Manch einer ist versucht, seine Datenbestände klein zu halten. Vielleicht ist er Apple auf den Leim vergangen und hat sich, um Geld zu sparen, ein MacBook mit der sparsamsten SSD-Ausstattung gekauft. Da kann es dann recht bald eng werden - aber Apple‘ Vorstellung ist ja, dass alles in der Cloud gesichert werden soll. Aber vielleicht gibt es auch andere Gründe, Datenbestände klein zu halten...

In DEVONthink ist es recht einfach, die Größe einer Datenbank klein zu halten: 

Du kannst dir nämlich auf einfache Weise Duplikate der diversen Dokumente anzeigen lassen. Dann kannst du manuell entscheiden, ob von einem bestimmten Dokument ein Duplikat vorhanden sein muss und ggfs. welches der doppelten Dokumente (manuell) gelöscht werden kann:

Doppelte Dokumente werden (je nach Voreinstellung) mit fett geschriebenem Dateinamen angezeigt. Duplikate in DEVONthink anzeigen lassen

Voraussetzung ist die entsprechende Programmeinstellung:

Programmeinstellung zur Anzeige von Duplikaten

Du lässt dir zum entsprechenden Dokument das Informationsfenster anzeigen:

Duplikat-Ort im Informationsfenster anziehen lassen

Du selbst entscheidest, ob und welche der gedoppelten Dokument-Versionen gelöscht werden kann.

Eine elegantere Lösung bietet ein Script „Dupes to Replicants“. Dieses Script findest du nicht im Script-Menü, sondern im sogenannten Support-Assistenten unter "Extras installieren". Dieses Script kannst du direkt aus dem Support-Assistenten heraus installieren, nach Ausführung des Scriptes werden alle doppelten Dokumente in Replikanten verwandelt. Replikanten bieten über das Platz sparen hinaus die Möglichkeit, dass bei Änderungen an der einen Replikanten-Instanz gleich die andere geändert wird.

Was das Platz sparen angeht, sollten deine Erwartungen nicht allzu hoch sein: DEVONthink verwaltet v.a. Text-, PDF- und ggfs. HTML-Dokumente. Diese Dokumente nehmen ohnehin nicht allzu viel Platz weg und wenn du solche Duplikate löschst, ist der Effekt nicht allzu groß.

Mit größter Vorsicht würde ich Programme wie z.B. Gemini von MacPaw benutzen. Das sind Programme, mit denen man die Festplatte nach Duplikaten durchforsten und diese dann auf einen Rutsch löschen kann. Auch wenn du bestimmte Verzeichnisse auf eine Blacklist, d.h. vom Löschvorgang ausnehmen kannst, kannst du damit schnell mal Dokumente löschen, die eigentlich genau an dieser Stelle, an der sie (doppelt) liegen, gebraucht werden.

Festplatten sind heute so preiswert, dass die Frage nach zu geringem Platz erst gar nicht aufkommen sollte. Es sei denn, du hast ein MacBook in der Mindestaussstattung gekauft....

Dann musst du halt mit einer externen Festplatte leben. Oder eben doch auf die Cloud ausweichen.