In DEVONthink kann man Dokumente „referenzieren“. Eine Referenz auf ein Dokument zu erstellen, ist eigentlich (fast) das gleiche, wie wenn du im Finder ein „Alias“ erstellst:

Es wird nicht das Dokument dupliziert, sondern einfach nur ein Verweis auf ein Dokument von einem Ort außerhalb des Ablagepfades, in dem dieses Dokument abgelegt wurde. Dadurch wird es möglich, das Dokument in beliebig vielen Gruppen einzuordnen.

Gehst du in deiner Datenbank auf die Referenz, wird dir die Vorschau des Originaldokumentes angezeigt. Klickst du auf den Verweis, also die „Referenz“, öffnet sich das Originaldokument, du kannst Bearbeitungen vornehmen und alle anderen Referenzen übernehmen diese Bearbeitungen.

Ein Hinweis noch: Eigentlich ist es nicht richtig, vom „Originaldokument“ zu sprechen, wenn ich das Ausgangsdokument meine, von dem aus die Referenz erstellt wurde. Dieses in der DEVONthink-Datenbank angezeigte Dokument ist ohnehin „nur“ eine Zuordnung zu der Gruppenstruktur einer Datenbank. Die eigentliche Organisation der Dokumente erfolgt in den Tiefen deines Rechners und das, was du als Gruppenstruktur der Datenbank siehst, ist eigentlich „nur“ die grafische Aufbereitung dieses Datenhaufens in der Tiefe deines Rechners.

Daraus ergibt sich, dass es eigentlich egal ist, welches das Originaldokument war und welches die Referenz - sie sind innerhalb von DEVONthink ohnehin nicht zu unterscheiden. Beide Instanzen sind völlig gleichberechtigt. Du kannst daher auch beliebig viele Referenzen erstellen und dann ebenso beliebig Referenzen löschen - die Ursprungsdatei bleibt erhalten, soweit mindestens eine der Instanzen in der Datenbank verbleibt. Wenn du die letzte Instanz aus der Datenbank löschst, ist das Dokument dann allerdings tatsächlich über den Jordan.

Hier unterscheidet sich die Referenz dann auch vom „Alias“ des Finders: Wenn du ein Alias löschst, bleibt das Original erhalten. Wenn du das Original löschst, nützt dir auch das Alias nicht mehr viel.

Referenzieren funktioniert innerhalb der Datenbanken - es funktioniert nicht über Datenbankgrenzen hinweg. Genau das ist für mich eines der größeren Mankos im alltäglichen Kampf mit meinen in DEVONthink eingeordneten Dokumenten und es war lange zeit ein Grund, auf die parallele Nutzung mehrerer Datenbanken zu verzichten. Aber es gibt eine Krücke, die dem Referenzieren über Datenbankgrenzen hinweg fast gleichkommt:

Du erstellst in der Datenbank A Verweise auf Dokumente und legst sie in Datenbank B ab. Einen Verweis kannst du über das Fenstermenü erstellen:

Bearbeiten > Verweis kopieren

oder du nutzt das Tastaturkürzel:

CTRL - ⌥ - ⌘ - C

In der Zieldatenbank kannst du den Verweis als Lesezeichen einfügen, indem du diesen Verweis mit

⌘ - N

oder z.B. mit

Kontext-Klick > Neu > Aus Zwischenablage

einfügst.

Das ist natürlich keine „echte“ Referenz, aber damit lässt sich arbeiten. Aufpassen solltest du aber, wenn du das Original aus Datenbank A löschst: Dann nutzt dir auch der Verweis nichts mehr, denn er beleibt in Datenbank B zugänglich, führt aber in’s Nirvana.