Diese intelligenten Regeln funktionieren ähnlich wie die bereits aus DEVONthink 2 bekannten intelligente Gruppen/Groups und sie werden auch (fast) genauso erstellt bzw. konfiguriert. Der Unterschied ist: Intelligente Regeln können Aktionen ausführen; es können sogar Scripts eingebunden werden. Die Regeln setzen sich zusammen aus

  • Einem Teil, welcher festlegt, für welche DB oder welches DB-Verzeichnis sie gelten soll
  • Einer oder mehrerer Bedingungen und einer oder mehrerer auszuführender Aktionen zusammen
  • Einer Festlegung bestimmter Zeitpunkte, wann die Aktion ausgeführt werden sollen.

Je nach Aktion können verschiedene Variablen zur Anwendung kommen, die etwas versteckt sind: Du erreichst sie, wenn du mit Kontextklick in das Aktionsfeld klickst: es öffnet sich ein Kontextmenü mit einer Auswahl an Platzhaltern bzw. Variablen.

Als Anregung mögen vielleicht diese Regeln dienen:


Automatische OCR für PDF-Dokumente

Einmal eine Regel, die PDF-Dokumente, die einer Datenbank zugeführt werden, automatisch einer Texterkennung unterzieht:

DEVONthink: OCR mit Hilfe einer Smart Rule durchführen


Automatische Umbenennung von Emails

In einem voran gegangenen Beitrag hatte ich eine Smart Rule beschrieben, mit der du importierte Emails manuell oder per Tastenkombination umbenennen kannst. Das mag im Einzelfall ausreichen, praktischer mag es sein, importierte Emails direkt beim Import automatisch umzubenennen. Auch das geht. Eine solche Regel sieht dann so aus:

DEVONthink: Emails mit Hilfe einer Smart Rule umbenennen und datieren


Automatische Umbenennung von Bildern

Regel, mit der dem Dokumentennamen, z.B. Bildern ein Erstellungsdatum vorangestellt wird:

DEVONthink: Bilder beim Import mit Hilfe einer Smart Rule datieren


Warnmeldung beim Dateiimport

Regel, die bewirkt, dass bei einer bestimmten Aktion (hier ist es der Import) eine Meldung "aufpoppt" und das Dock-Icon von DEVONthink animiert wird:

DEVONthink: Smart Rule um eine Warnmeldung beim Import anzuzeigen


Smart Rules anlegen

Die obigen Smart Rules sind nun sicher keine anspruchsvollen Workflows, helfen aber vielleicht dem einen oder anderen bei den ersten Schritten im Umgang mit intelligenten Regeln.

Smart Rules kannst du auf zwei Wegen anlegen:

  • Du klickst ganz unten links in der Seitenleiste auf das Plus-Symbol und wählst im Dropdown-Menü "Neue intelligente Regel"
  • Du klickst mit Rechte-Maus-Taste-Klick in die Seitenleiste und öffnest das Kontextmenü

Wichtig: Smart Rules können nur in der globalen Seitenleiste erstellt werden, nicht in der Navigationsleiste der einzelnen Datenbanken oder Gruppen.

Wenn du eine Smart Rule anlegen willst, öffnet sich ein Konfigurationsfenster - ähnlich wie bei den Smart Groups. Hier kannst du von oben nach unten eingeben:

  • Den Namen der intelligenten Regel
  • Über Suchen in definierst du eine Datenbankstruktur bzw. -gruppe, auf welche die intelligente Regel Anwendung finden soll. Gleich darunter kannst du noch einige Spezifizierungen vornehmen
  • Dann musst du die Bedingungen festlegen, für die die intelligente Regel gelten soll; z.B.. kannst du festlegen, der Name der Datei auf, welche die Regel angewandt werden soll, mit „Rechnung“ anfangen soll und das Dokument soll ein PDF sein
  • Unter auszuführende Aktion legst du a) fest, zu welchem Zeitpunkt bzw. wann eine Aktion ausgeführt werden soll und b) was genau passieren soll. Beispielsweise kann das sein: Nach dem Programmstart soll bei den oben definierten Dokumenten der Dateiname geändert werden; dazu könntest du dann diverse Variablen für den Dateinamen definieren

Über Pluszeichen rechts neben den Konfigurationsbereichen kannst du die Kriterien erweitern bzw. fokussieren oder du kannst mehrere Aktionen miteinander verketten. Bei der Verkettung musst du daran denken, dass die Aktionen von oben nach unten nacheinander abgearbeitet werden. Du musst dir also Gedanken darüber machen, ob das irgendwie Auswirkungen auf die Regel haben kann.

Grundsätzlich ist es gut, intelligente Regeln sorgfältig zu testen, bevor sie auf den Dokumentenbestand „losgelassen“ werden, denn intelligente Regeln können weitreichende Folgen haben, besonders, wenn hier Scripte eingebunden werden. Zum Testen sollte der Zeitpunkt, wann die Aktion ausgeführt werden soll, auf manuell gesetzt werden und die Auswahlkriterien sehr eng zu setzen.


Ausführbares Script

Es ist durchaus möglich, dass über intelligente Regeln Scripte definiert werden, die beim Erfüllen bestimmte Kriterien ausgeführt werden. Das zugrunde liegende AppleScript ist eine Art Programmiersprache für Nicht-Programmierer.

Dabei kannst du z.B. auf externe Scripte zurückgreifen, welche im Finder unter

~/Library/Application Scripts/com.devon-technologies.think3/Smart Rules 

zu finden sind.

Oder du nutzt eingebettete Scripte, die direkt in das Konfigurationsfenster geschrieben werden können. Du wählst in diesem Fall

Skript ausführen > Eingebettet > Script bearbeiten 

Es erscheint ein Fenster mit einem vorkonfigurierten Handler-Code, den du beliebig verändern oder erweitern kannst. Wenn du mit der Codeanpassung fertig bist, drückst du den Kompilierungsbutton (das Auge) und überprüfst die Funktionsfähigkeit des Scripts - letztlich funktioniert das ähnlich wie im AppleScript-Editor.

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