„Tags“ sind für DEVONthink-Nutzer nichts Neues - sie sind ein hilfreiches Werkzeug um Dokumente oder Dokumenteninhalte zu markieren und wieder zu finden. Sie ergänzen das Einordnen von Dokumenten in starre Gruppenstrukturen - aber sie können es in der Regel nicht ersetzen.
Der Nachteil der starren Gruppenstruktur wird in DEVONthink ein wenig durch das mehrfache Einordnen von Dokumenten mit Hilfe der „Replikation“ ausgeglichen - aber die Replikation erfolgt a) innerhalb der starren Gruppenstruktur und b) bietet für das Wiederauffinden von Inhalten keinen wirklichen Vorteil.
Anders beim „Taggen“:
Beim Taggen von Dokumenten sollte man einige Dinge beachten:
Tags sind vom Grundsatz her eigentlich ein Organisationssystem für kreative Chaoten - für Leute, die alles auf einen Haufen werfen wollen und eines Tages dann doch wiederfinden wollen.
In meinem E-Book habe ich geschrieben, dass Tags einem assoziativen Konzept folgen. Wer seine Dokumente einer festen, eventuell hierarchisch gegliederten Ordnung folgend einordnen will, ist mit Tags sicherlich auf dem Holzweg.
Sicher - es geht. Man könnte sogar Tags in eigene Gruppen oder überordnete Tags einordnen. Allerdings erschliesst sich mir der Sinn nicht. Wer halbwegs professionell fotografiert, kennt diese hierarchisch gegliederte Tag-Struktur von der Fotoverwaltungssoftware.
Wer solche hierarchischen Ordnungsstrukturen braucht, sollte in DEVONthink aber bei einer Gruppenstruktur bleiben, denn hierarchische Tag-Strukturen aufzubauen, führt schnell zu einem Chaos. Ich will das nachfolgend am Beispiel aufzeigen
Wenn ich beispielsweise zwei übergeordnete Tag-Gruppen „Tag-Gruppe 1“ und „Tag-Gruppe 2“ habe kann ich in diese tatsächlich gleich benannte Unter-Tags einordnen - so zum Beispiel:
Sorry, das Beispiel ist vielleicht „doof“, zeigt aber plakativ ein Problem:
Grundsätzlich kann ich jedes beliebige Dokument mit einem beliebigen Tag versehen. Schau dir aber einmal die oben aufgeführten Tags an:
„Auto“ kommt in zwei unterschiedlichen übergeordneten Tag-Gruppen vor, nämlich in „Walter" und „Kurt“. Auch wenn da auf den ersten Blick kein Problem damit verbunden sein mag:
Was passiert mit Dokumenten, die mit „Auto“ getaggt werden sollen…?
Merkst du es...?
Wenn „Auto“ als Untertag von mehreren übergeordneten Tags genutzt wird, führt das dazu, das durch das Taggen eines Dokuments mit dem Tag „Auto“ dieses Dokument nicht nur der einen, sondern automatisch auch der anderen Gruppe zugeordnet wird. Im Ergebnis also zwei gleiche Tags für ein und dasselbe Dokument.
Nur: In welches übergeordnete Tag gehört das jeweilige Tag „Auto“ denn nun...? Die Verwirrung ist vorprogrammiert...
Es macht keinen Sinn, das eher chaotische System der Tags in eine starre bzw. hierarchische Ordnung zwingen zu wollen. Es geht - aber wozu…? Wenn jemand eine wie auch immer hierarchisch gestaltete Zuordnung braucht, kann er Mehrfachzuordnungen mit „Replikanten“ erreichen.
Tags müssen eindeutig sein
Was ich mir jedoch für das Taggen innerhalb von DEVONthink wünschen würde:
- eine Darstellung der Tag in Cloud-Form
- eine Darstellung der Cloud mit hervor gehobenen Tags (je größer und fetter ein Schlagwort dargestellt wird, desto öfter wurde es getaggt)
- eine bessere Umsetzbarkeit des automatischen Taggens (Gruppennamen als Tags zu vergeben - wie in DEVONthink möglich, halte ich nur für begrenzt vorteilhaft)
Bereits umgesetzt wurde das mit dem Zusatztool „Ammonite“ vom soma-zone - genau eine solche Möglichkeit direkt in DEVONthink einzuarbeiten, sähe ich als Fortschritt an.