Grundsätzlich kannst du mit deinen Dokumenten so vorgehen, wie du es mit Papierdokumenten auch machen würdest (außer Zerknüllen, bevor du es in den Papierkorb wirfst, sollte mit virtuellen Dokumenten fast alles möglich sein, was auch mit physischen Dokumenten möglich ist). Nun gibt es allerdings einige Besonderheiten, welche das Arbeiten mit digitalen Dokumenten und im speziellen mit DEVONthink mit sich bringt. Ich schlage vor, so vorzugehen:

  • In einem ersten Schritt importierst du alle Dokumente in den Globalen Eingang. Der Globale Eingang ist allerdings nicht der Ort, in welchem Dokumente bearbeitet werden sollten, sondern es ist nur eine erste Ablage oder eine große Sammelbox für schlichtweg alles, was nachher in DEVONthink verwurstelt werden soll.
  • In einem zweiten Schritt versiehst du deine Dokumente im Inspektor mit diversen Metainformationen, soweit dies überhaupt erforderlich ist - durchreibst also Kommentare, veränderst oder ergänzt die Überschriften und taggst die Dokumente oder weist ihnen Etikette zu.


Im nächsten Schritt bieten sich drei Möglichkeiten:

  • Du sortierst die Dokumente über die Funktion Einordnen ein. Diese Funktion findest du im Fenstermenü oder im Inspektor im Reiter Siehe auch & Einordnen. Das Einordnen über den Inspektor Erfolg halbautomatisch - hier werden dir zum Dokument passende Gruppenverzeichnisse entsprechend ihrer Relevanz angeboten
  • Dann gehst du in die Eingangsboxen der Datenbanken und sortierst die Dokumente ein - entweder über die gerade erwähnte Funktion Einordnen oder aber manuell über den Dialog Verschieben, den du im Fenstermenü oder im Kontextmenü findest. Funktion Einordnen findest du nicht nur im Inspektor, sondern auch im Fenstermenü > Daten > nach ... Verschieben. Diese Funktion basiert auf dem letzten manuellen Verschiebevorgang.
  • Oder du gehst über Fenstermenü > Daten > Einordnen nach. Diese Funktion basiert auf künstlicher Intelligenz, die je nach Datenbanknutzung immer besser werden wird und findest sich auch im Inspektor. Im Fenstermenü findest du immer den Zielort, von dem DEVONthink der Meinung ist, es sei der für dieses Dokument relevanteste

Wie du ein Ablagesystem umsetzt, bleibt dir überlassen. Ich z.B. habe viele Kundenmails, für das Kundenmanagement habe ich mir eine Gruppenstruktur als Vorlage erstellt:

  • 01-Kommunikation
  • 02-Projektdateien
  • 03-Materialien
  • 04-Notizen
  • 05-Kontakte
  • 06-Recherche
  • 07-Webseiten
  • 08-Zugangsdaten
  • 09-Sonstiges

Dokumente kann ich in diese Struktur einordnen. Emails übergebe ich beispielsweise von Mail.app an DEVONthink, benenne mit einem Script die Dateinamen um (Datum-Empfänger/Absender- Betreff) und lege sie kundenbezogen in den Ordner Kommunikation.

Wiederfinden kann ich die Dokumente natürlich über die Ordnerstruktur, aber auch über Etikette und Tags. Insbesondere mit Hilfe der Tags und Etikette kann ich intelligente Gruppen erstellen - etwa nach diesem Muster:

  • noch lesen/anschauen
  • noch bearbeiten
  • in Arbeit
  • weiterverarbeiten Blog
  • weiterverarbeiten Projekte
  • Zahlungsvorgänge

Wie gesagt, das ist eine individueller Workflow, der an meinen Bedürfnissen ausgerichtet ist, nicht an deinen.

Grundsätzlich kann ich dir keinen für alle Anwendungen übergreifend funktionierenden Workflow beschreiben - den gibt es nicht, denn dazu ist die Vielfalt der Anwendungsmöglichkeiten zu groß. Gehe einfach her und versuche zu Anfang deinen Workflow, den du mit Papierdokumenten hattest, in DEVONthink abzubilden. Im Laufe der Zeit ergänzt du diesen mit den Möglichkeiten von DEVONthink. So ein virtueller Workflow ist ohnehin nichts statisches, sondern er ist veränderbar.

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