankspezifische Inboxen. Die Inboxen können über die Programmeinstellungen in der Seitenleiste zusammengefasst werden oder aber in den jeweiligen Datenbanken angezeigt werden.

Indexieren

Bei der Indexierung werden in DEVONthink Links auf diese Dateien bzw. Gruppenstrukturen abgebildet, die Gruppen oder Dateien verbleiben die Dateien am Ursprungsort (z.B. in der Finderstruktur des Rechners oder auf einer externen Festplatte). Dadurch ist es möglich von unterschiedlichen Orten oder mit unterschiedlichen Programmen auf den gleichen Dateibestand zuzugreifen. Die Indexierung muss vom Import unterschieden werden.

Informationspalette

Der Infobereich zeigt zusätzliche Informationen zu einem ausgewählten Dokument oder einer Gruppe an, du kannst hier Meta-Informationen einsehen und editieren oder auch dokumentenspezifische Suchvorgänge starten. Etwas ähnliches bietet der Finder mit seinem Informationsfenster.

Intelligente Gruppen

Intelligente Gruppen sind gespeicherte Suchvorgänge bzw. Filter, wie du sie auch vom Finder in Form von "Intelligenten Ordnern" kennst. Du kannst bestimmte Kriterien definieren, nach denen eine Dokumentenauswahl angezeigt werden. Diese Intelligente Gruppen haben keine Gruppenfunktionen und du kannst hier deshalb auch keine Dokumente wie in anderen Gruppen abgelegen.

Intelligente Regeln

Ähnlich wie intelligente Gruppen aufgebaut, zeigen intelligente Regeln nicht nur die Elemente an, die vorgegeben Kriterien entsprechen, sondern sie können auch Aktionen auf die Dokumentenauswahl anwenden. Dadurch sind ohne weitere Programmierkenntisse relativ komplexe Automatisierungsfunktionen innerhalb von DEVONthink möglich. Es wird eine Bedingung festlegt unter der ein Ereignis eintreten soll und eine Aktion, die ausgeführt werden soll und sich auf bestimmte Dokumente auswirken soll.

Instanz

Dieser Begriff taucht in DEVONthink immer wieder auf, z.B. beim Löschen des Papierkorbs, in der Informationspalette oder im Menü: Damit sind Objekte wie Replikanten oder Duplikate gemeint.

Klassifizieren

Das ist eine Funktion der künstlichen Intelligenz und dient dazu, Dokumente in geeignete Gruppen einzuordnen.

Leseliste

Ähnlich wie in einem Browser gibt es in der Seitenleiste eine Leseliste, wo du ungelesene Objekte ablegen kannst um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu lesen.

Markierungen

Du kannst Dokumente mit unterschiedlichen Markierungen versehen: Markiert/unmarkiert, gelesen/ungelesen und geschützt/ungeschützt.

Metadaten

DEVONthink speichert intern eine große Zahl von Metadaten, wenn Dokumente in die Datenbank importiert werden, z.B. aus PDF, RTF, MP3, EXIF/IPTC, HTML und E-Mail-Nachrichten sowie aus allen Dateien, die Metadaten über den "mdimporter" von Spotlight liefern. Weitere Metadaten kannst du über die Informationspalette anlegen.

Module

Module sind Add-ons, welche eine Verknüpfung zu Mail.app, aber auch Browsererweiterungen, Einträge im Dienstemenü oder einen Punkt im Druckdialog installieren, der Dokumente im PDF-Format in die Global Inbox übergibt. Außerdem wird hierüber die OCR-Software installiert.

Papierkorb

Der DEVONthink-Papierkorb ist nicht identisch mit dem Papierkorb des Finders. Alles, was du in den DEVONthink-Papierkorb verschiebst, wird zwar aus der Verwaltung der Datenbanken entfernt, verbleibt aber so lange im DEVONthink-.Papierkorb, bis du diesen Papierkorb aktiv löschst. Erst dann werden Dokumente in den Papierkorb des Finders verschoben. Endgültig gelöscht werden die Dokumente erst, wenn du den Finder-Papierkorb löschst.

Replikant

Replikanten scheinen auf den ersten Blick identisch mit Duplikaten zu sein. Tatsächlich handelt es sich hierbei um wechselseitige Verweise, vergleichbar dem Alias im Finder. Replikanten sind Verweise auf eine bestimmte Datei - die Datei muss in der Datenbank nur einmal vorhanden sein, du kannst aber mit einem Replikanten von unterschiedlichen Gruppen aus auf diese Datei verweisen. Bearbeitest du einen Replikanten, wird die Änderung auch in den anderen Replikanten übernommen (das ist ein wesentlicher Unterschied zu den Duplikaten). Löschst du einen Replikanten, bleiben der oder die anderen Replikanten erhalten. Um Replikanten aufzufinden, gibt es verschiedene Möglichkeiten: Markierung, intelligente Gruppen oder die Informationspalette.

Kleine Anmerkung: Ob "Replikant" der richtige Begriff ist, mag dahin gestellt sein. Eigentlich müsste es "Replikat" heißen, du sagst ja auch nicht "Duplikand". Ein Replikant ist eigentlich ein Android, also ein Maschinenmensch - das aber ist in DEVONthink nicht gemeint...

Seitenleiste

Die Seitenleiste ist der linke Teil des Programmfensters. Hier findest du die Dateiübersicht mit den von dir angelegten Gruppen, den von dir angelegten bzw. eingefügten Dokumenten, den von dir angelegten datenbankspezifischen intelligenten Gruppen und Regeln.

Sorter

Der Sorter in DEVONthink 3 ist ein Mehrzweckprogramm zum Import verschiedener Dateiformate. Du kannst damit Text-, Audio- und Videonotizen erstellen und du kannst damit Webinhalte und Dateien an deine Datenbanken übergeben. Der Sorter von DEVONthink 3 ist deutlich vielfältiger als der Sorter der Vorversion.

Stempel

Du kannst benutzerdefinierte Stempel (oder Wasserzeichen) anlegen, die auf Bilder oder auf die Seiten von PDF-Dokumenten gestempelt werden können. Diese Stempel können auf verschiedene Weise verwendet werden, beispielsweise um Rechnungen als "Bezahlt" zu markieren bis hin zum Hinzufügen einer speziellen Nummerierung.

Synchronisation

Es ist möglich, Datenbankinhalte rechnerübergreifend zu synchronisieren. Das geht über unterschiedliche Lösungen, z.B. via iCloud oder über einen eigenen Server, auf dem ein sogenannter SyncStore als Transportmedium abgelegt wird. Auf diese Weise verfügt jedes Gerät, ob Mac oder Mobiltelefon, über eine lokale Kopie einer Datenbankinhalte.

Tabelle

Tabellen, die man in DEVONthink anlegen kann, werden im .tsv-Format angelegt und entsprechen weitgehend dem .csv-Format. Sie sind textbasiert und können z.B. für statistische oder tabellarische Auflistungen genutzt werden. Du kannst Spalten und Zeilen hinzufügen, diese löschen und neu anordnen. Es sind keine Tabellenkalkulationen, wie du sie von Excel kennst.

Tag

Tags in DEVONthink sind vergleichbar mit den Tags im Finder. Du kannst in Form von Tags Dokumenten einen oder mehrere Stichpunkte zuweisen. Über einen bestimmten Tag kannst recht unkompliziert alle Dokumente wiederfinden, die du mit diesem Tag ausgestattet hast. Außerdem kannst du auf der Grundlage von Tags Suchfunktionen starten, Sortierungen vornehmen oder andere Operationen durchführen.

Protokoll

Das Protokoll zeigt Meldungen und Warnungen an, wenn Dateien und Ordner importiert und andere Aktionen durchgeführt werden.

Scripte

Scripte sind in vielfältiger Weise zur Automatisierung verschiedener Workflows nutzbar und können an verschiedenen Stellen eingesetzt werden: Über das Script-Menü, als Scripte in intelligenten Regeln, als Scripte in der Werkzeugleiste, für Erinnerungen oder als sogenannte Triggered Scripts, die ausgelöst werden, wenn bestimmte Instanzen aktiviert werden.

Suchen

In DEVONthink sind komplexe Suchvorgänge unter Nutzung Boole'scher Operatoren möglich. Unterschieden wird in DEVONthink zwischen einer allgemeinen Suche (Werkzeugleiste), die auf der Ebene der Datenbanken bzw. Gruppen sucht und einer Suche (Informationspalette), die in einzelnen Dokumenten sucht.

Texterkennung/OCR

DEVONthink enthält ein Modul zur optischen Zeichenerkennung (OCR), mit dem du gescannte Dokumente importieren und durchsuchbar machen kannst. Die eingebaute ABBYY-FineReader-Software erkennt nicht maschinenlesbaren Text in Bildern und PDF-Dateien und macht den Text maschinenlesbar und damit auch durchsuchbar.

Vorschau

Mit "Vorschau" ist einmal die Voransicht der Dokumente innerhalb des Programmfensters gemeint, aber auch die Anordnung der verschiedenen Bereiche des Programmfensters. Über den Vorschau-Button in der Werkzeugleiste, aber auch auch über Ansichtsoptionen in der Navigationszeile des Dateibrowsers sind unterschiedlichste Vorschau-Modi möglich. Leider ist die aus DEVONthink 2 bekannte 3-spaltige Vorschau weggefallen.

UUID

Jede Datenbank, Gruppe oder jedes Dokument in DEVONthink erhält bei der Erstellung eine eindeutige Kennung (UUID). Dies ist eine schreibgeschützte alphanumerische Zeichenfolge, die sich nur auf das bestimmte Element bezieht. Die UUID macht es möglich, unabhängig vom jeweiligen Ablageort auf eine bestimmte Instanz zu verlinken bzw. zu verweisen.

Verschieben

Mit dem Befehl "Verschieben" im Menü kannst du Dateien in andere Gruppenstrukturen oder Datenbanken verschieben.

Vorlagen

DEVONthink kommt mit einer Reihe von "eingebauten" Vorlagen. Diese Vorlagen kannst du für bestimmte Workflows nutzen, du kannst sie aber auch an individuelle Vorstellungen und Anforderungen anpassen. In den Vorlagenordner kannst du eigene Dateien, z.B. aus Textverarbeitungsprogrammen, als Vorlage ablegen.

Websharing

DEVONthink verfügt über einen eingebauten Webserver, der es ermöglicht Dokumente im lokalen Netzwerk rechner- und sogar systemübergreifend und optional (soweit der Router das zulässt) über das Internet zu teilen. Sobald der Webserver startet, können andere Benutzer einen Webbrowser verwenden, um nach Datenbankinhalten zu suchen, Dokumente anzuzeigen, hoch- und herunterzuladen. Die Websharing-Funktion steht nur in der DEVONthink-Server-Version zur Verfügung.

Wiki

Mit Hilfe von sogenannten WikiLinks kannst du miteinander komplex verschachtelte Dateistrukturen schaffen, bei denen ein Dokument auf das andere verweist. Wenn WikiLinks aktiviert sind, versucht DEVONthink, andere Dokumente zu finden, die den von dir eingegebenen Begriffen entsprechen und erzeugt einen Link zum erkannten Dokument.

Zusammenfassung

Mit Hilfe eines Menübefehls oder des Finder-Kontextmenüs kannst du Notizen erstellen, die einen ausgewählten Text zusammenfassen.